Mit dem Modul Personalmanagement führen Sie in der Mitarbeiterakte zusätzlich die Vertragsdaten, die Steuer- und Versicherungsdaten, das ausgegebene Inventar und Notizen zu Ihren Mitarbeitenden. Vertragsdaten sowie Steuer & Versicherung enthalten die Angaben, die Sie für die Lohnabrechnung benötigen, jeweils mit Gültigkeitsdatum. In welchen Produktlinien das Modul enthalten ist, beschreibt der Artikel Funktionsumfang – Personalmanagement.
Die Seiten finden Sie unter Mitarbeiter > [Person] > Mitarbeiterakte in den Menüpunkten Vertragsdaten, Steuer & Versicherung und Notizen. Das Inventar pflegen Sie direkt auf der Seite Mitarbeiterakte.
Hinweis: Regelarbeitszeit und Beschäftigungszeitraum pflegen Sie im Arbeitszeitmodell der Mitarbeiterakte, die Bankverbindung in der Mitarbeiterakte selbst. Diese Angaben stehen für alle Mitarbeitenden zur Verfügung, auch ohne das Personalmanagement (siehe Mitarbeiterdaten).
Vertragsdaten
Die Seite Vertragsdaten listet in der Tabelle Vertrag und Sozialversicherung alle Vertragsstände der Person, den neuesten zuerst. Jeder Stand gilt ab seinem Datum Gültig ab bis zum nächsten Stand. Ändern sich Vertragsbedingungen, legen Sie mit Neuen Vertrag anlegen einen neuen Stand an; der bisherige bleibt als Verlauf erhalten.
Auf der Seite Mitarbeiterakte zeigt die Karte Aktueller Vertrag und Sozialversicherung den heute gültigen Stand, gegliedert in Anstellung, Ausbildung und Sozial- und Pflegeversicherung. Unter Anstellung sehen Sie unter anderem AÜ (Arbeitnehmerüberlassung ja oder nein), den Tätigkeitsschlüssel sowie bei Befristet und Probezeit das jeweilige Enddatum. Unter Sozial- und Pflegeversicherung stehen PGS, BGS und die Zeile Kinder mit der Zahl der Kinder und wie viele davon unter 25 Jahre alt sind. Über das Symbol der Karte wechseln Sie zu den Vertragsdaten.
Felder
Der Dialog Vertrags- und Sozialversicherungsdaten anlegen ist in Abschnitte gegliedert:
Feld | Beschreibung |
Gültig ab | Pflichtfeld. Muss im Beschäftigungszeitraum liegen und ist pro Person nur einmal möglich. Die Schnellwahl Beschäftigungsbeginn setzt den Eintrittstag; beim ersten Vertrag ist er vorbelegt. |
Höchster Schulabschluss | Auswahl von Stufe 1 (ohne Schulabschluss) bis Stufe 4 (Abitur/Fachabitur) sowie 9 (unbekannt). |
Höchste Berufsausbildung | Auswahl von Stufe 1 (ohne) bis Stufe 6 (Promotion) sowie 9 (unbekannt). |
Arbeitnehmerüberlassung | Checkbox. |
Arbeitnehmertyp | Zum Beispiel Angestellter, Auszubildender, Werkstudent oder Minijobber. Die Auswahl schlägt Personengruppen- und Beitragsgruppenschlüssel vor. |
Umfang | „Vollzeit“ oder „Teilzeit“. |
Position | Freitext, bis zu 255 Zeichen. |
Tätigkeit nach KldB 2010 | Auswahl aus der Klassifikation der Berufe 2010, durchsuchbar nach Bezeichnung und Schlüssel. |
Weitere Beschäftigung | Freitext, bis zu 255 Zeichen. |
Befristet | Enddatum eines befristeten Vertrags. |
Probezeit bis | Ende der Probezeit. |
Kündigungsfrist | „gesetzlich“, „4 Wochen“, „1 Monat zum Monatsende“ oder „3 Monate zum Monatsende“. |
Tätigkeitsschlüssel 2010 | Wird automatisch aus Tätigkeit, Schulabschluss, Berufsausbildung, Arbeitnehmerüberlassung, Umfang und Befristung gebildet und nur angezeigt. |
