ZEP Pulse besteht aus zwei Teilen: einer Desktop-App auf Ihrem Rechner und einer Ansicht in ZEP. Die App hält fest, mit welchen Anwendungen Sie arbeiten. Daraus schlägt ZEP Ihnen Projektzeiten vor, die Sie prüfen und mit einem Klick übernehmen.

Ob ZEP Pulse in Ihrem Unternehmen bereitsteht, entscheidet ein Schalter in der Administration. Er ist zu Beginn ausgeschaltet. Mehr dazu im Abschnitt Verwaltung und Abschaltung.

Die Desktop-App misst im Sekundentakt, welches Fenster im Vordergrund liegt, und führt daraus eine Liste Ihrer Arbeitsabschnitte. Diese Liste bleibt zunächst auf Ihrem Rechner.

Erst wenn Sie An ZEP senden wählen, überträgt die App den gewählten Tag. ZEP vergleicht die Abschnitte mit Ihren Buchungen der letzten vier Wochen und leitet daraus Vorschläge ab: welcher Abschnitt zu welchem Projekt und Vorgang passt. Die Vorschläge erscheinen in ZEP neben Ihrem Projektzeit-Kalender.

Nichts wird automatisch gebucht. Jeder Vorschlag wartet darauf, dass Sie ihn übernehmen, bearbeiten oder verwerfen.

Die App gibt es für Windows und macOS. Unter Windows installiert sie sich für Ihr Benutzerkonto, Administratorrechte sind nicht nötig. Sie laden die App auf der ZEP-Website herunter und wählen dort die Fassung für Ihr Gerät: Windows oder macOS, bei macOS getrennt für Apple-Chip und Intel-Prozessor.

Die App aktualisiert sich selbst. Das Fenster zu schließen beendet sie nicht, sie läuft im Infobereich der Taskleiste weiter.

Die App hält je Arbeitsabschnitt fest: den Namen der Anwendung, den Fenstertitel, Beginn und Ende sowie eine automatisch zugeordnete Kategorie. Die Kategorien sind englisch benannt (browser, ide, communication, productivity, entertainment, system, other) und erscheinen im Hauptfenster nicht als Text, sondern als Farbe des Abschnitts.

Tastatureingaben und den Inhalt der Zwischenablage liest ZEP Pulse nicht. In der Stufe Genau leitet ZEP Pulse auf Ihrem Rechner aus dem Bildschirminhalt Stichworte ab. Darunter sind Dateinamen mit Endung, Ticket-Kennungen, Dokumenttitel, Teile von Webadressen und Namen von Personen, die im Fenster sichtbar sind. Diese Stichworte speichert die App und überträgt sie mit dem Tag an ZEP. Der vollständig erkannte Text verlässt Ihren Rechner nicht.

Die Stufe Basis bleibt bei Anwendungsname, Fenstertitel und Dauer. Die Stufe Genau erstellt zusätzlich einmal pro Minute eine Aufnahme des aktiven Fensters, liest den sichtbaren Text aus und leitet daraus auf Ihrem Rechner eine kurze Tätigkeitsbeschreibung ab. Die Aufnahme selbst und der erkannte Text verlassen Ihren Rechner nicht.

Tippen und bewegen Sie 20 Minuten lang nichts, schließt die App den laufenden Abschnitt. Läuft ein Vollbildfenster, etwa eine Videokonferenz oder eine Präsentation, gilt eine Stunde. Sperren Sie den Bildschirm oder geht der Rechner in den Ruhezustand, endet der Abschnitt sofort. Anmeldebildschirm, Startmenü und ähnliche Systemfenster zählen nicht als Arbeit.

In ZEP öffnen Sie ZEP Pulse über das Symbol in der rechten Leiste der Projektzeiten. Die Ansicht zeigt den gewählten Tag mit allen Vorschlägen.

Jeder Vorschlag nennt Projekt, Vorgang, Zeitraum und eine kurze Begründung. Dazu kommt eine Einschätzung, wie sicher die Zuordnung ist: Hoch, Mittel, Niedrig oder Klärung. Über Aktivität anzeigen sehen Sie, auf welchen Anwendungen und Fenstern der Vorschlag beruht.

