Mit der Beauftragung eines Angebots ist der Vertrags-Teil abgeschlossen, die operative Umsetzung beginnt. Mit der Aktion In Projekt überführen legen Sie aus dem Angebot ein Projekt an oder ergänzen ein bestehendes. Mit der Aktion abrechnen setzen Sie das Angebot nach der Fakturierung auf Abgerechnet.
Status „Beauftragt" und „Bestätigt"
Sobald der Kunde das Angebot annimmt, wird es manuell auf den Status Beauftragt gesetzt. Optional folgt der Status Bestätigt mit Versand einer automatischen Auftragsbestätigung, die zugehörige Mailvorlage hinterlegen Sie unter Administration > Angebote > Mailvorlagen.
Beauftragt dokumentiert die Annahme durch den Kunden. Die Folgeschritte lösen Sie jeweils selbst über die nächste Aktion aus.
Beim Wechsel in den Status Beauftragt erfassen Sie im Übergangs-Dialog das Auftragsdatum und optional eine interne Bemerkung.
Status „In Projekt überführt"
Mit der Aktion In Projekt überführen überführen Sie das Angebot in ein Projekt. Im Dialog wählen Sie zwischen zwei Wegen: Neues Projekt anlegen, wobei ZEP automatisch ein Projekt aus dem Angebot erzeugt, oder In bestehendes Projekt integrieren, um die Angebotspositionen einem bereits vorhandenen Projekt hinzuzufügen. Für ein neues Projekt erfassen Sie Kurzform, Bezeichnung und Projektlaufzeit. Beim Integrieren wählen Sie das Projekt und bei Bedarf eine Vom Projekt abweichende Vorgangslaufzeit. Rechnet das Projekt Vorgänge noch nicht einzeln ab, aktivieren Sie zusätzlich die Option Einstellung 'Vorgänge einzeln abrechnen' für das Projekt setzen. Die Angebotspositionen werden dabei als Aufwand übernommen:
Positions-Bezeichnungen werden zu Vorgangs-Namen im neuen Projekt
Plan-Tage der Angebotspositionen werden über den in den Grundeinstellungen der Angebotsverwaltung hinterlegten Faktor (z. B. 8) in Plan-Stunden des Projekts umgerechnet
Kunde und Abteilung des Angebots werden ans Projekt übernommen
Im Dialog ist die Option Rechnungspositionen erzeugen standardmäßig aktiviert. Damit entstehen aus den Angebotspositionen direkt Rechnungspositionen, sodass sich das Projekt anschließend ohne weitere Erfassung abrechnen lässt.
Beispiel: Ein Angebot mit drei Positionen, „Konzept" 5 Tage, „Umsetzung" 12 Tage, „Test" 3 Tage, erzeugt bei Faktor 8 ein neues Projekt mit drei Vorgängen und je 40, 96 und 24 Plan-Stunden.
Status „Abgerechnet"
Ist das Angebot über die Rechnungsstellung fakturiert, setzen Sie es über die Aktion abrechnen auf Abgerechnet. Die Aktion steht in den Status Beauftragt, Bestätigt und In Projekt überführt zur Verfügung.
Wie Rechnungen aus Projektzeiten oder direkt aus Angeboten erstellt werden, beschreibt der Artikel Funktionsumfang – Rechnungsstellung.
Status „Abgelehnt" und Reaktivierung
Lehnt der Kunde das Angebot ab, wird es manuell auf den Status Abgelehnt gesetzt. Die Angebotsdaten bleiben für Auswertungen und spätere Reaktivierungen erhalten, Administratoren setzen ein abgelehntes Angebot über die Aktion nacharbeiten wieder in den Status In Bearbeitung, danach lässt es sich überarbeiten.
Aktionen je Status
In jedem Status sind nur bestimmte Aktionen verfügbar – ZEP blendet die anderen automatisch aus. Die folgende Tabelle gibt einen Überblick über die wichtigsten Aktionen pro Status:
Aktueller Status | Verfügbare Aktionen |
Neu | bearbeiten · abgelehnt |
In Bearbeitung | fertig · abgelehnt |
Fertig | prüfen (bei Prüfpflicht) · Angebotsdokument erstellen (ohne Prüfpflicht) · nacharbeiten · abgelehnt |
In Prüfung | geprüft · nacharbeiten · abgelehnt |
Geprüft | Angebotsdokument erstellen · nacharbeiten · abgelehnt |
Dokument erstellt | als Mail versenden · als Brief versenden · beauftragt · nacharbeiten · abgelehnt |
Als Mail/Brief angeboten | (erneut) als Mail versenden · (erneut) als Brief versenden · beauftragt · nacharbeiten · abgelehnt |
Beauftragt | Auftragsbestätigung als Mail versenden (bei aktiver Auftragsbestätigung) · In Projekt überführen · abrechnen · nacharbeiten (nur Administratoren) |
Bestätigt | Auftragsbestätigung erneut als Mail versenden · In Projekt überführen · abrechnen · nacharbeiten |
In Projekt überführt | Erneut in Projekt überführen · Auftragsbestätigung als Mail versenden (bei aktiver Auftragsbestätigung) · abrechnen · nacharbeiten (nur Administratoren) |
Abgerechnet | nacharbeiten (nur Administratoren) |
Abgelehnt | nacharbeiten (nur Administratoren) |
Nacharbeiten und Reaktivieren
Auch nach Abschluss eines Angebots sind nachträgliche Änderungen möglich. Dafür nutzen Sie die Aktion nacharbeiten:
Nacharbeiten: Das Angebot springt zurück in den Status In Bearbeitung und ist wieder vollständig editierbar, also Positionen, Texte und Kalkulation. Aus Beauftragt, In Projekt überführt, Abgerechnet und Abgelehnt dürfen das nur Administratoren. In den übrigen Status dürfen es alle, die in den Workflow-Berechtigungen dafür eingetragen sind.
Abgelehntes Angebot wieder aufnehmen: Entscheidet sich der Kunde um, setzen Administratoren das abgelehnte Angebot über nacharbeiten zurück in In Bearbeitung. Es durchläuft den Workflow dann erneut.
Hinweis: Beim Nacharbeiten wird die Angebotsnummer beibehalten. Wenn sich am Inhalt etwas ändert, lohnt es sich, vorher die Option Angebotsnummer mit Versionsnummer in den Grundeinstellungen zu aktivieren, damit die neue Version vom alten Stand unterscheidbar ist.
