Der ZEP Assistant beantwortet Fragen zu Ihren Daten in ZEP und führt auf Wunsch auch Änderungen aus. Sie schreiben oder sprechen Ihre Frage in normaler Sprache, der Assistent sucht die passenden Daten zusammen und antwortet direkt im Chat. Er arbeitet ausschließlich mit ZEP und immer nur mit den Daten, die Sie selbst sehen dürfen.
Hinweis: ZEP hat zwei Chats mit unterschiedlicher Aufgabe.
• Der ZEP Assistant arbeitet mit Ihren Daten in ZEP
• Der Hilfe-Bereich führt in das Help Center und zum ZEP-Support
Für eine Frage zu Ihren Zahlen nutzen Sie den Assistenten. Für eine Frage zur Bedienung oder ein Anliegen an den Support nutzen Sie den Hilfe-Bereich.
Produktlinienverfügbarkeit
Hinweis: Der ZEP Assistant ist Teil von ZEP und wird nicht separat gebucht.
Er steht in ZEP Clock, ZEP Compact und ZEP Professional zur Verfügung.
Was er für Sie tun kann, hängt von Ihren Rechten und den gebuchten Modulen ab. Fragen zu Rechnungen setzen zum Beispiel die Rechnungsstellung voraus, Fragen zur Einsatzplanung die Ressourcenplanung. Zu Bereichen, die Sie nicht einsehen dürfen, gibt der Assistent keine Auskunft.
ZEP Assistant öffnen
Den Assistenten öffnen Sie über die Chat-Schaltfläche am unteren Rand des Fensters. Er lässt sich in der Breite verändern, sodass Sie parallel in ZEP weiterarbeiten können.
Jede Unterhaltung wird gespeichert und bleibt über den Verlauf erreichbar. Über einen neuen Chat starten Sie ein Gespräch ohne den bisherigen Zusammenhang, was sinnvoll ist, wenn Sie das Thema wechseln.
Tipp: Bleiben Sie innerhalb einer Unterhaltung beim Thema. Der Assistent bezieht die vorherigen Nachrichten in seine Antwort ein. Für ein neues Thema ist ein neuer Chat die bessere Wahl.
Einstieg finden
Beim Öffnen schlägt der Assistent Beispielfragen als anklickbare Kacheln vor. Ein Klick übernimmt die Frage in das Eingabefeld, wo Sie sie vor dem Absenden noch anpassen können, etwa den Zeitraum.
Wenn Sie nicht wissen, wo Sie anfangen sollen, fragen Sie den Assistenten direkt, was er für Sie tun kann. Er antwortet mit Vorschlägen, die sich ebenfalls anklicken lassen.
Fragen zu Ihren Daten
Der Assistent greift auf die Bereiche zu, in denen Sie in ZEP arbeiten. Die folgenden Beispiele zeigen die Bandbreite, sind aber keine abschließende Liste.
Projekte und Zeiten
Fragen zu Projekten, Vorgängen und erfassten Zeiten sind der größte Bereich. Sie können nach Laufzeit, Status, internen und Kundenprojekten, Schlagworten und Projektmitgliedern eingrenzen. Bei Buchungen sind auch Zeitfenster möglich, also etwa Buchungen mit Beginn vor einer bestimmten Uhrzeit.
Beispiel: Wie viele Stunden wurden im Juli auf das Projekt Website-Relaunch gebucht, aufgeteilt nach Mitarbeitenden?
Mitarbeitende und Abwesenheiten
Sie fragen nach Stammdaten, Abwesenheiten und Urlaubsansprüchen, für sich selbst und, sofern Sie die Rechte dazu haben, für Ihr Team. Typisch sind der verbleibende Resturlaub im laufenden Jahr, geplante Abwesenheiten in einem Zeitraum und die Frage, wer an einem bestimmten Tag nicht da ist. Ohne Leserecht auf einen Mitarbeitenden gibt der Assistent dazu keine Auskunft.
