Mit dem Modul Personalmanagement planen und dokumentieren Sie Mitarbeitergespräche direkt in ZEP. Wiederkehrende Gespräche wie Jahres- oder Quartalsgespräche legen Sie als Regeltermine an; einzelne Anlässe erfassen Sie als unabhängige Gespräche. Den Inhalt eines Gesprächs gibt ein Gesprächsformular vor. In welchen Produktlinien das Modul enthalten ist, beschreibt der Artikel Funktionsumfang – Personalmanagement.

Sie finden die Gespräche unter Mitarbeiter > [Person] > Mitarbeiterakte > Mitarbeitergespräche.

Ein Gesprächsformular legt fest, welche Felder beim Dokumentieren eines Gesprächs auszufüllen sind, zum Beispiel Bewertungen, Zielvereinbarungen oder eine Checkliste. Administratoren legen die Formulare zentral unter Administration > Mitarbeiter > Formulare Mitarbeitergespräche an; das Vorgehen beschreiben die Grundeinstellungen.

Beim Erfassen eines Gesprächs füllen Sie die Felder des Formulars aus, etwa Texte, Bewertungen mit einem bis fünf Sternen, Checklisten oder Dokumente. Welche Eingaben jeder Feldtyp erlaubt, zeigt die Übersicht der Feldtypen in den Grundeinstellungen.

Pflichtfelder sind im Formular gekennzeichnet. Ein erfasstes Gespräch behält die Fassung des Formulars, mit der es angelegt wurde. Ändert ein Administrator das Formular später, gilt die Änderung nur für neue Gespräche.

Regeltermine sind wiederkehrende Gesprächstermine einer Person. ZEP berechnet daraus die einzelnen Termine, die Sie anschließend dokumentieren. Über Regeltermine verwalten legen Sie bis zu zehn Regeltermine pro Person an.

Jeder Regeltermin steht im Dialog in einer eigenen Zeile:

Je nach Frequenz legen Sie den Rhythmus fest:

Zur Auswahl stehen die Arbeitstage laut Arbeitszeitmodell der Person. Fällt ein berechneter Termin auf einen Feiertag, eine ganztägige genehmigte Abwesenheit oder einen anderen arbeitsfreien Tag, gilt der nächste Arbeitstag. Termine außerhalb des Beschäftigungszeitraums entfallen. Unter jeder vollständigen Zeile zeigt eine Vorschau den Rhythmus und den nächsten Termin.

Mit Weiteren Regeltermin hinzufügen ergänzen Sie eine Zeile. Ändern Sie den Rhythmus einer laufenden Regel, gilt der neue Rhythmus ab heute; vergangene Termine bleiben unverändert.

Über das Papierkorbsymbol einer Zeile löschen Sie einen Regeltermin, ZEP fragt vorher nach. Bereits dokumentierte Termine bleiben mit Titel und Datum erhalten, damit vergangene Gespräche nachvollziehbar bleiben. Möchten Sie nur den Rhythmus ändern, bearbeiten Sie den Regeltermin, der neue Rhythmus gilt dann ab heute.

Über der Tabelle zeigt die erste Kachel Datum und Titel des nächsten anstehenden Regeltermins; daneben steht je Regeltermin eine Kachel mit Titel und Rhythmus. Die Tabelle Mitarbeitergespräche listet alle erfassten Gespräche mit den Spalten Termin, Datum, Formular, Ersteller, Bemerkung und Erstellungsdatum. Nach Formular und Ersteller können Sie filtern.

Ein Termin durchläuft diese Zustände:

Unabhängige Gespräche gehören zu keinem Regeltermin und sind mit dem Erfassen dokumentiert. Jeden Termin eines Regeltermins dokumentieren Sie genau einmal.

Auf dem Mitarbeiter-Dashboard der Person zeigt die Kachel Anstehende Ereignisse zusätzlich den nächsten offenen Termin je Regeltermin, wenn er in den nächsten 90 Tagen liegt.

Über Neues Gespräch erfassen dokumentieren Sie ein Gespräch in zwei Schritten: Zuerst wählen Sie den Termin, dann füllen Sie das Formular aus.

Unter Anlass wählen Sie „Regeltermin“ (Vorbelegung) oder „Unabhängig“:

Hat ein Regeltermin nicht stattgefunden, setzen Sie den Haken Termin als ausgefallen markieren und tragen optional eine Bemerkung (bis zu 255 Zeichen) ein. ZEP speichert den Termin dann direkt, ohne dass Sie ein Formular ausfüllen.

Nach Weiter zeigt ZEP die Felder des Formulars in der vom Formular vorgegebenen Anordnung. Füllen Sie mindestens die Pflichtfelder aus und schließen Sie das Gespräch mit Speichern ab. Wer ein Gespräch erfasst hat, zeigt die Spalte Ersteller.

Erfasste Gespräche können Sie bearbeiten und löschen, unabhängige Gespräche zusätzlich kopieren.

Ein Klick auf den Termin in der Tabelle öffnet den Dialog Gespräch bearbeiten. Bei Regelterminen sind Anlass und Termin fest, Datum und Formularwerte änderbar; bei unabhängigen Gesprächen zusätzlich der Titel. Ist ein Termin als ausgefallen markiert und hat doch stattgefunden, entfernen Sie den Haken und erfassen Datum und Formularwerte. Ein hochgeladenes Dokument ersetzen oder entfernen Sie im jeweiligen Feld.

Unabhängige Gespräche kopieren Sie über die Zeilenaktion Kopieren, etwa als Vorlage für ein Folgegespräch. Die Kopie erhält den Titel mit dem Zusatz „(Kopie)“ und übernimmt Formularwerte und Dokumente; Datum und Werte passen Sie vor dem Speichern an.

Um ein Gespräch zu löschen, nutzen Sie die Zeilenaktion Löschen in der Tabelle oder Löschen im geöffneten Gespräch. ZEP fragt nach, bevor das Gespräch aus der Tabelle entfernt wird. Möchten Sie nur Angaben korrigieren, bearbeiten Sie das Gespräch stattdessen.

Wer Mitarbeitergespräche sehen und pflegen darf, steuert in Rollen & Rechte die Zeile Mitarbeitergespräche:

Gesprächsformulare legen Administratoren unter Administration > Mitarbeiter > Formulare Mitarbeitergespräche an, siehe Grundeinstellungen – Personalmanagement.