Skills bilden ab, welche Kenntnisse und Qualifikationen Ihre Mitarbeitenden mitbringen, von Programmiersprachen über Fremdsprachen bis zu Zertifizierungen. Sie pflegen Skills in der Mitarbeiterakte oder lassen Mitarbeitende ihre Skills im Profil selbst eintragen. In der Mitarbeiterliste finden Sie anschließend schnell, wer welche Skills mitbringt.
Grundlage ist der Skill-Katalog, den Administratoren unter Administration > Mitarbeiter > Skillmanagement anlegen, siehe Grundeinstellungen – Personalmanagement.
Skills in der Mitarbeiterakte
Öffnen Sie im Hauptmenü Mitarbeiter eine Person und wählen Sie im Menü Mitarbeiterakte in der Spalte Mitarbeiterdaten den Punkt Skills. Über der Tabelle zeigen Kennzahlen die Abteilung, die Betriebszugehörigkeit unter Im Betrieb, die Anzahl der zugewiesenen Skills und die Experten-Skills, also Skills mit fünf Sternen. Die Kennzahl Abteilung erscheint mit dem Bereich Standorte & Abteilungen.
Skill-Tabelle
Die Tabelle listet je Skill Bezeichnung, Kategorie, Kenntnisse als Sterne, Zuletzt aktualisiert, Dokumente und Bemerkung. Über die Tabellenkonfiguration blenden Sie zusätzlich Erstellungsdatum, Ersteller und Bearbeiter ein. Nach Ersteller und Bearbeiter lässt sich die Tabelle auch filtern.
Skills zuweisen
Über Skills zuweisen öffnet sich das Formular Skills zuweisen. Jede Zeile steht für einen Skill:
Feld | Beschreibung |
Kategorie | Grenzt die Skill-Auswahl auf eine Kategorie ein. |
Skill | Skill aus dem Katalog. Zur Auswahl stehen die Skills, die der Person noch nicht zugewiesen sind. |
Dokumente | Optionaler Nachweis, siehe Nachweise hinterlegen. |
Kenntnisse | Bewertung mit einem bis fünf Sternen, Pflichtangabe. |
Mit Weiteren Skill zuweisen ergänzen Sie Zeilen und weisen so mehrere Skills in einem Schritt zu. Eine Bemerkung zum Skill erfassen Sie anschließend beim Bearbeiten.
Tipp: Legen Sie im Team fest, wofür die Sterne stehen, etwa ein Stern für Grundkenntnisse und fünf Sterne für Expertenwissen. ZEP zählt Skills mit fünf Sternen als Experten-Skills.
Nachweise hinterlegen
Zu jedem zugewiesenen Skill laden Sie einen Nachweis hoch, etwa ein Zertifikat oder eine Teilnahmebestätigung. Erlaubt sind PDF-, JPG-, JPEG- und PNG-Dateien bis 52,5 MB. Ein Klick auf die Datei in der Spalte Dokumente öffnet eine Vorschau.
Laden Sie beim Bearbeiten eine neue Datei hoch, ersetzt sie den bisherigen Nachweis. Wird die Zuweisung gelöscht, löscht ZEP auch den Nachweis.
Skill bearbeiten und löschen
Ein Klick auf die Bezeichnung öffnet Skill bearbeiten. Hier ändern Sie die Kenntnisse, ersetzen oder entfernen den Nachweis und erfassen eine Bemerkung mit bis zu 255 Zeichen. Soll statt des Skills ein anderer zugewiesen sein, löschen Sie die Zuweisung und weisen anschließend den gewünschten Skill zu.
Eine Zuweisung löschen Sie über die Zeilenaktion Löschen oder im Bearbeiten-Dialog. Das Löschen lässt sich nicht rückgängig machen.
Skills von anderem Mitarbeiter kopieren
Hat eine Kollegin oder ein Kollege ein ähnliches Profil, kopieren Sie deren Skills in die geöffnete Mitarbeiterakte. Wählen Sie dazu im Menü des Buttons Skills zuweisen den Eintrag Von anderem Mitarbeiter kopieren. Der Eintrag erscheint, sobald andere Mitarbeitende Skills besitzen.
Wählen Sie unter Mitarbeiter die Person, deren Skills Sie kopieren möchten. Mit dem Bereich Standorte & Abteilungen grenzen Sie die Auswahl über Abteilung des Mitarbeiters ein.
Aktivieren Sie bei Bedarf Einstufung Kenntnisse übernehmen, um auch die Sternebewertung zu kopieren.
Klicken Sie auf Weiter. Prüfen Sie jeden Skill, passen Sie die Kenntnisse an, laden Sie bei Bedarf einen Nachweis hoch oder entfernen Sie einzelne Zeilen.
Klicken Sie auf Speichern.
Hat die Person einen Skill bereits, übernimmt die bestehende Zuweisung die Kenntnisse aus der Kopie. Nachweise und Bemerkungen bleiben bei der Quellperson.
Top Skills
Auf der Seite Mitarbeiterakte zeigt die Karte Top Skills die bis zu fünf am besten bewerteten Skills einer Person, bei gleicher Bewertung alphabetisch sortiert. Über Zu den Skills gehen wechseln Sie direkt auf die Seite Skills.
Eigene Skills im Profil
Mitarbeitende pflegen ihre Skills selbst im Profil über den Reiter Skills. Sie weisen Skills aus dem Katalog zu, bewerten ihre Kenntnisse, laden Nachweise hoch und ergänzen Bemerkungen, genauso wie in der Mitarbeiterakte. Die Tabelle ist nach Kategorie sortiert. Wie Sie das Profil aufrufen, beschreibt der Artikel Profil.
Voraussetzung ist das Recht Eigene Skills. Mit dem Recht Anzeigen allein sehen Mitarbeitende ihre Skills, ohne sie zu ändern.
Skills in der Mitarbeiterliste
In der Mitarbeiterliste unter Mitarbeiter steht die Spalte Skills zur Verfügung. Sie ist zunächst ausgeblendet. Über die Tabellenkonfiguration blenden Sie sie ein, die Spalte zeigt dann die Skills jeder Person.
Der Filter der Spalte bietet eine Mehrfachauswahl über alle Skills des Katalogs. So finden Sie zum Beispiel alle Mitarbeitenden mit einer bestimmten Zertifizierung. Die Spalte steht Nutzern mit dem Recht Mitarbeiter-Skills zur Verfügung, sobald im Katalog mindestens ein Skill angelegt ist.
Skills exportieren
Die Skill-Tabelle einer Person und die Mitarbeiterliste mit eingeblendeter Spalte Skills lassen sich exportieren. Zur Wahl stehen PDF, Word (doc, docx), Excel und CSV mit Komma oder Semikolon als Trennzeichen. Exportiert werden die aktuell sichtbaren Spalten, siehe Mitarbeiterübersicht.
Berechtigungen
Wer die Skills anderer Personen sieht und bearbeitet, steuert das Recht Mitarbeiter-Skills unter Administration > Meine Firma > Rollen & Rechte. Mit Anzeigen sehen Nutzer die Seite Skills, die Karte Top Skills und die Spalte in der Mitarbeiterliste. Mit Bearbeiten weisen sie Skills zu, kopieren, bearbeiten und löschen sie.
Den Skill-Katalog pflegen Administratoren unter Grundeinstellungen – Personalmanagement.