Belege tippt in ZEP niemand mehr ab. Sobald Sie eine Rechnung oder einen Kassenbon anhängen, liest die KI-Beleganalyse die Daten aus und füllt das Formular. Sie prüfen das Ergebnis und speichern. Das gilt in ZEP ebenso wie in den mobilen Apps.
Verfügbarkeit
Die Beleganalyse gehört zur Belegerfassung und ist überall dort dabei, wo Sie Belege erfassen können. Ein eigenes Zusatzmodul gibt es nicht.
Produktlinie | Beleganalyse |
ZEP Track | Nicht verfügbar, da ohne Belegerfassung |
ZEP Clock | Mit dem zubuchbaren Bereich Reisekostenabrechnung |
ZEP Control | Enthalten |
ZEP Operations | Enthalten |
ZEP Business | Enthalten |
Hinweis: In ZEP lässt sich die Beleganalyse von der Administration abschalten. Im Auslieferungszustand ist sie eingeschaltet.
Belege in ZEP hochladen
Einen Startknopf gibt es nicht. Die Analyse beginnt in dem Moment, in dem Sie die Datei auswählen.
Öffnen Sie Belege und legen Sie einen Beleg an.
Wählen Sie im Feld Datei / XRechnung Ihre Datei aus.
ZEP zeigt Datei wird analysiert und füllt anschließend die erkannten Felder.
Prüfen Sie die Werte und speichern Sie den Beleg.
Neben dem Formular nutzen zwei weitere Wege dieselbe Analyse: Belege, die über das Belegpostfach hereinkommen, und Belege, die Sie dem ZEP Assistant im Chat geben. Wie Sie Belege grundsätzlich erfassen, steht in Belege erfassen.
Belege mit der App erfassen
Die ZEP App und die ZEP Clock App bringen die Beleganalyse ebenfalls mit. Im Beleg-Assistenten stehen drei Wege offen: Mit Kamera aufnehmen, Aus Galerie auswählen und Dokument hochladen. Alle drei lösen die Analyse aus, und in allen drei Fällen prüfen Sie das Ergebnis anschließend im Assistenten.
Tipp: Fotografieren Sie den Beleg möglichst gerade, gut ausgeleuchtet und formatfüllend. Schräge Aufnahmen und harte Schatten kosten Erkennungsqualität.
Hinweis: In den Apps steuert jede Person die Beleganalyse für sich selbst, nicht die Administration für alle. Der Schalter heißt in der ZEP App KI für Belegerfassung verwenden und in der ZEP Clock App KI-Beleganalyse. Die Analyse braucht eine Internetverbindung. Ohne Verbindung erfassen Sie den Beleg weiterhin, nur eben von Hand.
Erkannte Angaben
Aus dem Beleg liest ZEP diese Angaben:
Belegdatum
Belegart und Zahlungsart, jeweils aus Ihren eigenen Listen
Währung
Beträge je Position, dazu Mehrwertsteuersatz und Menge
ob die Beträge brutto oder netto sind
eine kurze Bemerkung zum Inhalt, oft mit der Rechnungsnummer
Weil ZEP Ihre eigenen Belegarten und Zahlungsarten mitgibt, ordnet die Analyse den Beleg einer Ihrer Kategorien zu, statt einen freien Text zu erfinden. Einen Lieferanten erkennt die Beleganalyse in ZEP nicht. In den Apps wird der erkannte Händlername an die Bemerkung angehängt.
Hinweis: Elektronische Rechnungen im Format ZUGFeRD oder XRechnung liest ZEP direkt aus der eingebetteten Datei. Dafür braucht es keine KI, und das Ergebnis ist exakt statt geschätzt. Das funktioniert auch dann, wenn die Beleganalyse abgeschaltet ist.
Vorschläge prüfen und korrigieren
Die Analyse schlägt vor, sie speichert nicht. Angelegt wird nichts, bevor Sie auf Speichern geklickt haben.
Gefüllt werden nur Felder, die Sie nicht schon selbst ausgefüllt haben. Ihre eigenen Eingaben überschreibt ZEP nie.
Jedes so gefüllte Feld trägt die Markierung KI-Vorschlag.
Sobald Sie ein Feld anfassen, verschwindet die Markierung. Der Wert gilt dann als Ihre Angabe.
Über KI-Vorschläge zurücksetzen verwerfen Sie alle noch unberührten Vorschläge auf einmal.
Passt die Summe der Positionen nicht zur gedruckten Endsumme, meldet ZEP Achtung bitte prüfen - KI-Erkennung wahrscheinlich fehlerhaft. Dann lohnt ein genauer Blick auf die Beträge.
