Rechnungen erstellen Administratoren und Controller (mit Modul Standorte & Abteilungen auch Abteilungsleiter) aus freigegebenen Rechnungspositionen – entweder im Menü eines Projekts unter Projekt > [Projektname] > Abrechnung > Rechnungspositionen oder im Menü eines Kunden.
Rechnung erstellen
Markieren Sie die gewünschten freigegebenen Rechnungspositionen und klicken Sie auf Abrechnen. Es öffnet sich ein zweiseitiges Popup-Fenster.
Seite 1 – Rechnungsdaten
Titel: Standardmäßig „Rechnung“. Bei negativem Gesamtbetrag wird automatisch „Gutschrift“ vorgeschlagen, bei stornierten Rechnungen „Stornorechnung“.
Rechnungsnummer: Vorbelegt gemäß den Einstellungen unter Administration > Abrechnung > Einstellungen. Über Nächste freie Re-Nr kann die Vorbelegung wiederhergestellt werden.
Rechnungsdatum: Vorbelegt gemäß der Einstellung „Rechnungsdatum intelligent vorbelegen“, kann angepasst werden.
Rechnungsempfänger: Wählen Sie einen Ansprechpartner des Kunden oder „---“ wenn kein Empfänger erscheinen soll.
Rechnungsadresse: Vorbelegt gemäß Projekteinstellungen. Kann durch Wahl einer anderen Kundenadresse oder direkte Bearbeitung angepasst werden.
Skontofrist in Tagen: Vorbelegt aus den Kundendaten, kann überschrieben werden.
Zahlungsziel in Tagen: Vorbelegt aus den Kundendaten, kann überschrieben werden.
MwSt.: Vorbelegt aus den Kundendaten, kann für diese Rechnung frei angepasst werden.
Rechnungspositionen Reihenfolge: Positionen können per Drag-and-drop in die gewünschte Reihenfolge gebracht werden.
Seite 2 – Zusatzfelder und Format
Zusatzfelder: Inhaltstexte der Kundenzusatzfelder sowie oberer und unterer Rechnungstext können hier angepasst werden.
Dateiformat: Auswahl des Rechnungsformats für diese Rechnung.
Briefpapier: Vorbelegt mit dem Briefpapier der Abteilung des Projekts der ersten Rechnungsposition.
Klicken Sie auf Fertigstellen, um die Rechnung zu erstellen. Sie werden direkt auf die Detailseite der neu erstellten Rechnung weitergeleitet.
Rechnung versenden
Rechnungen können direkt aus der Rechnungsdetailseite per E-Mail versendet werden. Voraussetzungen:
Der ZEP-Mail-Client muss unter Administration > Meine Firma > E-Mail eingerichtet sein.
Die Rechnungsadresse des Kunden muss eine E-Mail-Adresse enthalten.
Der Rechnung wird das Rechnungsdokument als Dateianhang hinzugefügt. Optionale Einstellungen beim Versand:
Lesebestätigung anfordern: Der Empfänger erhält die E-Mail mit der Bitte um Empfangsbestätigung.
PDF-Anhänge zusammenführen: Mehrere PDF-Anhänge können zu einem einzigen PDF zusammengeführt werden.
Projektdokumente hinzufügen: Dokumente aus dem Projektordner können beim Versand direkt angehängt werden.
Hinweis: ZEP zeigt bei jeder Rechnung an, wann sie zuletzt per E-Mail an den Kunden gesendet wurde.
Rechnung erneut versenden
Beim erneuten Versand einer Rechnung können Sie optional angeben, ob die Rechnungsdatei als „Kopie“ gekennzeichnet werden soll.
Hinweis: Die Kennzeichnung als Kopie ist nur für Rechnungen im Format PDF möglich.
Zahlungsdokumentation
Die Zahlungsdokumentation ist nur verfügbar, wenn unter den Grundeinstellungen die Option „Zahlungseingänge in ZEP verwalten“ aktiviert ist. Sie finden sie unter Rechnung > Zahlungsdokumentation.
