Mit dem Menüpunkt Belege (mit ZEP Compact und Modul Umsätze & Kosten oder ZEP Professional) können Sie Ausgaben für Ihr Unternehmen projektbezogen (und bei Bedarf lieferantenbezogen) erfassen. Das sind z.B. Hotelrechnungen, Fahrkarten oder andere Anschaffungen. Genauso können Sie hier z.B. externe Dienstleistungen als Beleg auf ein Projekt (und ggf. Lieferanten) erfassen und ggf. weiterfakturieren. Sie können nur für Projekte bzw. Vorgänge Belege erfassen, bei denen die Einstellung "Belegerfassung möglich: Ja" angegeben ist.
Belegtabelle
Hier werden Ihnen alle Belege angezeigt, die Sie erfasst haben.
Abhängig vom Zeitraum und Status können Bearbeitungen eingeschränkt sein.
Folgende Möglichkeiten stehen Ihnen zur Verfügung:
Volltextsuche: Über das Suchfeld links oben können Sie eine Volltextsuche über alle in der Tabelle eingeblendeten Spalten vornehmen.
Filter: Über Filter hinzufügen können Sie aus einer Vielzahl an Informationen wählen, nach denen Sie die angezeigten Belege durchsuchen möchten. Möchten Sie bspw. alle Belege angezeigt haben, die Sie auf ein bestimmtes Projekt erfasst haben, wählen Sie den Filter "Projekt" und wenn Sie auf diesen klicken, können Sie aus einer Liste, aller bei den Belegen hinterlegten Projekten das gewünschte anhaken. Die Tabelle aktualisiert sich dann direkt.
Tabelle personalisieren:
über das Zahnrad-Symbol rechts oben in der Tabelle können Sie Spalten ein- und ausblenden, sowie die Reihenfolge der Spalten bestimmen (Drag & Drop durch Klick auf die 2 Linien vor der Spaltenbezeichnung).
In der Tabelle selbst: Die Reihenfolge der Spalten lässt sich ebenfalls ändern, indem Sie in der Tabelle auf die Spaltenbezeichnung klicken, halten und bewegen. Es erscheint ein Verschieben-Symbol und Sie können die Spalte an die gewünschte Position ziehen. Ziehen Sie eine Spalte aus dem Bereich der Tabelle nach oben oder unten heraus, wird diese ausgeblendet.
Die Spalte "Belegnummer" wird immer angezeigt und kann nicht ausgeblendet werden.
Sortierung der Belege: wenn Sie mit der Maus über eine Spaltenbezeichnung fahren, erscheint rechts neben dem Wort ein kleiner Pfeil. Wenn Sie auf diesen klicken, können Sie die Sortierung der Lieferanten entsprechend dieser Spalte auf- oder absteigend einstellen.
Favoriten: Sie können sich die gesetzten Filter als Favoriten speichern (rechts unter dem Button neuen Beleg erfassen).
Wenn Sie einen Beleg ändern möchten, klicken Sie auf die Belegnummer.
Um einen bestehenden Beleg zu kopieren, klicken Sie auf das Kopieren-Symbol ganz rechts in der Zeile des zu kopierenden Belegs.
Beleg erfassen
Um einen neuen Beleg hinzuzufügen, klicken Sie auf den Button neuen Beleg erfassen. Dabei öffnet sich ein Fenster, in welchem Sie alle Angaben zum Beleg hinterlegen können. Mit Stern markierte Felder sind Pflichtfelder.
Sie können eine Beleg-Datei hochladen, optional auch XRechnung bzw. ZUGFeRD.
Geben Sie ein Datum an und wählen Sie eine Belegart aus. (Die Belegart gibt an, in welche Kategorie der Beleg einzuordnen ist). Auch Fremdleistungen können über eine dafür durch den Administrator angelegte Kategorie erfasst werden. Je nach Belegart werden bestimmte Werte bereits vorbelegt. Die Vorbelegung nach Belegart kann vom Administrator unter Administration > Preise & Belege > Belegarten für folgender Felder definiert werden:
Steuer
Betrag
Währung
Zahlungsart
Leistungsdatum kann abweichen
Falls eine Vorbelegung definiert ist, werden diese Werte bei der Erfassung neuer Belege verwendet.
