Unter Administration > Mitarbeiter richten Administratoren die Grundlagen des Personalmanagements ein: den Skill-Katalog im Skillmanagement, die Formulare Mitarbeitergespräche und die Vergütungsarten. Wer welche Personaldaten sehen und bearbeiten darf, legen Sie unter Administration > Meine Firma > Rollen & Rechte fest.

Die drei Menüpunkte erreichen Sie auch über das Zahnrad Administration in der Navigation eines Mitarbeitenden. Sie stehen Administratoren zur Verfügung.

Das Skillmanagement enthält den Skill-Katalog Ihres Unternehmens. Die Seite zeigt zwei Tabellen: Skills mit Kurzform, Bezeichnung und Kategorie sowie Skill-Kategorien mit der Anzahl zugeordneter Skills. Mitarbeitenden weisen Sie Skills aus diesem Katalog zu.

Kategorien bündeln verwandte Skills, etwa Programmiersprachen, Fremdsprachen oder Zertifizierungen. Legen Sie die Kategorien zuerst an, dann ordnen Sie sie beim Anlegen eines Skills direkt zu. Über Neue Kategorie anlegen vergeben Sie eine Kurzform und eine Bezeichnung. Die Kurzform hat bis zu 64 Zeichen, muss eindeutig sein und ist nach dem Anlegen schreibgeschützt. Die Bezeichnung mit bis zu 85 Zeichen tragen Sie in mindestens einer Sprache ein. Beim Zuweisen von Skills grenzt die Kategorie die Auswahl ein, das erleichtert die Suche in großen Katalogen.

Über Neuen Skill anlegen erfassen Sie einen Skill mit folgenden Angaben:

Die Kenntnisse einer Person bewerten Sie beim Zuweisen mit einem bis fünf Sternen, siehe Skills – Personalmanagement.

Beide Tabellen bieten die Zeilenaktionen Bearbeiten und Löschen. Ist ein Skill oder eine Kategorie in Verwendung, nennt die Sicherheitsabfrage die Anzahl der betroffenen Mitarbeitenden beziehungsweise Skills. Wird eine Kategorie gelöscht, bleiben ihre Skills erhalten und sind anschließend keiner Kategorie zugeordnet.

Formulare legen fest, welche Felder beim Erfassen eines Mitarbeitergesprächs auszufüllen sind, etwa Zielvereinbarungen, Bewertungen oder eine Checkliste für das Onboarding. Die Liste zeigt Name, Erstellungs- und Änderungsdatum, Ersteller und Bemerkung jedes Formulars. Über Neues Formular anlegen öffnet sich ein Assistent mit zwei Schritten.

Im ersten Schritt vergeben Sie den Name des Formulars mit bis zu 64 Zeichen. Der Name muss eindeutig sein, Groß- und Kleinschreibung spielt dabei keine Rolle. Die optionale Bemerkung mit bis zu 255 Zeichen beschreibt, wofür das Formular gedacht ist. Mit Weiter gelangen Sie zum Aufbau der Felder.

Im zweiten Schritt bauen Sie das Formular aus bis zu 20 Feldern auf. Über Neues Formular-Feld beziehungsweise Weiteres Feld fügen Sie ein Feld hinzu und legen links seine Einstellungen fest, rechts sehen Sie das Feldraster. Per Drag & Drop ändern Sie die Reihenfolge.

Mit dem Schalter Test-Vorschau sehen Sie das Formular so, wie es beim Erfassen eines Gesprächs erscheint, und können es probeweise ausfüllen. Speichern legt das Formular an.

Folgende Feldtypen stehen zur Verfügung:

Ein Klick auf den Namen öffnet das Formular zum Bearbeiten. Jedes Speichern erzeugt eine neue Fassung, die für alle danach erfassten Gespräche gilt. Bereits erfasste Gespräche behalten die Fassung, mit der sie angelegt wurden.

Die Zeilenaktion Kopieren öffnet den Assistenten mit allen Feldern des Formulars, der Name erhält den Zusatz „(Kopie)“. So bauen Sie ähnliche Formulare schnell auf.

Beim Löschen bleiben bereits erfasste Gespräche unverändert. Nutzt ein Regeltermin das Formular, wählen Sie in der Sicherheitsabfrage unter Neues Formular ein anderes Formular, das künftig für diese Regeltermine verwendet wird. Dafür muss mindestens ein weiteres Formular angelegt sein.

Vergütungsarten ordnen variable Vergütungen ein, etwa Sonderzahlungen, Sachbezüge oder Urlaubsgeld. Beim Erfassen einer variablen Vergütung wählen Sie eine dieser Arten aus. Die Tabelle zeigt Kurzform, Bezeichnung, Intervall, Zahlungsfrequenz, Betrag und Status jeder Art.

ZEP bringt acht aktive Vergütungsarten ohne Voreinstellungen mit, die Sie sofort nutzen, anpassen, deaktivieren oder löschen können:

Über Neue Vergütungsart anlegen erfassen Sie eine weitere Art:

Intervall, Zahlungsfrequenz und Betrag bilden den Abschnitt Voreinstellung. Die Angaben sind optional und füllen das Formular vor, sobald jemand diese Vergütungsart bei einer variablen Vergütung auswählt.

Setzen Sie eine Vergütungsart auf „Inaktiv“, steht sie bei neuen variablen Vergütungen nicht mehr zur Auswahl. Bereits erfasste Vergütungen dieser Art bleiben erhalten und erscheinen in der Vergütungsübersicht. Löschen lässt sich eine Vergütungsart, solange sie bei keiner Person verwendet wird. Andernfalls zeigt ZEP an, bei wie vielen Mitarbeitenden sie im Einsatz ist.

Unter Administration > Meine Firma > Rollen & Rechte steuern Sie, welche Rolle Personaldaten sehen oder bearbeiten darf. Die Rechte des Personalmanagements stehen im Bereich Mitarbeiter in der Gruppe Mitarbeiterkonto, das Recht für die eigenen Skills im Bereich Eigene Berechtigungen & meine Auswertungen. Jedes Recht unterscheidet Anzeigen und Bearbeiten, wobei Bearbeiten das Anzeigen voraussetzt. Die Rechte des Administrators sind fest, alle anderen Rollen passen Sie an Ihre Organisation an. Die Rechte im Reiter Abteilungsleiter gelten für die Mitarbeitenden der geleiteten Abteilung und deren Unterabteilungen. Den Aufbau der Rechtematrix beschreibt der Artikel Meine Firma – Administration.

Das Modul ergänzt die Rechtematrix um folgende Zeilen:

Die Zeilen erscheinen in der Rechtematrix, sobald das Personalmanagement in Ihrer Produktlinie enthalten oder zugebucht ist.

Steuerdaten, Versicherungsdaten, Vertragsdaten und Inventar haben jeweils eine eigene Zeile. Mit Anzeigen sehen Nutzer die zugehörige Seite oder Tabelle und die Karte in der Mitarbeiterakte. Mit Bearbeiten legen sie Datensätze an, ändern und löschen sie beziehungsweise verwalten das Inventar. Auf der Seite Steuer & Versicherung erscheint jede der beiden Tabellen mit ihrem eigenen Recht.

Stammdaten, Kontaktdaten, Arbeitszeitmodell, Bankdaten und Zusatzattribute stehen ebenfalls in der Gruppe Mitarbeiterkonto, jeweils mit eigener Zeile. Sie gehören zur Mitarbeiterakte und stehen unabhängig vom Personalmanagement zur Verfügung.