Pro Vorschlag haben Sie drei Möglichkeiten:

Lässt sich ein Abschnitt nicht eindeutig zuordnen, stellt ZEP eine Rückfrage und bietet mehrere Projekte zur Auswahl an. Sind mehrere Vorschläge als Hoch eingestuft, übernehmen Sie sie gemeinsam über den Button Hohe Konfidenz erfassen in der Kopfzeile, der die Anzahl mit angibt.

Über das Symbol im Infobereich der Taskleiste halten Sie die Erfassung ebenfalls an und setzen sie fort. Die Einträge dieses Menüs sind englisch beschriftet.

ZEP Pulse trennt streng zwischen dem, was auf Ihrem Rechner bleibt, und dem, was Sie an ZEP senden. Die folgenden Abschnitte beschreiben beides sowie die Fristen, nach denen ZEP die übertragenen Daten wieder löscht.

Die erfassten Abschnitte liegen in einer Datenbank in Ihrem Benutzerordner. Bildschirmaufnahmen der Stufe Genau werden nur verkleinert als Vorschaubild gespeichert und nach 24 Stunden automatisch gelöscht, das hochauflösende Bild für die Texterkennung besteht ausschließlich im Arbeitsspeicher. Der erkannte Text selbst wird nicht gespeichert, nur die daraus abgeleiteten Stichworte. Diese Auswertung geschieht vollständig auf Ihrem Rechner.

Die Erfassung läuft nicht im Hintergrund zu ZEP mit. Sie senden einen Tag selbst über An ZEP senden. Darüber hinaus kann ZEP die Übertragung eines Tages anfordern, wenn Sie die Vorschläge in ZEP öffnen. Übertragen werden dann:

Bildschirmaufnahmen werden nicht übertragen.

Ausschließlich Sie selbst. Es gibt in ZEP keine Auswertung und keine Ansicht, über die Vorgesetzte oder die Abteilungsleitung Ihre Pulse-Daten einsehen könnten. Sichtbar wird für andere nur das Ergebnis: die Projektzeit, die Sie übernommen haben. Im Änderungsprotokoll ist dabei festgehalten, dass sie aus einem Vorschlag entstanden ist.

Für den Vorschlag wertet ZEP die Zusammenfassung Ihres Tages aus. Darin stehen je Abschnitt bis zu drei Fenstertitel in gekürzter Form. Zurück kommen ausschließlich Projekt- und Vorgangskennungen mit einer kurzen Begründung, keine Namen. Es gelten dieselben Regeln wie für den ZEP Assistant, beschrieben im Artikel ZEP Assistant.

Die an ZEP übertragenen Daten werden gestaffelt gelöscht. Die Detaildaten mit den Fenstertiteln und der Minutenaufteilung entfernt ZEP nach 30 Tagen. Danach bleibt die Zusammenfassung des Tages erhalten: die benutzten Anwendungen mit ihren Anteilen, Kategorien, Summen, Leerlaufzeiten und Erfassungslücken. Diese Zusammenfassung löscht ZEP nach zwölf Monaten. Beide Fristen laufen ab dem Tag der Übertragung, nicht ab dem erfassten Tag.

Für Vorschläge heißt das: Sie lassen sich nur für Tage erzeugen, deren Detaildaten noch vorhanden sind. Für ältere Tage meldet ZEP, dass keine Detaildaten mehr vorliegen.

Die bereits übernommenen Projektzeiten sind davon nicht betroffen. Sie sind normale Buchungen und bleiben so lange erhalten wie Ihre übrigen Zeitdaten.

Über Abmelden in der Desktop-App löschen Sie die lokalen Daten dieses Geräts: erfasste Einträge, Einstellungen, Ignorier-Liste und Bildschirmaufnahmen. Das lässt sich nicht rückgängig machen. Bereits an ZEP übertragene Tage bleiben davon unberührt.

Unter Administration > KI Funktionen > ZEP Pulse steuern Administratoren, ob ZEP Pulse im Unternehmen bereitsteht. Der Schalter heißt ZEP Pulse verwenden und ist zu Beginn ausgeschaltet. Ein Administrator öffnet die Seite, setzt den Haken und speichert. Wer ZEP Pulse schon vorher genutzt hat, behält ihn ohne Zutun.

Solange der Schalter aus ist, erscheint das Symbol in den Projektzeiten nicht und die Desktop-App weist die Anmeldung ab. Auf derselben Seite steht auch der Link, über den Ihre Mitarbeitenden die Desktop-App herunterladen.