Personengruppenschlüssel (PGS) | Auswahl, zum Beispiel 101 (Angestellte/r) oder 109 (Geringfügig entlohnt, Minijob). |
Beitragsgruppenschlüssel (BGS) | Vierstelliger Schlüssel für Kranken-, Renten-, Arbeitslosen- und Pflegeversicherung. ZEP bietet nur Schlüssel an, die zum gewählten PGS passen, und berücksichtigt die Art der Krankenversicherung aus den Versicherungsdaten. |
Pflegeversicherung: Kinder | Bis zu 10 Kinder, je mit Geburtstag und optional mit Vorname. ZEP zeigt an, wie viele davon unter 25 Jahre alt sind. |
Befristung und Probezeit liegen frühestens am Beginn des Beschäftigungszeitraums, in den das Datum Gültig ab fällt. Einen Vertragsstand öffnen Sie über sein Datum Gültig ab und löschen ihn über die Zeilenaktion Löschen oder im geöffneten Dialog.
Steuer & Versicherung
Die Seite Steuer & Versicherung enthält zwei Tabellen: Steuerdaten und Versicherungsdaten. Wie bei den Vertragsdaten hat jeder Stand ein Gültig ab und gilt bis zum nächsten Stand. Ein neuer Stand übernimmt die Werte des letzten Stands und ist mit dem Folgetag vorbelegt, sodass Sie nur die Änderungen eintragen.
Auf der Seite Mitarbeiterakte zeigen die Karten Steuerdaten und Versicherungen den heute gültigen Stand.
Steuerdaten
Über Neue Steuerdaten hinzufügen erfassen Sie einen neuen Stand. Das Datum Gültig ab liegt frühestens am Beschäftigungsbeginn.
Feld | Beschreibung |
Lohnartnr. | Freitext, bis zu 255 Zeichen. |
Steuer-ID | Bis zu 32 Zeichen. |
Steuerklasse | I bis VI sowie „IV mit Faktor“. Bei „IV mit Faktor“ ist das Feld Faktor Pflicht (größer als 0 und kleiner als 1, bis zu drei Nachkommastellen). |
Familienstand | ledig, verheiratet, geschieden, verwitwet oder eingetragene Lebenspartnerschaft. |
Kinderfreibetrag | 0,5 bis 6,5 in Schritten von 0,5. |
Steuerpflichtige Kirchenzugehörigkeit | Konfession oder „Keine steuerpfl. Kirchenzugehörigkeit“. |
Staatsangehörigkeit | Auswahl nach der Schlüsselliste des Statistischen Bundesamts. |
Geburtsort, Geburtsland | Freitext bzw. Auswahl. |
Geschlecht | Männlich, Weiblich, Divers oder Unbestimmt. |
Versicherungsdaten
Über Neue Versicherungsdaten anlegen erfassen Sie einen neuen Stand. Das Gültig ab muss im Beschäftigungszeitraum liegen.
Feld | Beschreibung |
Sozialversicherungsnr. | Die Sozialversicherungsnummer besteht aus acht Ziffern, einem Buchstaben und drei Ziffern. ZEP prüft das Format und schreibt den Buchstaben groß. |
Europäische Versicherungsnr. | Freitext. |
Art der Krankenversicherung | gesetzlich, freiwillig gesetzlich, privat oder familienversichert. |
Krankenkasse | Auswahl aus dem hinterlegten Verzeichnis der Krankenkassen, gruppiert nach Kassenart. Die Betriebsnummer füllt ZEP dann automatisch. Bei „Sonstige“ tragen Sie Name der Krankenkasse und die achtstellige Betriebsnummer selbst ein. |
Betriebliche Altersvorsorge | Anbieter im Feld Versicherung und Datum Versichert ab. |
Schwerbehinderung | Schwerbehinderungsgrad von 20 % bis 100 % und Ausweis gültig bis. |
Inventar
Das Inventar hält fest, welche Gegenstände eine Person erhalten hat, etwa Laptop, Diensthandy oder Schlüssel. Die Karte Inventar auf der Seite Mitarbeiterakte zeigt alle Gegenstände, die noch nicht zurückgegeben wurden. Bei mehr als zehn Einträgen klappen Sie die Liste über Alle anzeigen auf.