Beispiel: Bei einem Bewirtungsbeleg fasst ZEP die Positionen je Mehrwertsteuersatz zusammen, statt jede Zeile der Speisekarte einzeln zu übernehmen. Trinkgeld und der gegebene Betrag bleiben außen vor.
Dateiformate und Grenzen
Was gilt | |
Formate für den Upload | PDF, JPG, JPEG, PNG und XML |
Formate für die Analyse | PDF, JPG, JPEG, PNG, WebP und GIF |
XML | Geht an die ZUGFeRD-Auswertung, nicht an die KI |
Größe einer Belegdatei | Bis 52,5 MB |
Größe für die Analyse | Bis 10 MB |
Im Chat des ZEP Assistant | Bis 10 MB, als PDF, PNG, JPEG oder WebP |
Eine Datei zwischen 10 und 52,5 MB wird hochgeladen und gespeichert, aber nicht analysiert. ZEP weist darauf hin und bittet um manuelle Eingabe.
Ein- und Ausschalten
Den Schalter für ZEP finden Administratoren unter Administration > KI Funktionen > Beleganalyse. Die Checkbox heißt KI-Beleganalyse beim Hochladen von Belegen verwenden.
Ist sie aus, bleibt die Belegerfassung vollständig nutzbar, nur ohne automatische Vorbefüllung. Elektronische Rechnungen erkennt ZEP weiterhin. Auch der ZEP Assistant legt dann keine Belege mehr aus Dateien an und sagt das im Chat.
Hinweis: Dieser Schalter wirkt in ZEP und gilt für alle. In der ZEP App und der ZEP Clock App entscheidet dagegen jede Person selbst, über einen eigenen Schalter in der App.
Die Beleganalyse ist unabhängig vom ZEP Assistant. Beide haben einen eigenen Schalter, und der eine lässt sich ohne den anderen nutzen.
Umgang mit der hochgeladenen Datei
Ein Beleg enthält Geschäftsdaten. Die folgenden Abschnitte sagen, wer ihn verarbeitet, was davon gespeichert wird und worin sich ZEP und die mobilen Apps unterscheiden.
Speicherung der Dateien
Beim Hochladen im Beleg-Formular wird die Datei nur zur Auswertung entgegengenommen und nirgends zwischengelagert. Gespeichert wird erst der Beleg, den Sie anlegen, und zwar in der gewohnten Belegablage. Dateien, die Sie dem ZEP Assistant im Chat geben, werden nach 72 Stunden gelöscht.
Beleganalyse in den Apps
In den Apps entscheidet jede Person für sich, ob die Beleganalyse laufen soll. Den Schalter finden Sie in den Einstellungen der jeweiligen App. Er gilt nur für Ihren Zugang auf diesem Gerät, nicht für das ganze Unternehmen. Schalten Sie ihn aus, erfassen Sie Belege weiterhin, tragen die Daten aber selbst ein.
Hilfe bei Problemen
Beobachtung | Ursache und Lösung |
Nach dem Anhängen passiert nichts | Die Beleganalyse ist in der Administration abgeschaltet, oder die Datei ist größer als 10 MB. Tragen Sie die Daten von Hand ein. |
Dateiformat wird nicht unterstützt | Laden Sie den Beleg als PDF, JPG, PNG oder WebP hoch. |
KI-Analyse liefert keine Ergebnisse | Der Beleg war nicht lesbar. Häufig hilft eine neue Aufnahme mit besserem Licht oder ein Scan statt eines Fotos. |
Datei konnte nicht analysiert werden | Ein technischer Fehler. Versuchen Sie es erneut und tragen Sie die Daten sonst von Hand ein. |
Felder sind falsch gefüllt | Überschreiben Sie sie einfach, oder verwerfen Sie alles über KI-Vorschläge zurücksetzen. |
In der App: KI-Analyse fehlgeschlagen | Meist fehlt die Internetverbindung. Der Assistent führt Sie weiter zur manuellen Eingabe, der Beleg geht nicht verloren. |
Reisekostenbelege erfassen Sie über Reisezeiten und Reisekosten erfassen. Was der Bereich Umsätze und Kosten insgesamt kann, steht in Funktionsumfang – Umsätze & Kosten.
Weitere KI-Funktionen
Diese Kollektion beschreibt weitere KI-Funktionen: ZEP Assistant beantwortet Fragen zu Ihren Daten und erfasst Zeiten im Dialog.