Ist keine Vorbelegung definiert, sind die Eingabefelder mit den Angaben des zuletzt gebuchten Belegs vorbelegt.
Sie können nur für Projekte bzw. Vorgänge Belege erfassen, bei denen die Einstellung "Belegerfassung möglich: Ja" angegeben ist.
Ein Beleg kann direkt auf ein Projekt gebucht werden, ein Projektvorgang kann optional ausgewählt werden. In der Auswahlliste der Projekte stehen nur die Projekte zur Auswahl, denen Sie als Projektmitarbeiter zugeordnet sind. Sobald Sie ein neues Projekt ausgewählt haben wird die Seite nachgeladen.
Sie können Zeiten bzw. Belege nur auf einen Vorgang erfassen, dem Sie zugeordnet sind. Ein * kennzeichnet Ihre Zuordnung zum jeweiligen Vorgang. Außerdem können Zeiten bzw. Belege nur auf einen Vorgang mit einem buchbaren Status erfasst werden. Ein nicht buchbarer Status wird in der Tabelle ausgegraut angezeigt.
Wenn Vorgänge hierarchisch gruppiert sind, sind die Gruppierungsvorgänge in Fettschrift gekennzeichnet. Auf einen Gruppierungsvorgang können Sie keine Zeiten bzw. Belege buchen.
Mit „Speichern“ können Sie den Beleg speichern. Der neu erfasste Beleg wird in der Tabelle angezeigt.
Abweichendes Leistungsdatum
Wenn für eine Belegart unter Administration > Preise & Belege > Belegarten die Vorbelegung "Leistungsdatum kann abweichen" gesetzt wurde, können Sie ein zweites, von dem Buchungsdatum abweichendes Datum angeben. Dieses Datum ist das sog. "Leistungsdatum", d.h. der Beleg wird zu diesem Zeitpunkt an das Projekt weiterberechnet. Für die Ermittlung der internen Kosten des Projekts wird wie üblich das "Buchungsdatum" herangezogen. Falls Zahlungsart „privat“, wird dieser Beleg ebenfalls zum Buchungsdatum auf der Kostenabrechnung des Mitarbeiters aufgeführt.
Lieferant
Wenn der Beleg einem Lieferanten zugeordnet werden soll, können Sie ihn hier auswählen. Haben Sie das Feld zur Zuweisung von Lieferanten nicht, wurden in ZEP bisher keine Lieferanten hinterlegt, oder die hinterlegten Lieferanten sind nicht als aktiv gekennzeichnet.
Zahlungsart
Bei der Erfassung von Belegen müssen Sie angeben, ob Sie privat bezahlt haben oder ob die Rechnung durch die Firma beglichen wurde. Als Administrator können Sie in den Stammdaten definieren, welche Zahlungsarten in Ihrem ZEP zur Verfügung stehen sollen.
Geben Sie die Zahlungsart "privat" (Erstattung) an, wird ihnen der Betrag (ggf. abzüglich Privatanteil) in Ihrer Kostenabrechnung wieder gutgeschrieben.
Geben Sie eine andere Zahlungsart, z.B. "Firma" an, dann wird lediglich ggf. der Privatanteil in Ihrer Kostenabrechnung abgezogen.
MwSt
Die unterschiedlichen Steuersätze bei Belegen werden für die korrekte Rückerstattung an die Mitarbeiter und die korrekte Berechnung von internen und externen (Netto) Kosten genutzt.
Geben Sie an, welcher Steuersatz für den Belegbetrag inkl. Privatanteil gilt.
