Angebotsvorlagen sind wiederverwendbare Muster-Angebote – inklusive Positionen, Textblöcken und optionalen Anhängen. Sie sparen damit Zeit bei wiederkehrenden Konstellationen (Standard-Beratungspaket, Wartungsangebot, HOAI-Honorarberechnung) und stellen sicher, dass alle Mitarbeitenden mit identischen Bausteinen kalkulieren.
Vorlagen-Übersicht
Unter Angebote > Vorlagen sehen Sie alle bereits angelegten Vorlagen. Per Pfeil-Symbol verschieben Sie die Reihenfolge – die obersten Vorlagen erscheinen zuerst in der Auswahl beim Anlegen eines neuen Angebots. Eine nicht mehr benötigte Vorlage entfernen Sie in der Detailansicht über den Aktionen-Menüpunkt Angebot löschen, sofern Sie die Berechtigung zum Löschen besitzen.
Neue Vorlage anlegen
Klicken Sie auf Neue Angebotsvorlage anlegen. Der Dialog hat dieselbe Struktur wie das normale Angebots-Formular, allerdings fehlen alle Felder, die für eine Vorlage nicht sinnvoll sind. Erfassen Sie:
Kurzform: kompakte Bezeichnung für die Auswahl-Liste (z. B. „Beratung Standard"). ZEP belegt das Feld mit der nächsten freien Nummer vor (Quicklink Nächste freie Nr.), die Sie mit einem sprechenden Namen überschreiben können
Titel: Titel, den neue Angebote aus dieser Vorlage erhalten
Angebotsgültigkeit: Gültigkeitszeitraum für Angebote aus dieser Vorlage
Währung: Standardwährung der Vorlage
Kategorien und Schlagworte: für die Filterbarkeit in der Vorlagen-Übersicht
Bemerkung: interner Hinweis für andere Mitarbeitende (z. B. „Nur für DACH-Region")
Sprache im Reiter Format: Deutsch, Englisch, Französisch und weitere Sprachen, passend zur Empfänger-Zielgruppe
Im zweiten Schritt fügen Sie die Positionen und die Textblöcke hinzu – genauso wie bei einem regulären Angebot.
AGB und Anhänge verknüpfen
Im Reiter Dokumente der Vorlage laden Sie Dateien hoch. ZEP übernimmt sie in jedes Angebot, das Sie aus der Vorlage anlegen, und hängt sie beim Versand des Angebots und der Auftragsbestätigung per E-Mail automatisch an. Typische Anhänge sind:
Allgemeine Geschäftsbedingungen (AGB) als PDF
Datenschutzhinweis oder Auftragsverarbeitungsvertrag
Technische Datenblätter, Referenzlisten, Zertifikate
Auftragsbestätigungs-Vorlage als ODT für späteren Versand
Hinweis: Vorlagen-Anhänge gelten für alle Angebote, die aus dieser Vorlage erstellt werden. Wer einen Anhang nur für ein einzelnes Angebot ergänzen möchte, lädt diesen direkt im Versanddialog hoch (siehe Artikel Angebote erstellen und versenden).
Angebot aus Vorlage anlegen
Beim Anlegen eines neuen Angebots (über Angebote > Meine Angebote > Neues Angebot) wählen Sie im ersten Dialog eine Vorlage im Feld Angebotsvorlage. ZEP übernimmt dann alle Inhalte der Vorlage:
Titel, Sprache, Währung
Alle Positionen inklusive Reihenfolge und Gruppierungen
Alle Textblöcke (Ober- und Untertexte)
Die Bemerkung als interne Notiz
Kategorien, Schlagworte und die Dateien aus dem Reiter Dokumente
Kundenspezifische Daten erfassen Sie pro Angebot neu:
Kunde, Ansprechpartner, Abteilung
Projekt, Ticket
Verantwortlicher, Bearbeiter
Angebotsnummer (wird neu generiert)
Gültig bis (wird neu auf Basis der Standardgültigkeit berechnet)
Angebot als Vorlage speichern
Ein gut ausgearbeitetes Angebot lässt sich direkt in eine wiederverwendbare Vorlage umwandeln. In der Liste Meine Angebote oder Alle Angebote finden Sie am Ende jeder Zeile das Symbol Als Vorlage speichern. Damit erzeugen Sie eine neue Vorlage mit allen Positionen, Textblöcken und Anhängen des Quell-Angebots. Die Kunden-spezifischen Felder werden dabei automatisch entfernt.
Tipp: Pflegen Sie 3–5 ausgereifte Vorlagen für Ihre häufigsten Angebotskonstellationen. Das spart pro Angebot 10–20 Minuten und reduziert Fehler durch Copy-and-paste aus alten Angeboten.