Reisezeiten und Reisekosten werden in ZEP gemeinsam erfasst, meist im selben Workflow wie eine normale Arbeitszeit-Buchung, aber mit zusätzlichen Reise-Feldern (Richtung, Start- und Zielort, Kilometer). Aus den erfassten Reisezeiten errechnet ZEP automatisch die Verpflegungsmehraufwendungen anhand der Tagespauschalen und der ggf. erfassten Mahlzeiten.
Reisen erfassen
Hinweis: Die Zuordnung einer Reise zu Projekt, Vorgang und Kunde sowie die Auswahl spezieller projekt- oder kundenspezifischer Reiseeinstellungen sind nur in ZEP Compact und ZEP Professional verfügbar. In ZEP Clock werden Reisen als allgemeine Reise mit den unternehmensweiten Pauschalen erfasst.
Reisen werden über die normale Zeiterfassung angelegt, mit dem Unterschied, dass Sie eine als Reisetätigkeit konfigurierte Tätigkeit auswählen. Sobald ZEP erkennt, dass es sich um eine Reise handelt, erscheinen automatisch die Reise-spezifischen Felder.
Schritt für Schritt
Öffnen Sie Projektzeiten im Hauptmenü bzw. die Zeiterfassung in der ZEP App und klicken Sie auf Neue Erfassung.
Wählen Sie das Projekt und, falls vorhanden, den Vorgang.
Wählen Sie eine als Reisetätigkeit markierte Tätigkeit (z. B. Anreise Kunde, Rückreise, Reise mit Pkw). Welche Tätigkeiten als Reise gelten, wird vom Administrator pro Projekt konfiguriert.
Tragen Sie Datum, Von-Zeit und Bis-Zeit ein.
Wählen Sie die Reiserichtung aus: hin, weiter oder zurück. Diese Information ist nötig, damit ZEP bei mehrtägigen Reisen den Reiseverlauf korrekt rekonstruiert.
Geben Sie Startort und Zielort aus den Ortlisten an. Beispiel: Hinreise von Hamburg nach München.
Falls Sie mit dem Auto reisen, aktivieren Sie Privatfahrt und tragen Sie Kilometer sowie ggf. die Anzahl Mitfahrer ein. Das Standardfahrzeug aus Ihrem Mitarbeiterprofil wird automatisch vorausgewählt.
Speichern Sie die Erfassung.
Automatische Berechnungen
Verpflegungsmehraufwand: ZEP wählt anhand der Tagespauschalen des Ziellandes (A-/C-Satz Deutschland bzw. Tagesgeld Österreich) und Ihrer Reisedauer automatisch den passenden Pauschalbetrag
Kilometergeld: bei Privatfahrt wird Kilometer × Kilometerpauschale aus den Stammdaten berechnet
Übernachtungserkennung: wenn die Reise das in den Grundeinstellungen definierte Nachtzeitfenster überschreitet, gilt automatisch der 24-Stunden-Pauschalsatz
Trennung Steuerfrei/Steuerpflichtig: ZEP teilt Pauschalen automatisch nach steuerfreiem und steuerpflichtigem Anteil auf (siehe Stammdaten Fahrzeuge und Orte)
Mahlzeiten erfassen
Mahlzeiten sind vom Reise-Zeitraum unabhängig und werden pro Arbeitstag erfasst. Sie steuern, ob für diesen Tag Frühstück, Mittag- oder Abendessen vom Auftraggeber gestellt wurde und kürzen damit die Tages-VMA-Pauschale entsprechend.
Öffnen Sie dazu im Tageskalender den Eintrag Mahlzeiten und aktivieren Sie pro Tag die zutreffenden Checkboxen für Frühstück, Mittagessen und Abendessen.