Enthält eine Rechnung Beträge mit mehreren unterschiedlichen Steuersätzen, können Sie dies in einem Beleg erfassen:
Erfassen Sie den ersten Betrag mit seinem entsprechenden Steuersatz.
Erfassen Sie die weiteren Beträge mit abweichender MwSt. indem Sie den Link Betrag zu anderer MwSt. hinzufügen anklicken.
Es erscheint eine weitere Zeile, die Sie entsprechend ausfüllen können.
Eingetragene Zeilen löschen Sie mit Letzte Betragszeile löschen.
Als Administrator können Sie unter Administration > Preise & Belege > Steuersätze definieren, welche Steuersätze in Ihrem ZEP zur Verfügung stehen sollen.
Menge
Alle eingegebenen Beträge sind Einzelpreise. Der Gesamtbetrag (bei Menge ≠ 1) wird von ZEP errechnet und in der Tabelle angezeigt.
Geben Sie den Betrag des Belegs und die Währung an. Der Betrag wird bei den internen Kosten eines Projekts berücksichtigt.
Einzelbetrag
Geben Sie den Einzelbetrag des Belegs und die Währung an.
Auswahl "brutto" oder "netto"
Sie haben die Wahl, ob Sie den Betrag brutto (mit enthaltener Steuer) oder netto (ohne Steuer) eingeben möchten. Anhand Ihrer Angabe im Feld "Vorsteuer" errechnet ZEP den jeweils anderen Wert.
Privater Anteil
Falls auf dem Beleg auch ein Anteil für Ihren privaten Gebrauch enthalten ist, dann geben Sie diesen Betrag hier an.
Die Felder "Menge" und "MwSt." und die Angabe "brutto" bzw. "netto" beziehen sich auf den Betrag inkl. privaten Anteil. Wenn der Privatanteil einen anderen Mehrwertsteuersatz als der Rest der Rechnung hat, können Sie dies mit "Betrag zu anderer MwSt. hinzufügen" abbilden.
Um anzugeben, ob Sie privat bezahlt haben oder ob die Rechnung durch die Firma beglichen wurde, nehmen Sie NICHT dieses Eingabefeld, sondern die Angabe "Zahlungsart" weiter oben auf der Seite.
Mit dem Pfeil-Symbol (zwischen dem Feld "privater Anteil" und dem Feld "zu fakt. Einzelbetrag") können Sie den angegebenen Betrag in das Feld „zu fakturieren“ übertragen. Der private Anteil wird dabei abgezogen. Das Symbol wird nur angezeigt, wenn das Feld „zu fakturieren“ angezeigt wird.
Je nach der Auswahl des Projekts muss ein zu fakturierender Betrag angegeben werden oder nicht. Der zu fakturierende Betrag gibt an, wie viel von dem erfassten Beleg dem Projekt in Rechnung gestellt werden soll.
Zusätzliche Belegeinstellungen
Bemerkung
Geben Sie eine persönliche Bemerkung zu dem Beleg ein. Dieses Feld ist mit den zuletzt erfassten Angaben vorbelegt.
Datei
Hier können Sie den Scan des entsprechenden Beleges angeben. Die Datei wird dann an den Beleg angeheftet. Mit dem Lupen-Symbol können Sie sich eine Vorschau der PDF-Datei ansehen, ohne sie herunterladen zu müssen, mit dem PDF-Symbol können Sie die Datei herunterladen. Die Dateien können auch in den Auswertungen Auswertungen > Mitarbeiter > Kostenabrechnung und Auswertungen > Projekte > Projektumsatz heruntergeladen werden.
Gutschrift erfassen
Sie können ebenso negative Beträge erfassen, etwa wenn Sie eine Gutschrift erhalten für bereits vorab geleistete Zahlungen. Setzten Sie ein „-“ vor den Betrag (ohne Leerzeichen dazwischen) und Speichern Sie diese Eingabe wie gehabt. In der Tabelle wird dieser Eintrag als negativer Betrag angezeigt und dem Projekt entsprechend gutgeschrieben.