Angebote legen Sie über Angebote > Meine Angebote > Neues Angebot an, alternativ über Projekt > Angebote > Neues Angebot oder direkt aus einer Vorlage über Angebote > Vorlagen.
Stammdaten erfassen
Das Anlegen eines Angebots erfolgt in zwei Schritten: zuerst die kaufmännischen Stammdaten, dann die einzelnen Positionen. Die Stammdaten verteilen sich auf zwei Reiter Allgemein und Format.
Reiter Allgemein
Im Reiter Allgemein erfassen Sie die kaufmännischen Eckdaten des Angebots. Pflichtfelder sind Kunde, Verantwortlicher und Bearbeiter; alle übrigen Felder können während der Bearbeitung ergänzt werden.
Die wichtigsten Felder:
Kunde und Ansprechpartner: Empfänger des Angebots; der Ansprechpartner wird in die Briefadresse und in die Mailvorlage übernommen.
Abteilung: legt fest, welcher Nummernkreis und welches Briefpapier verwendet werden (siehe Grundeinstellungen).
Projekt und Ticket: optional – verknüpfen das Angebot mit einem bestehenden Projekt oder Ticket; beim Status In Projekt überführt wird das Angebot diesem Projekt zugeordnet.
Titel: erscheint auf dem Angebotsdokument als Überschrift und im Mail-Betreff.
Auftragswahrscheinlichkeit (%): für Vertriebsprognosen und Reporting; Standardwert 50 %.
Gültig bis: Vorbelegung aus der Standardgültigkeit; manuell anpassbar.
Währung: Standard ist die Mandantenwährung; bei Auslandsangeboten lässt sich eine andere Währung wählen.
Verantwortlicher und Bearbeiter: die intern zuständigen Personen.
Kategorien und Schlagworte: für Filter und Vertriebsanalysen (siehe Stammdaten).
Umsetzungs-Zeitraum: optional von – bis; nutzbar als Platzhalter in Textbausteinen und Briefpapier.
Reiter Format
Im Reiter Format legen Sie fest, wie das Angebot dem Kunden präsentiert wird. Die Felder sind aus den Grundeinstellungen vorbelegt, können hier pro Angebot überschrieben werden.
Netto-Angebot: Beträge ohne MwSt. ausweisen (Standard für B2B-Geschäfte). Deaktivieren Sie die Option für Brutto-Angebote (B2C).
Zwischensumme je Gruppierung erster Ebene: aktiviert eine Summenzeile am Ende jeder Hauptgruppe – sinnvoll bei umfangreichen Angeboten mit mehreren Leistungsblöcken.
Kalkulation detailliert: zeigt Menge, Einheit und Einzelpreis pro Position. Ohne diese Option wird nur der Gesamtbetrag pro Position ausgewiesen.
Artikelnummer in eigener Spalte: nur bei Artikelpositionen; sinnvoll für Bestellfähigkeit gegenüber dem Kunden.
Sprache des Angebots: Deutsch, Englisch oder Französisch – steuert die Texte aus Mailvorlagen und Standard-Anzeigetexten.
Briefpapier einer anderen Abteilung verwenden: bei abteilungsübergreifenden Angeboten oder Konzern-Co-Branding nutzbar.
Angebotspositionen kalkulieren
Im zweiten Schritt fügen Sie dem Angebot Positionen hinzu. ZEP kennt sechs Positionsarten mit unterschiedlichen Eingabefeldern und Berechnungslogiken. Wechseln Sie die Art über die SelectBox Positionsart oben in der Positions-Maske.
Artikelposition
Wählt aus den Artikel-Stammdaten einen vordefinierten Artikel. Bezeichnung, Einheit, Einzelpreis und MwSt. werden automatisch vorbelegt; Menge erfassen Sie manuell. Geeignet für wiederkehrende Standardleistungen oder physische Produkte aus dem Katalog. Berechnung: Menge × Einzelpreis.
Aufwandsposition
Erfasst Stunden- oder Tagessätze. Wählen Sie zunächst die Abrechnungsart (Stundensatz oder Tagessatz); die Einheit der Menge wird automatisch gesetzt. Aufwandspositionen können bis zu drei Posten enthalten:
Posten 1 – Hauptaufwand: Menge × Stunden-/Tagessatz
Posten 2 – Belege oder Kilometergeld: pauschaler Betrag für erstattbare Auslagen oder Fahrtkosten
Posten 3 – Verpflegungsmehraufwand (VMA): pauschaler Betrag für Tagessätze bei Auswärtstätigkeit
Jeder Posten lässt sich pro Position über eine Checkbox aktivieren oder deaktivieren. Geeignet für Projektleistungen mit transparenter Aufschlüsselung in Arbeitszeit und Nebenkosten.