Tipp: Wie Sie das Mahlzeiten-Formular aufrufen, hängt von der gewählten Ansicht der Zeiterfassung ab:
Kalenderwoche, Arbeitswoche, Tagesebene oder Agenda: über das Drei-Punkte-Menü am jeweiligen Tag
Formularansicht: über das Bestecksymbol an den Reisetagen
Beispiel: Bei einer Schulung von Mo–Fr mit Mittagsbuffet ist Mittagessen für alle fünf Tage zu aktivieren. ZEP zieht dann pro Tag den prozentualen VMA-Abzug für Mittagessen (in Deutschland typischerweise 40 %) automatisch ab.
Belege erfassen
Belege (Hotelrechnungen, Bahntickets, Tankquittungen, Bewirtungsbelege) erfassen Sie über Belege im Hauptmenü oder direkt in der ZEP App bzw. der ZEP Clock App über die Kameraerfassung. Pro Beleg geben Sie an:
Datum: Belegdatum
Projekt: Zuordnung zum Reiseprojekt
Kostenart: z. B. Übernachtung, Bahn/Flug, Mietwagen, Bewirtung
Betrag und Währung: brutto inkl. ausgewiesener MwSt.
Belegdatei: PDF, Foto oder Scan, optional als Anhang hochgeladen
Tipp: Bei aktiver KI-Analyse erkennt ZEP aus dem fotografierten oder hochgeladenen Beleg automatisch Datum, Betrag, Steuersatz, Belegart und ggf. die Belegbeschreibung. Sie prüfen die Vorbelegung und ergänzen nur die Projekt-Zuordnung.
Reise unterwegs erfassen
Für die Erfassung unterwegs stehen Ihnen zwei Apps zur Verfügung:
ZEP App – für ZEP Compact und ZEP Professional: Reisezeiten, Mahlzeiten und Belege direkt unterwegs erfassen; Foto-Belegerfassung über die Kamera
ZEP Clock App – für ZEP Clock: vereinfachte Reisezeit-Erfassung und Beleg-Upload
Alle mobil erfassten Daten erscheinen sofort in der Web-Anwendung und können dort weiterbearbeitet werden.
Typische Reise-Szenarien
Anhand der nachfolgenden Beispiele wird das Zusammenspiel der Erfassung deutlicher:
Tagesreise zum Kunden
Ein Berater fährt morgens zum Kunden, ist dort den ganzen Tag im Termin und kehrt abends zurück. Die Erfassung umfasst:
Hinreise: 7:00–9:00 (Tätigkeit „Reise mit Pkw", Richtung hin, 130 km Privatfahrt)
Termin/Arbeitszeit: 9:00–17:00 (normale Projektzeit am Kunden)
Rückreise: 17:00–19:00 (Tätigkeit „Reise mit Pkw", Richtung zurück, 130 km)
Mahlzeiten: Mittagessen gestellt → Mittagessen-Checkbox aktiv
ZEP berechnet automatisch: VMA-A-Satz für 12 Stunden Abwesenheit, abzgl. 40 % für gestelltes Mittagessen, plus 260 km × Kilometer-Pauschale.
Mehrtägige Auslandsreise
Eine Trainerin reist Montag-früh nach Wien, arbeitet Mo–Mi vor Ort und reist Mittwoch-Abend zurück. Erfassung:
Mo: Hinreise 6:00–9:00 von München nach Wien + Arbeitszeit 10:00–18:00
Di: Arbeitszeit 9:00–18:00
Mi: Arbeitszeit 9:00–16:00 + Rückreise 16:00–19:00 von Wien nach München
Mahlzeiten: Frühstück Mo+Di+Mi im Hotel inkludiert → Frühstück-Checkbox jeweils aktiv
ZEP wählt für Wien automatisch die Auslands-Pauschale; pro Tag wird der A- oder C-Satz angesetzt (24-Stunden-Übernachtung am Mo und Di), Mahlzeitenabzug erfolgt automatisch.
Pendelreise mit Anreisepauschale
Ein Berater fährt jeden Montag zu einem Kunden, mit dem eine pauschale Anreisevergütung „tagweise" vereinbart wurde. Bei jeder Anreise wird die Anreisepauschale aus den Kunden-Reiseeinstellungen automatisch gezogen, zusätzlich zur Tages-VMA.