Zuordnen der Mitarbeiter
In Administration > System > RFID-Chips rufen Sie einen RFID-Chip auf und wählen einen Mitarbeiter aus der Liste.
Zur Auswahl stehen alle aktuell oder in Zukunft beschäftigten Mitarbeiter, denen noch kein RFID-Chip zugeordnet ist.
Je Person ist genau ein Chip vorgesehen. Wer bereits einen hat, erscheint in der Auswahl nicht mehr.
Hinweis: Einen dem Terminal unbekannten Chip nimmt ZEP nur an, wenn das Gerät im Status aktiv im Lernmodus steht. Dann legt ZEP ihn automatisch als neuen, noch nicht zugeordneten Eintrag an. Andernfalls weist das Terminal den Chip ab und meldet, dass er unbekannt ist. Den Lernmodus setzen Sie in der Geräteverwaltung beim jeweiligen Terminal.
Ist der Chip bekannt, aber keiner Person zugeordnet, meldet das Terminal, dass dieser Chip keine Mitarbeiterzuordnung hat.
Um die Zuordnung eines RFID-Chips bei einem Mitarbeiter zu entfernen, können Sie auch über Mitarbeiter > Mitarbeitername > Mitarbeiterakte gehen: Klicken Sie bei den Einstellungen auf das Stift-Symbol und entfernen Sie im Reiter Einstellungen im Abschnitt Anwesenheit & Zugang das Häkchen bei RFID-Chip. Nach dem Speichern ist der Chip wieder frei.
Stempeln
Voraussetzung: RFID-Chip ist registriert und einem Mitarbeiter zugeordnet, der aktuell beschäftigt ist. Ist in ZEP die Einstellung Anwesenheiten zusätzlich zu Projektzeiten erfassen gesetzt, sollte für den Mitarbeiter außerdem noch die Einstellung „Anwesenheiten berücksichtigen“ eingeschaltet sein (in Mitarbeiter > Mitarbeitername > Mitarbeiterakte: Stift-Symbol der Einstellungen, Reiter Einstellungen, Abschnitt Anwesenheit & Zugang).
Halten Sie den RFID-Chip vor das Terminal, so dass ein Signal ertönt. Ein „Kommt“ wird generiert. Auf dem Display des ZEP Terminal wird in grüner Farbe der Benutzername und das Wort „kommt“, sowie der aktuelle Stand seiner Arbeitszeit angezeigt. Ab jetzt gilt der Mitarbeiter als „anwesend“. In der Mitarbeiterübersicht steht er in der Spalte Status auf Anwesend.
Halten Sie den gleichen RFID-Chip nach einigen Minuten (mindestens so viele Minuten wie das in ZEP eingestellte Minutenraster) erneut vor das Terminal, so dass ein Signal ertönt. Da der Mitarbeiter bereits „anwesend“ ist, wird jetzt ein „geht“ generiert, d.h. ab jetzt gilt der Mitarbeiter als „abwesend“. In der Mitarbeiterübersicht steht er in der Spalte Status auf Nicht anwesend.
Hinweis: Beim Stempeln ertönt ein heller Ton sobald der RFID-Chip erkannt wurde. An der Farbe des Displays ist auf einen Blick erkennbar, ob das Stempeln ein „Kommen“ (grün) oder ein „Gehen“ (gelb/orange) war. Im Fehlerfall gibt es eine rote Meldung und einen tiefen Ton.
Jeder Mitarbeiter sollte beim täglichen Stempeln auf die Töne und die Farben achten. Wenn morgens das Stempeln nicht korrekt registriert wurde, gilt der Mitarbeiter als nicht anwesend und das Stempeln am Abend wird ein „Kommen“ sein.
In ZEP Clock wird beim „Gehen“ eine Arbeitszeit mit entsprechender von- / bis-Zeit angelegt. In den übrigen Produktlinien ist das abhängig von der Mitarbeitereinstellung, siehe Mitarbeiter > Mitarbeitername > Auswertungen > Projektzeit generieren und den dortigen Hilfetext beim „i“.
Hinweis: Die automatisch erzeugte Projektzeit wird einer festen Tätigkeit zugeordnet und immer als nicht fakturierbar markiert. Soll die per Terminal erfasste Zeit später anderen Projekten oder Tätigkeiten zugeordnet werden, kann das nachträglich in der Projektzeiterfassung erfolgen.
Wenn das „Geht"-Stempeln vergessen wurde und die Zeit zwischen „Kommt" und „Geht" mehr als 36 Stunden beträgt, lehnt das Terminal die Buchung ab. In diesem Fall korrigieren Sie die Zeiterfassung manuell in ZEP.
Alle Schritte im Überblick
Die Einrichtung eines ZEP Terminals führt durch diese Schritte. Der Schritt, auf dem Sie gerade sind, steht ohne Verweis.
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