Mit der Beauftragung eines Angebots ist der Vertrags-Teil abgeschlossen, die operative Umsetzung beginnt. ZEP übergibt das Angebot mit zwei Status-Übergängen automatisch an die nachgelagerten Module Projektplanung und Rechnungsstellung, sofern diese aktiviert sind.
Status „Beauftragt" und „Bestätigt"
Sobald der Kunde das Angebot annimmt, wird es manuell auf den Status Beauftragt gesetzt. Optional folgt der Status Bestätigt mit Versand einer automatischen Auftragsbestätigung, die zugehörige Mailvorlage hinterlegen Sie unter Administration > Angebote > Mailvorlagen.
Beide Status sind reine Workflow-Marker, operativ passiert nichts Automatisches. Erst der nächste Status-Übergang aktiviert die Folge-Workflows.
Beim Wechsel in den Status Beauftragt erfassen Sie im Übergangs-Dialog das Auftragsdatum und optional eine interne Bemerkung. Zusätzlich lässt sich hier der nächste Bearbeiter zuweisen, der das Angebot im weiteren Verlauf betreut.
Status „In Projekt überführt"
Mit der Aktion In Projekt überführen überführen Sie das Angebot in ein Projekt. Im Dialog wählen Sie zwischen zwei Wegen: Neues Projekt anlegen, wobei ZEP automatisch ein Projekt aus dem Angebot erzeugt, oder In bestehendes Projekt integrieren, um die Angebotspositionen einem bereits vorhandenen Projekt hinzuzufügen. Die Angebotspositionen werden dabei als Aufwand übernommen:
Positions-Bezeichnungen werden zu Vorgangs-Namen im neuen Projekt
Plan-Tage der Angebotspositionen werden über den in den Grundeinstellungen der Angebotsverwaltung hinterlegten Faktor (z. B. 8) in Plan-Stunden des Projekts umgerechnet
Kunden- und Verantwortlichkeits-Zuordnungen werden ans Projekt übernommen
Im Dialog ist die Option Rechnungspositionen erzeugen standardmäßig aktiviert. Damit entstehen aus den Angebotspositionen direkt Rechnungspositionen, sodass sich das Projekt anschließend ohne weitere Erfassung abrechnen lässt.
Hinweis: Die Übernahme als Plan-Stunden setzt das Modul Projektplanung voraus. Ohne dieses Modul wird das Projekt angelegt, jedoch ohne Plan-Stunden-Eintrag.
Beispiel: Ein Angebot mit drei Positionen, „Konzept" 5 Tage, „Umsetzung" 12 Tage, „Test" 3 Tage, erzeugt bei Faktor 8 ein neues Projekt mit drei Vorgängen und je 40, 96 und 24 Plan-Stunden.
Status „Abgerechnet"
Hinweis: Der Status Abgerechnet setzt das Modul Rechnungsstellung voraus.
Wird das Angebot über eine Rechnung im Modul Rechnungsstellung abgerechnet, setzt ZEP den Angebots-Status automatisch auf Abgerechnet. Die Angebotspositionen werden dabei als Vorschlag für die Rechnungspositionen herangezogen, lassen sich aber pro Rechnung anpassen, kürzen oder erweitern.
Wie Rechnungen aus Projektzeiten oder direkt aus Angeboten erstellt werden, beschreibt der Artikel Funktionsumfang – Rechnungsstellung.
Status „Abgelehnt" und Reaktivierung
Lehnt der Kunde das Angebot ab, wird es manuell auf den Status Abgelehnt gesetzt. Die Angebotsdaten bleiben für Auswertungen und spätere Reaktivierungen erhalten, ein abgelehntes Angebot lässt sich später wieder in den Status In Bearbeitung versetzen und überarbeiten.
Aktionen je Status
In jedem Status sind nur bestimmte Aktionen verfügbar – ZEP blendet die anderen automatisch aus. Die folgende Tabelle gibt einen Überblick über die wichtigsten Aktionen pro Status:
Aktueller Status | Verfügbare Aktionen |
Neu | Bearbeiten · Löschen · In Bearbeitung · Ablehnen |
In Bearbeitung | Bearbeiten · Fertig · Ablehnen |
Fertig | Bearbeiten · In Prüfung (bei Prüfpflicht) · Dokument erstellen · Ablehnen |
In Prüfung | Geprüft · Zurück zu In Bearbeitung · Ablehnen |
Geprüft | Dokument erstellen · Ablehnen |
Dokument erstellt | Als Mail oder Brief versenden · Neue Version anlegen · Ablehnen |
Als Mail/Brief angeboten | Beauftragen · Ablehnen · PDF-Dokument zum Ausdrucken erstellen |
Beauftragt | Bestätigen (bei aktiver Auftragsbestätigung) · In Projekt überführen · Abrechnen · Ablehnen |
Bestätigt | In Projekt überführen · Abrechnen |
In Projekt überführt | Abrechnen |
Abgerechnet | Nacharbeiten (nur Administrator) |
Abgelehnt | Reaktivieren (zurück zu In Bearbeitung) |
Nacharbeiten und Reaktivieren
Auch nach Abschluss eines Angebots sind nachträgliche Änderungen möglich. ZEP kennt zwei dafür gedachte Aktionen:
Nacharbeiten: Administratoren können aus dem Status Abgerechnet oder jedem End-Status zurück in den Status In Bearbeitung springen. Das Angebot ist dann wieder vollständig editierbar – Positionen, Texte und Kalkulation können angepasst werden.
Reaktivieren aus „Abgelehnt": Ein abgelehntes Angebot kann jederzeit reaktiviert werden, zum Beispiel wenn der Kunde sich umentscheidet. Es springt zurück in In Bearbeitung und durchläuft den Workflow erneut.
Hinweis: Bei einer Reaktivierung wird die Angebotsnummer beibehalten. Wenn sich am Inhalt etwas ändert, lohnt es sich, vorher die Option Versionsnummer in der Angebotsnummer in den Grundeinstellungen zu aktivieren, damit die neue Version vom alten Stand unterscheidbar ist.
