ZEP ist ein vollwertiger Kalender, der in viele Kalender-Clients und mobile Endgeräte eingebunden werden kann. Damit können in ZEP erfasste Termine und Fehlzeiten (mit dem Modul Abwesenheiten & Überstunden) einfach und übersichtlich in Ihrem präferierten Kalender-Tool angezeigt und auch bearbeitet werden. Sie können direkt aus einem Termin im Kalender eine Projektzeit anlegen.
Kalenderfunktionen
Hier sehen Sie Ihre Termine und Fehlzeiten (mit dem Modul Abwesenheiten & Überstunden). Voreingestellt ist der aktuelle Monat. Sie können zwischen den Ansichten Monat, Woche und Tag wechseln oder sich mit der Terminübersicht alle Einträge als Liste anzeigen lassen. Zum Wechsel des Monats, der Woche bzw. des Tags klicken Sie auf die Pfeiltasten oder wählen das gewünschte Datum mit dem Kalender-Symbol aus.
Wichtige Funktionen im Überblick:
Monats-, Wochen- und Tagesansicht bzw. Terminübersicht
Mitarbeiterspezifische Feiertagskalender
Anlage und Bearbeitung von Terminen (und Fehlzeiten) per Mausklick
Drag and Drop zum Verschieben von Terminen
Einblenden von Kalendern anderer Mitarbeiter (bei Freigabe)
Wiederkehrende Termine
Voreingestellte Zeitzone je nach Ihrem Standort wählbar
Wenn Sie die Zeitzone ändern, wird die neu eingestellte Zeitzone erst nach ab- und erneutem anmelden in ZEP aktiv.
Bei eingetragenen Fehlzeiten werden Ihnen im Kalender die verwendeten Fehlgründe in den Farben angezeigt, die in den Stammdaten dafür hinterlegt sind. Klicken Sie hier auf einen solchen Fehlgrund, können Sie damit steuern, ob dieser Fehlgrund ein- oder ausgeblendet wird (farbiger Kreis: Fehlgrund wird im Kalender angezeigt, leerer Kreis: Fehlgrund wird im Kalender ausgeblendet). Feiertage und Termine können Sie genauso optional ein-/ausblenden.
Informationen zu Jahresurlaub bzw. geplanten Fehlzeiten erhalten Sie auch im Kalender auf einen Blick:
Jahresurlaub für das aktuelle Geschäftsjahr und ggf. die geplanten Fehlzeiten
Jahresurlaub für das Folgejahr
Überstundensaldo (zum aktuellem Datum), je nach Einstellung
Geplante (genehmigungspflichtige) Fehlzeiten und der Fehlzeitenantrag (Antrag auf Genehmigung stellen)
Fehlzeitenanträge mit Status (beantragt, genehmigt, abgewiesen, zurückgezogen).
Ein Administrator (oder Abteilungsleiter bei Nutzung des Moduls Standorte & Abteilungen) hat hier die Möglichkeit die angezeigten Fehlzeiten zu genehmigen oder zu löschen. Bei Genehmigung einer Fehlzeit wird der entsprechende Mitarbeiter über die Genehmigung seiner Fehlzeit per Mail informiert.
Unter geplante Fehlzeiten sehen Sie die geplanten (nicht genehmigten) Fehlzeiten des aktuellen Jahres für die noch kein Antrag auf Genehmigung gestellt wurde. Berücksichtigt werden aber nur geplante Fehlzeiten aus nicht abgeschlossenen Monaten. Wenn in einem abgeschlossenen Monat noch geplante (nicht genehmigte) Fehlzeiten existieren, werden diese ignoriert. Am besten löschen Sie solche geplanten Fehlzeiten aus abgeschlossenen Monaten aus ihrem Fehlzeitenkalender.