Kunden, Angebote und Rechnungen
Kundendaten, Angebote mit Status und Gültigkeit sowie Rechnungen mit Zahlungsstand und Mahnläufen sind abfragbar. So finden Sie etwa alle Angebote, die in den nächsten Wochen ablaufen, oder alle offenen Rechnungen eines Kunden. Diese Bereiche setzen die entsprechenden Module voraus, also Angebotserstellung beziehungsweise Rechnungsstellung.
Tickets, Aufgaben und Planung
Der Assistent kennt Tickets, Aufgaben und die Einsatzplanung. Sie fragen damit die Auslastung eines Teams in einem Zeitraum ab, die offenen Aufgaben eines Projekts oder den Bearbeitungsstand von Tickets. Auch hier gilt, dass die zugehörigen Module gebucht sein müssen, also Ticketsystem und Ressourcenplanung.
Belege und Reisekosten
Belege lassen sich nach Abrechnungsstand und Kategorie abfragen, ebenso ihre Zuordnung zu Projekten und Reisen. So sehen Sie zum Beispiel, welche Belege eines Monats noch nicht abgerechnet sind. Der Assistent liest die Belegdaten, er prüft Belege aber nicht inhaltlich und ersetzt keine Reisekostenabrechnung.
Daten ändern
Der Assistent kann Daten nicht nur lesen, sondern auch schreiben. Sie können ihn zum Beispiel bitten, eine Zeitbuchung anzulegen oder ein Datum an einem Projekt zu ändern.
Ein Beispiel ist das Einreichen von Buchungen zur Freigabe, wenn in Ihrem Konto der Mehrstufiger Freigabe-Workflow aktiv ist.
Vor jeder Änderung zeigt der Assistent, was er tun will, und wartet auf Ihre Bestätigung. Erst danach schreibt er die Daten. Was Sie ändern dürfen, richtet sich nach Ihren Rechten in ZEP, der Assistent verschafft keine zusätzlichen Berechtigungen.
Vorsicht: Prüfen Sie die Vorschau vor dem Bestätigen. Eine ausgeführte Änderung wirkt wie eine Änderung, die Sie selbst in ZEP vorgenommen haben, und wird nicht automatisch zurückgenommen.
Eingabemöglichkeiten
Neben dem Tippen stehen Ihnen zwei weitere Wege offen:
Diktieren — Sie sprechen Ihre Frage ein, statt sie zu schreiben. Eine Sprachbeschränkung gibt es nicht.
Dateien anhängen — Sie geben dem Assistenten ein Dokument mit, auf das er sich in seiner Antwort bezieht.
Grenzen des ZEP Assistant
Der Assistent ist bewusst auf ZEP begrenzt. Drei Punkte sind dabei wichtig:
Keine Beratung. Er liefert Ihnen Zahlen und Auswertungen, entwickelt aber keine Strategie und gibt keine Empfehlungen, wie Sie ein Ergebnis verbessern sollten.
Nur ZEP-Themen. Fragen ohne Bezug zu ZEP beantwortet er nicht.
Darstellung. Einfache Diagramme wie Balkendiagramme sind möglich. Für aufwendige Visualisierungen nutzen Sie die Projektauswertungen, für die Weiterverarbeitung die ZEP-Schnittstellen.
Hinweis: Der Assistent kann sich irren. Bei Zahlen, die in eine Abrechnung oder eine Entscheidung einfließen, prüfen Sie das Ergebnis gegen die entsprechende Auswertung in ZEP.
Rückmeldung geben
Unter jeder Antwort können Sie angeben, ob sie hilfreich war. Diese Rückmeldung geht an das ZEP-Team und dient dazu, den Assistenten zu verbessern. Sie löst keine Bearbeitung Ihres Anliegens aus.
Wenn Sie eine Antwort für falsch halten und eine Klärung brauchen, wenden Sie sich über den Hilfe-Bereich an den ZEP-Support.