Pauschalposition
Festpreis-Position mit zwei Untertypen:
Stunden/Tage-Basis: kalkuliert wird mit Stunden oder Tagen × Stundensatz, ausgewiesen wird aber ein Festpreis. Sinnvoll bei Festpreis-Projekten mit interner Aufwand-Kalkulation.
Freie Einheit: beliebige Einheit als Freitext (z. B. „Monat", „Paket", „Lizenz"). Geeignet für Abonnements, Pauschalpakete oder Lizenzgebühren.
Wie bei der Aufwandsposition stehen zusätzlich Posten 2 (Belege) und Posten 3 (VMA) zur Verfügung.
Zuschlag oder Rabatt in Prozent
Reine Prozentposition ohne Menge. Tragen Sie einen positiven Wert für einen Zuschlag (z. B. 10 % Eilzuschlag) oder einen negativen Wert für einen Rabatt (z. B. -5 % Mengenrabatt) ein. Der Zuschlag wirkt kumulativ auf die Summe aller bisherigen Positionen der obersten Ebene – also auf alle Positionen, die im Angebot vor dieser Zuschlagposition stehen.
Gruppierungsposition
Strukturiert das Angebot in hierarchische Blöcke, ähnlich einem Inhaltsverzeichnis. Gruppierungen erscheinen als nummerierte Überschriften (1, 1.1, 1.2, 2, …) und enthalten die unter ihnen platzierten Positionen. Über die Pfeil-Symbole verschieben Sie Gruppierungen samt Unterpositionen nach oben/unten oder ändern die Ebene. Wenn im Reiter Format Zwischensumme je Gruppierung erster Ebene aktiv ist, erscheint am Ende jeder Hauptgruppe eine Summenzeile.
Freie Pauschalposition (HOAI-generiert)
Wird ausschließlich vom HOAI-Honorarrechner automatisch erzeugt (siehe Artikel Angebot nach HOAI berechnen). Strukturell identisch mit der Pauschalposition mit freier Einheit, aber mit vorausgefüllten Honorarbeträgen je Leistungsphase.
Alternativposition und inaktive Position
Jede Position lässt sich zusätzlich als alternativ oder als inaktiv markieren:
Alternative Position: Der Betrag erscheint im Angebot in Klammern und wird nicht in die Gesamtsumme aufgenommen. Sinnvoll, um dem Kunden eine alternative Variante anzubieten (z. B. Premium- statt Standardvariante) oder optionale Zusatzleistungen kalkuliert auszuweisen.
Inaktive Position: Die Position wird beim Druck komplett ausgeblendet und fließt nicht in die Summe ein. Nutzbar, um eine bereits ausgearbeitete Position vorübergehend nicht anzubieten, ohne sie zu löschen – etwa bei Verhandlungsabschlägen.
Zusätzlich gibt es pro Position die Option Im Angebot nur Endbetrag ausweisen: die Kalkulation (Menge, Einheit, Einzelpreis) wird ausgeblendet, nur der Gesamtbetrag der Position erscheint – nützlich bei Pauschalpaketen, deren interne Aufschlüsselung der Kunde nicht sehen soll.
Positionen sortieren und gruppieren
Die Reihenfolge der Positionen ändern Sie per Drag & Drop oder über die Pfeil-Symbole am rechten Rand jeder Position. Gruppierungspositionen lassen sich zusätzlich um eine Hierarchie-Ebene nach links oder rechts verschieben (Einrücken / Ausrücken), was die Nummerierung automatisch aktualisiert.
Textblöcke und Seitenumbruch
Jedes Angebot enthält zwei Arten von Texten, die unabhängig von den Positionen sind:
Obertext: erscheint vor den Positionen – typisch für Begrüßung, Projektbeschreibung, Leistungsumfang im Überblick.
Untertext: erscheint nach den Positionen – typisch für Zahlungsbedingungen, Gültigkeitshinweis, Schlussformel.
Beide Textarten können mehrfach in einem Angebot verwendet werden (z. B. mehrere Obertexte zur Strukturierung). Pro Textblock kann ein Seitenumbruch vor oder nach dem Text erzwungen werden – nützlich, wenn Vertragsbedingungen oder AGB auf einer eigenen Seite erscheinen sollen.