Termineinstellungen
Um einen Termin zu erstellen, klicken Sie auf ein Datum im Kalender und wählen Sie "Neuer Termin", um folgende Einstellungen vorzunehmen:
Geben Sie einen Titel ein, mit dem der Termin im Kalender angezeigt wird
Sie können das Datum noch ändern und wenn der Termin nicht für den ganzen Tag gelten soll, entfernen Sie den Haken bei "Ganzer Tag", um eine Uhrzeit eingeben und ggf. die Zeitzone ändern zu können
Unter "Details anzeigen" können Sie Wiederholungen für diesen Termin angeben, einen Ort hinzufügen und ggf. unter Kalender einen für Sie zum Schreiben freigegebenen Kalender auswählen (optional kann der Mitarbeiter über den Termineintrag in seinem Kalender per E-Mail informiert werden)
Details zu dem Termin können Sie in der Beschreibung hinterlegen
Bei einem Termin kann angegeben werden, ob der Benutzer am Termin "Beschäftigt" (also nicht verfügbar) oder "Verfügbar" ist.
Dieses hat Auswirkung auf die von verschiedenen Kalender-Clients unterstützen Verfügbarkeitsabfragen, die zum Auffinden des nächsten gemeinsamen Termins dienen, an dem alle Teilnehmer verfügbar sind
Bei der Sichtbarkeit können Sie "Öffentlich" (für berechtigte User sichtbar), "Nur Zeit und Datum" (nur Datum und Start- und Endzeit), bzw. "Privat" (nur für den Kalenderbesitzer sichtbar) wählen
Sie haben die Möglichkeit ein Projekt und ggf. einen Vorgang anzugeben.
Gäste sind alle Mitarbeiter, die eine E-Mail-Adresse in ZEP hinterlegt haben oder manuell hinzugefügte E-Mail-Adressen, die dann per E-Mail zu dem Termin eingeladen werden. Eingeladene Teilnehmer können den Termin über einen Link in der Mail ablehnen oder annehmen.
E-Mails die aufgrund von Terminen von ZEP versendet werden, sind nicht in der Änderungshistorie aufgeführt.
Der erstellte Termin kann anschließend per Drag and Drop verschoben sowie bearbeitet oder gelöscht werden.
Projektzeiten aus Terminen erfassen
Aus einem Termin im Kalender können Sie in folgenden Schritten direkt eine Projektzeit erfassen:
Klicken Sie im Kalender auf den Termin und klicken Sie auf Projektzeit erfassen
Es erfolgt eine Weiterleitung auf Projektzeiten und alle Daten des Termins werden, soweit angegeben und möglich, in die Projektzeit übernommen:
Datum
Uhrzeit (wird entsprechend des eingestellten Minutenrasters angepasst)
Projekt (wenn kein Projekt angegeben, wird das erste Projekt der Auswahlliste vorausgewählt)
Vorgang (wenn kein Vorgang gewählt, wird der erste buchbare Vorgang vorausgewählt)
Bemerkung wird mit dem "Titel" des Termins vorbelegt.
Als Tätigkeit wird die zuletzt gewählte Tätigkeit vorbelegt.
Fehlzeiten einsehen & erfassen
Im Kalender sehen Sie Ihre Fehlzeitenanträge seit dem jeweiligen Vormonat. Wenn Sie einen größeren Zeitraum betrachten möchten, gehen Sie zu Auswertungen > Meine Auswertungen > Fehlzeitenanträge.
Angezeigt werden jeweils die Anzahl Tage (mit Datum) und der aktuelle Status des Antrags (ebenfalls mit Datum):
Ein beantragter Antrag ist weiß
Ein genehmigter Antrag ist grün
Ein abgelehnter Antrag ist rot
Ein zurückgezogener Antrag ist weiß mit ausgegrauter Schrift
Ein Fehlzeitenantrag kann nur im Ganzen genehmigt, abgelehnt bzw. zurückgezogen werden. Sollen nur bestimmte Fehlzeiten genehmigt werden und andere nicht, muss der Antrag zurückgezogen (Mitarbeiter) bzw. abgelehnt (Administrator) werden und ein neuer Antrag mit nur den zu genehmigenden Fehlzeiten muss gestellt werden.
