Unter Administration > Angebotsverwaltung finden Sie alle Stammdaten und Templates rund um die Angebotserstellung: Textbausteine für wiederkehrende Inhalte, Kategorien und Schlagworte für die Strukturierung, Mailvorlagen für den Versand sowie die Konfiguration der Workflow-Berechtigungen.
Artikel
Artikel sind wiederverwendbare Leistungs- und Produkt-Bausteine mit Standard-Bezeichnung, Einheit und Einzelpreis. Sie können in jeder Artikelposition eines Angebots ausgewählt werden, was die Bezeichnung, die Einheit, den Einzelpreis und die MwSt. automatisch vorbelegt.
Artikel-Stammdaten werden zentral im Modul Rechnungsstellung unter Administration > Rechnungsstellung > Artikel gepflegt. Die vollständige Dokumentation finden Sie im Artikel Stammdaten – Rechnungsstellung im Abschnitt „Artikel".
Hinweis: Ohne aktives Modul Rechnungsstellung erscheint der Artikel-Bereich stattdessen unter Administration > Angebotsverwaltung > Artikel. Funktionsumfang und Bedienung sind identisch – der Pfad weicht nur ab.
Textbausteine
Unter Administration > Angebotsverwaltung > Textbausteine hinterlegen Sie wiederverwendbare Textblöcke für Angebotspositionen, zum Beispiel Standard-Leistungsbeschreibungen oder Disclaimer. Pro Textbaustein hinterlegen Sie Kurzform, Bezeichnung und den eigentlichen Text als WYSIWYG-Block. In den Angebotspositionen wählen Sie den Textbaustein per Dropdown aus.
Die Reihenfolge der Textbausteine in der Liste lässt sich per Pfeil-Symbol anpassen.
Kategorien und Schlagworte
Über Kategorien klassifizieren Sie Angebote nach Geschäftsfeld oder Produkttyp (z. B. Beratung, Schulung, Wartung). Schlagworte sind frei vergebbare Tags, mit denen sich Angebote zusätzlich strukturieren und filtern lassen. Kategorien und Schlagworte stehen als Filter-Kriterien in der Angebote-Übersicht zur Verfügung.
Mailvorlagen
Unter Administration > Angebotsverwaltung > Mailvorlagen hinterlegen Sie die Standard-Mails rund um Angebote — pro Sprache (Deutsch, Englisch, Französisch). Jede Mailvorlage enthält Betreff und HTML-Body mit Platzhaltern wie %NUMMER%, %TITEL%, %KUNDE%, %PROJEKT%, %GUELTIG_BIS% oder %BEMERKUNG_INTERN%.
ZEP liefert sechs Standard-Mailvorlagen für Angebote aus, die Sie inhaltlich an Ihre Tonalität anpassen können:
Angebot versenden – wird beim Mailversand eines Angebots an den Kunden verwendet.
Auftragsbestätigung versenden – nur sichtbar, wenn die Einstellung „Auftragsbestätigung nach Beauftragung" aktiv ist; wird beim Status-Übergang Beauftragt → Bestätigt versendet.
Bearbeiter zugeordnet – informiert die Person, die als neuer Bearbeiter eines Angebots gesetzt wird.
Bearbeiter entfernt – informiert die Person, die als Bearbeiter eines Angebots entfernt wurde.
Bearbeiter geleert – informiert beteiligte Personen, wenn ein Angebot keinen Bearbeiter mehr hat.
Erinnerung an Nachfassen – wird vom Scheduler-Task Erinnerung an Nachfassen des Angebotes verwendet (siehe Artikel Grundeinstellungen).
Mit der Schaltfläche Testversand verschicken Sie eine Vorschau an die eigene Adresse, um Layout und Platzhalter-Auflösung zu prüfen.
Workflow-Berechtigungen
Unter Administration > Angebotsverwaltung > Berechtigungen legen Sie pro Workflow-Aktion fest, welche Rollen sie auslösen dürfen. Je Aktion wählen Sie beliebig viele Rollen aus folgenden acht Gruppen:
Administratoren – immer berechtigt (kann nicht deaktiviert werden)
Controller
Projektcontroller
Abteilungsleitende der Angebots-Abteilung (nur mit Modul Standorte und Abteilungen; immer berechtigt)
Kundenverantwortlicher des zugeordneten Kunden
Projektleiter mit Budgetverantwortung des zugeordneten Projekts
Verantwortlicher des Angebots
Bearbeiter des Angebots (außer bei der Aktion Angebot anlegen, da beim Anlegen noch kein Bearbeiter existiert)
Zusätzlich können einzelne weitere Mitarbeitende pro Aktion namentlich berechtigt werden – nützlich für Ausnahmen, die keiner Standardrolle entsprechen.
Konfigurierbare Aktionen umfassen:
Angebot anlegen – setzt den Initialstatus Neu
Angebot löschen
Angebotsvorlage anlegen, ändern oder löschen
Jeder einzelne Status-Übergang (In Bearbeitung, Fertig, In Prüfung, Geprüft, Dokument erstellt, Als Mail/Brief angeboten, Beauftragt, Bestätigt, In Projekt überführt, Abgerechnet, Abgelehnt)
Nacharbeiten – Reaktivierung eines abgeschlossenen Angebots
Damit lässt sich ein Mehraugen-Prinzip präzise umsetzen — zum Beispiel: Geprüft nur durch Controller, Beauftragt nur durch Vertriebsleitung, Abgerechnet nur durch Buchhaltung.
Folgende Standard-Belegung gilt nach Modul-Aktivierung (jede Zeile lässt sich individuell anpassen):
Aktion | Standardmäßig berechtigt (anpassbar) |
Angebot anlegen | Administratoren, Abteilungsleitende, Kundenverantwortlicher, Projektleiter mit Budgetverantwortung |
Angebot löschen | + Verantwortlicher des Angebots |
Vorlage anlegen / ändern / löschen | nur Administratoren |
Übergang → In Bearbeitung | alle 8 Rollen-Gruppen |
Übergang → Fertig / In Prüfung / Geprüft | alle 8 Rollen-Gruppen |
Übergang → Dokument erstellt | alle 8 Rollen-Gruppen |
Übergang → Als Mail / Brief angeboten | alle 8 Rollen-Gruppen |
Übergang → Beauftragt / Bestätigt | alle 8 Rollen-Gruppen |
Übergang → In Projekt überführt | alle Rollen außer Bearbeiter |
Übergang → Abgerechnet | alle 8 Rollen-Gruppen |
Übergang → Abgelehnt | alle Rollen außer Bearbeiter |
Briefpapier für Angebote
Hinweis: Briefpapier wird zentral unter Administration > Grundeinstellungen > Meine Firma > Briefpapiere hinterlegt, modul-übergreifend. Die für Angebote verfügbaren Platzhalter sowie der Upload-Workflow sind im Artikel Briefpapiere erstellen und hochladen beschrieben.
Pro Abteilung lassen sich zwei separate Briefpapier-Vorlagen für Angebote anlegen: eine Brief-Vorlage für den postalischen Versand (typischerweise mit Adressfeld nach DIN 5008 und Falzmarken) und eine Mail-Vorlage ohne Adressblock, die als PDF-Anhang einer E-Mail mitgeht. So erscheinen Angebote im Corporate-Design der Abteilung – und das passende Layout wird automatisch nach Versandweg gewählt.