In den Texten stehen die Platzhalter aus der Briefpapier-Konfiguration zur Verfügung – unter anderem:
Platzhalter | Inhalt |
{{ANGEBOT_NR}} | Angebotsnummer |
{{ANGEBOT_VERSION}} | Versionsnummer |
{{ANGEBOT_TITEL}} | Titel des Angebots |
{{ANGEBOT_DATUM}} | Erstellungsdatum |
{{ANGEBOT_GUELTIG_BIS}} | Gültigkeits-Enddatum |
{{ANGEBOT_UMSETZUNGSZEITRAUM}} | Zeitraum von – bis (falls erfasst) |
{{ANGEBOT_LIEFERADRESSE}} | Lieferadresse, mehrzeilig |
{{ANGEBOT_EMPFAENGER_ANREDE}} | Anrede des Empfängers (z. B. „Sehr geehrte Damen und Herren") |
{{ANGEBOT_ERSTELLER}} | Vollständiger Name des Erstellers |
{{ANGEBOT_ERSTELLER_ANREDE}} | Anrede des Erstellers |
{{ANGEBOT_ERSTELLER_VORNAME}} | Vorname |
{{ANGEBOT_ERSTELLER_NACHNAME}} | Nachname |
{{ANGEBOT_ERSTELLER_TELEFON}} | Telefonnummer |
{{ANGEBOT_ERSTELLER_EMAIL}} | E-Mail-Adresse |
Die vollständige Platzhalter-Liste finden Sie im Artikel Briefpapiere erstellen und hochladen.
Angebotsdokument erstellen
Über die Aktion Angebotsdokument erstellen erzeugen Sie aus dem ausgearbeiteten Angebot ein Dokument im konfigurierten Dateiformat. Im Erstellungs-Popup haben Sie folgende Konfigurationsmöglichkeiten:
Angebotsnummer: vorbelegt nach Nummernkreis-Schema; per Link „Nächste freie Nr." auf den nächsten Zähler-Wert setzbar.
Kunden-Ansprechpartner: Empfänger der Briefanrede; vorbelegt aus den Stammdaten des Angebots.
Angebotsadresse: editierbares Textfeld – für einmalige Abweichungen von der Kunden-Stammdatenadresse, ohne diese zu ändern.
Dateiformat: Standard aus den Grundeinstellungen; pro Angebot überschreibbar (PDF, PDF/A, ODT, DOC).
Briefpapier: standardmäßig das Briefpapier der Abteilung; bei Bedarf ein abweichendes Briefpapier wählen.
MwSt.-Berechnung und Rundung: Endbetrag-Rundung pro Angebot anpassbar – relevant bei Pfennig-/Cent-genauen Kalkulationen.
Hinweis: Sobald das Angebotsdokument erstellt ist, wechselt der Status auf Dokument erstellt. Spätere Änderungen an den Positionen erfordern eine neue Version – aktivieren Sie dafür in den Grundeinstellungen die Option Versionsnummer in der Angebotsnummer.
Versionen und Änderungshistorie
Jedes erstellte Angebotsdokument wird automatisch als Version am Angebot abgelegt. Sie finden alle Versionen im Reiter Versionen innerhalb des Angebots. Pro Version sind das erzeugte PDF (oder ODT/DOC), das Erstellungsdatum und der Ersteller hinterlegt — auch ältere Versionen bleiben jederzeit herunterladbar.
Wird ein bereits versendetes Angebot inhaltlich überarbeitet (zum Beispiel nach einem Nacharbeiten-Schritt oder bei einer neuen Kalkulation), erzeugt ZEP beim nächsten Dokument-Erstellen automatisch eine neue Version. Die Versionsnummer wird auf Wunsch Bestandteil der Angebotsnummer — aktivieren Sie dazu die Option Versionsnummer in der Angebotsnummer in den Grundeinstellungen.
Zusätzlich protokolliert ZEP im Reiter Historie des Angebots alle Statuswechsel: wann das Angebot welchen Status erreicht hat, durch welche Person der Übergang ausgelöst wurde und in welcher Version. Damit ist der gesamte Workflow eines Angebots vom ersten Entwurf bis zur Abrechnung jederzeit nachvollziehbar.
Angebot versenden
Nach Erstellung des Dokuments können Sie das Angebot per E-Mail oder per Brief versenden. Im Versanddialog wählen Sie:
beim Mailversand: Mailvorlage (DE/EN/FR), Absender, Empfänger, Betreff und Anhänge
beim Briefversand: Briefpapier, Druckformat, Versandprotokoll
Zusätzlich zur erzeugten Angebots-PDF können Sie weitere Dokumente als Anhang hinzufügen – beispielsweise AGB, technische Datenblätter oder Beispielreferenzen. Die Anhänge können entweder einmalig pro Angebot hochgeladen oder dauerhaft an einer Angebotsvorlage hinterlegt werden (siehe Artikel Angebotsvorlagen).
Zusätzlich zum elektronischen Versand können Sie über die Aktion PDF-Dokument zum Ausdrucken erstellen ein druckbares PDF erzeugen. ZEP fügt dabei das Angebotsdokument optional mit weiteren Anhängen (z. B. AGB, Lieferschein-Vorlage) zu einem einzelnen PDF zusammen, das Sie ausdrucken und persönlich übergeben oder per Post versenden können.