Für die Beantragung einer Fehlzeit gehen Sie direkt im Kalender auf "+ Fehlzeit" oder klicken auf das entsprechende Datum im Kalender, "Neue Fehlzeit" und vervollständigen den Antrag:
Wählen Sie den passenden Zeitpunkt oder Zeitraum
Wählen Sie den passenden Fehlgrund
Bei der Dauer entscheiden Sie zwischen "Ganzer Tag", "50% der Regelarbeitszeit" (abhängig vom User) und "Uhrzeit" (je nach Minutenraster und Zeitzone)
Bemerkungen können für die eigene Dokumentation oder für den Vorgesetzten optional beigefügt werden
Zur Planung der Fehlzeit (z.B. Urlaubsplanung) oder für einen nicht genehmigungspflichtigen Fehlgrund klicken Sie nur "Speichern". Für die Beantragung klicken Sie stattdessen "Speichern und beantragen"
Im nächsten Fenster können Sie dem Antrag noch weitere (geplante) Fehlzeiten, eine allgemeine Bemerkung oder Dateianhänge (für die Antrags-Mail) hinzufügen und anschließend Absenden
Es kann zusätzlich ein zweiter Fehlgrund pro Tag eingegeben werden, z.B. halber Tag Urlaub und halber Tag Gleitzeit. An Sams-/Sonn-/Feiertagen können keine Fehlzeiten eingetragen werden.
Ein genehmigungspflichtiger Fehlgrund ist bei der Eingabe durch einen farbigen Rand gekennzeichnet. Wenn für eine Fehlzeit ein Antrag auf Genehmigung gestellt wurde, wird der Eintrag "schraffiert" dargestellt. Erst wenn ein Vorgesetzter diesen Eintrag genehmigt hat, wird der Eintrag komplett in der entsprechenden Farbe des Fehlgrunds angezeigt.
Mit "Löschen" können Sie die Fehlzeiten bis einschließlich dem angegebenen Bis-Datum löschen. Rufen Sie die Fehlzeit zum Ändern auf, können Sie mit dem Scheren-Symbol den Zeitraum in einzelne Tage aufteilen. Dies kann sinnvoll sein, wenn z.B. ein einzelner Tag aus dem Fehlzeitenzeitraum gelöscht werden soll oder ein anderer Fehlgrund für einen einzelnen Tag eingetragen werden soll.
Je nach Ihren Berechtigungen können Sie die eigenen Fehlzeiten auch selbst genehmigen.
Kalenderfreigaben
Kalenderfreigaben dienen zur Abbildung von Stellvertreterregelungen oder Teamansichten. Dadurch kann z.B. die Assistenz der Geschäftsleitung die Termine für die Geschäftsleitung einsehen und/oder verwalten.
Ansicht von Freigaben:
Unter "Freigaben" sind die Mitarbeiter aufgelistet, deren Termine und/oder Fehlzeiten Sie lesen und/oder bearbeiten dürfen. Zum Ein- und Ausblenden der Einträge klicken Sie auf den Namen oder den Kreis des entsprechenden Mitarbeiters. Wenn Sie die Farbe für die Einträge des Mitarbeiters ändern möchten, fahren Sie mit dem Mauszeiger über den Namen und klicken Sie auf das Stiftsymbol, um eine andere Farbe auszuwählen.
Freigaben verwalten:
Wenn Sie auf "Einstellungen" klicken, gelangen Sie in Ihr Profil zum Kalender. Dort ist dokumentiert, wie Sie Ihren ZEP-Kalender in verschiedene andere Anwendungen (z.B. Outlook oder iOS) einbinden können.
Kalender von ausgeschiedenen Mitarbeitern (ohne zukünftigen Beschäftigungszeitraum), werden nicht mehr in der Liste der freigegebenen Kalender angezeigt.