Erfassen Sie jeden Zahlungseingang mit Datum, Betrag und optionaler Bemerkung. Der erste Zahlungseingang wird mit dem Rechnungsbetrag (brutto) vorbelegt. Bei Teilzahlungen wird beim zweiten Eintrag automatisch der Restbetrag vorbelegt.
Beispiel: Eine Rechnung über 100 € wurde mit Skonto bezahlt: 97 € Zahlung + 3 € Minderung. Durch das Erfassen beider Einträge werden für diese Rechnung keine offenen Posten mehr ausgewiesen.
Rechnung stornieren
Unter Rechnung > Aktionen > Stornieren können Administratoren und Controller (mit Modul Standorte & Abteilungen auch Abteilungsleiter) eine Rechnung stornieren. Beim Stornieren gilt:
Die enthaltenen Rechnungspositionen werden in den Status „freigegeben“ zurückversetzt.
Es werden Gutschriftspositionen in Höhe des Rechnungsbetrags angelegt.
Die Rechnungsnummer bleibt erhalten und kann nicht erneut vergeben werden.
Die stornierte Rechnung bleibt mit allen Rechnungspositionen im Status „storniert“ in ZEP gespeichert.
Beispiel: Eine Aufwandsrechnung mit drei Positionen wird storniert. Nach der Stornierung entfernen Sie die Freigabe der betroffenen Rechnungsposition, korrigieren die Buchung, geben die Position wieder frei und rechnen alle Positionen inkl. der Gutschriftsposition erneut ab.
Rechnung korrigieren
Unter Rechnung > Aktionen > Korrigieren können Administratoren und Controller (mit Modul Standorte & Abteilungen auch Abteilungsleiter) eine Rechnung ändern, wobei Rechnungsnummer und Rechnungsdatum unverändert bleiben. Eine Korrektur ist auch möglich, wenn bereits Zahlungseingänge dokumentiert sind.
Der Ablauf einer Korrektur:
Klicken Sie auf Korrektur starten – die Rechnung wechselt in den Status „In Korrektur“.
Bearbeiten Sie Rechnungstexte, Adresse und MwSt. über Bearbeiten.
Passen Sie Rechnungspositionen an: vorhandene Positionen hinzufügen, neue erstellen, kopieren, entfernen oder löschen.
Bei Aufwandspositionen: Setzen Sie die Rechnungsposition auf „geplant“, um die Zeitraumsperre aufzuheben.
Schließen Sie die Korrektur über Korrektur abschließen ab.
Hinweis: Der Status „In Korrektur“ kann über einen längeren Zeitraum bestehen bleiben – Sie müssen die Korrektur nicht sofort abschließen.
Rechnung löschen
Unter Rechnung > Aktionen > Löschen können Administratoren und Controller (mit Modul Standorte & Abteilungen auch Abteilungsleiter) eine Rechnung löschen, wenn sie noch nicht an den Kunden versendet wurde und keine Zahlungseingänge dokumentiert sind.
Beim Löschen gilt:
Die enthaltenen Rechnungspositionen werden in den Status „freigegeben“ zurückversetzt.
Die Rechnung und das Rechnungsdokument werden gelöscht.
Die Rechnungsnummer wird wieder freigegeben. War es die letzte Nummer im System, schlägt ZEP sie bei der nächsten Abrechnung wieder vor.
Vorsicht: Notieren Sie sich die gelöschte Rechnungsnummer, um sie bei einer neuen Rechnung wiederverwenden zu können. Sind Zahlungseingänge dokumentiert, ist das Löschen nicht möglich.
Dokumente zur Rechnung
Unter Rechnung > Dokumente können Sie beliebige Dokumente (z. B. Zeitnachweise) zu einer Rechnung hochladen. Beim Rechnungsversand können diese Dokumente als Anhang beigefügt werden.