Tipp: Mit der Schaltfläche Testversand in der Mailvorlagen-Vorschau können Sie die Mail an Ihre eigene Adresse senden, um Layout und Platzhalter-Auflösung vor dem Echtversand zu prüfen.
Workflow-Status und Übergänge
Während der Erstellung durchläuft das Angebot mehrere Status. Welche Person welchen Übergang auslösen darf, ist in den Workflow-Berechtigungen festgelegt.
Status-Übersicht (alle 13 Status):
Neu → In Bearbeitung: Positionen werden ausgearbeitet.
Fertig: Angebot ist inhaltlich komplett.
In Prüfung → Geprüft: bei aktiver Prüfungspflicht durchläuft das Angebot ein Vier-Augen-Prinzip.
Dokument erstellt: das PDF wird aus der Briefpapier-Vorlage erzeugt.
Als Mail angeboten oder Als Brief angeboten: das Angebot wurde an den Kunden geschickt.
Beauftragt: der Kunde hat das Angebot angenommen.
Bestätigt: die Auftragsbestätigung wurde dokumentiert.
In Projekt überführt: aus dem Angebot wurde ein Projekt angelegt. Bei aktivem Modul Projektplanung werden die Plan-Tage in Plan-Stunden des Projekts umgerechnet.
Abgerechnet: das Angebot wurde fakturiert.
Abgelehnt: der Kunde hat das Angebot abgelehnt. Es kann später reaktiviert werden.
Welche Rolle welchen Status-Übergang auslösen darf, wird in den Workflow-Berechtigungen pro Status zentral konfiguriert (siehe Artikel Stammdaten – Angebotserstellung).
Hinweis: Administratoren können aus jedem Endstatus die Aktion Nacharbeiten auslösen – das Angebot springt zurück in den Status In Bearbeitung und ist wieder vollständig editierbar. Nützlich bei nachträglichen Änderungswünschen oder Korrekturen.
Meine Angebote als persönliche Pipeline
Unter Angebote > Meine Angebote sehen Sie alle Angebote, an denen Sie als Verantwortlicher, Bearbeiter, Kundenverantwortlicher oder als Projektleiter mit Budgetverantwortung beteiligt sind. Über Filter eingrenzen Sie die Sicht:
Abteilung, Zeitraum (Standard: letzte 3 Monate), Status, Verantwortlicher, Bearbeiter
Kategorie, Schlagworte, Suchbegriff (über Nummer, Titel und Bemerkung)
nur gültige oder nur abgelaufene Angebote
Angebote, deren Gültigkeitsdatum in der Vergangenheit liegt, werden in der Spalte Gültig bis rot markiert – ein schneller visueller Marker für Nachfass-Bedarf.
Über die Aktions-Symbole in der Liste können Sie ein Angebot direkt kopieren (als Ausgangspunkt für ein neues Angebot) oder als Vorlage speichern (für wiederkehrende Konstellationen – siehe Artikel Angebotsvorlagen).
Sichtbarkeitslogik in Meine Angebote
Die Liste „Meine Angebote" ist keine reine Mein-Verantwortungs-Sicht, sondern eine priorisierte Gruppenzuordnung: Pro Angebot wird genau eine Gruppe ermittelt, die für die ausstehende Aktion zuständig ist – nur Mitglieder dieser Gruppe sehen das Angebot in der Liste.
ZEP geht dabei in folgender Reihenfolge vor und stoppt beim ersten Treffer:
Priorität | Gruppe | Bedingung |
1 | Bearbeiter | Angebot hat einen Bearbeiter, der das Aktions-Recht hat |
2 | Verantwortlicher | Angebot hat einen Verantwortlichen mit Aktions-Recht |
3 | Zusätzlich zugeordnete Mitarbeitende | Angebot hat namentlich berechtigte Mitarbeitende |
4 | Projektleiter mit Budgetverantwortung | Angebot hat ein Projekt mit PL, der berechtigt ist |
5 | Kundenverantwortlicher | Angebot hat einen Kunden mit KV, der berechtigt ist |
6 | Abteilungsleitende | Angebot ist einer Abteilung mit AL zugeordnet |
7 | User mit Zusatzrechten | Zusatzrecht ist gesetzt und Aktion ist berechtigt |
8 | Projektcontroller | Person hat die Rolle und Aktion ist berechtigt |
9 | Controller | Person hat die Rolle und Aktion ist berechtigt |
10 | Administratoren | Person hat die Rolle (Administratoren sind immer berechtigt) |
Folge: Selbst wenn drei Rollen am Angebot berechtigt sind, sehen es nur die Mitglieder der höchsten passenden Gruppe. So bleibt die persönliche Pipeline-Sicht überschaubar und doppelte Bearbeitung wird vermieden.