Über das Stiftsymbol der Karte öffnen Sie den Dialog Inventar verwalten. Dort steht jeder Gegenstand in einer eigenen Zeile:
Feld | Beschreibung |
Objekt | Bezeichnung des Gegenstands. Pflichtfeld, bis zu 85 Zeichen. |
Beschreibung | Zum Beispiel Seriennummer oder Modell. Optional, bis zu 85 Zeichen. |
Ausgabedatum | Optional. |
Rückgabedatum | Optional, muss nach dem Ausgabedatum liegen. |
Mit Weiteres Inventar hinzufügen ergänzen Sie Zeilen, über das Papierkorbsymbol entfernen Sie eine Zeile. Beim Speichern übernimmt ZEP die Liste so, wie sie im Dialog steht: Entfernte Zeilen werden gelöscht, leere Zeilen verworfen. Zurückgegebene Gegenstände bleiben im Dialog sichtbar, auf der Karte nicht mehr.
Tipp: Tragen Sie bei der Rückgabe das Rückgabedatum ein, statt die Zeile zu entfernen. So bleibt nachvollziehbar, was die Person wann erhalten und zurückgegeben hat.
Notizen
Unter Notizen halten Sie Informationen zur Person fest, etwa Absprachen oder Hinweise für die Personalarbeit. Die Tabelle zeigt Titel, Änderungsdatum und Inhalt, die zuletzt geänderte Notiz zuerst. Ersteller und Bearbeiter erfasst ZEP automatisch; beide Spalten blenden Sie bei Bedarf ein und filtern danach.
Mit Neue Notiz anlegen erfassen Sie eine Notiz mit Titel (bis zu 64 Zeichen) und Notiz (bis zu 16.000 Zeichen). Der Editor bietet Formatierungen wie fett, kursiv, Listen und Links. Mit der Checkbox Weitere Notiz anlegen öffnet sich nach dem Speichern sofort die nächste. Eine Notiz bearbeiten Sie über einen Klick auf ihren Titel, löschen über die Zeilenaktion Löschen oder im geöffneten Dialog.
Hinweis: Die Karte Bemerkung auf der Seite Mitarbeiterakte zeigt das Bemerkungsfeld aus den Stammdaten der Person. Sie ist unabhängig von den Notizen.
Berechtigungen
Die Rechte steuern Sie in Rollen & Rechte über folgende Zeilen der Rechtematrix:
Vertragsdaten: Anzeigen erlaubt die Seite Vertragsdaten und die Karte Aktueller Vertrag und Sozialversicherung, Bearbeiten das Anlegen, Ändern und Löschen von Vertragsständen.
Steuerdaten und Versicherungsdaten: Jede Zeile gilt für ihre Tabelle auf der Seite Steuer & Versicherung und ihre Karte in der Mitarbeiterakte. Die Seite erscheint, sobald eines der beiden Rechte vorhanden ist. Bearbeiten erlaubt, Stände anzulegen, zu ändern und zu löschen.
Inventar: Anzeigen erlaubt die Karte Inventar, Bearbeiten den Dialog Inventar verwalten.
Mitarbeiter-Notizen: Anzeigen erlaubt die Seite Notizen, Bearbeiten das Anlegen, Ändern und Löschen von Notizen.