Angebotsvorlagen sind wiederverwendbare Muster-Angebote – inklusive Positionen, Textblöcken und optionalen Anhängen. Sie sparen damit Zeit bei wiederkehrenden Konstellationen (Standard-Beratungspaket, Wartungsangebot, HOAI-Honorarberechnung) und stellen sicher, dass alle Mitarbeitenden mit identischen Bausteinen kalkulieren.
Vorlagen-Übersicht
Unter Angebote > Vorlagen sehen Sie alle bereits angelegten Vorlagen. Per Pfeil-Symbol verschieben Sie die Reihenfolge – die obersten Vorlagen erscheinen zuerst in der Auswahl beim Anlegen eines neuen Angebots.
Neue Vorlage anlegen
Klicken Sie auf Neue Vorlage. Der Dialog hat dieselbe Struktur wie das normale Angebots-Formular, allerdings fehlen alle Felder, die für eine Vorlage nicht sinnvoll sind. Erfassen Sie:
Sprache: Deutsch, Englisch oder Französisch – passend zur Empfänger-Zielgruppe
Kurzform: kompakte Bezeichnung für die Auswahl-Liste (z. B. „Beratung Standard")
Bezeichnung: vollständiger Vorlagenname für interne Übersicht
Währung: Standardwährung der Vorlage
Kategorie und Schlagworte: für die Filterbarkeit in der Vorlagen-Übersicht
Bemerkung: interner Hinweis für andere Mitarbeitende (z. B. „Nur für DACH-Region")
Im zweiten Schritt fügen Sie die Positionen und die Textblöcke hinzu – genauso wie bei einem regulären Angebot.
AGB und Anhänge verknüpfen
Beim Anlegen oder Bearbeiten einer Vorlage können Sie über Dokumente hinterlegen Dateien hochladen, die später beim Mailversand automatisch als Anhänge mitgehen. Typische Anhänge sind:
Allgemeine Geschäftsbedingungen (AGB) als PDF
Datenschutzhinweis oder Auftragsverarbeitungsvertrag
Technische Datenblätter, Referenzlisten, Zertifikate
Auftragsbestätigungs-Vorlage als ODT für späteren Versand
Hinweis: Vorlagen-Anhänge gelten für alle Angebote, die aus dieser Vorlage erstellt werden. Wer einen Anhang nur für ein einzelnes Angebot ergänzen möchte, lädt diesen direkt im Versanddialog hoch (siehe Artikel Angebote erstellen und versenden).
Angebot aus Vorlage anlegen
Beim Anlegen eines neuen Angebots (über Angebote > Meine Angebote > Neues Angebot) wählen Sie im ersten Dialog eine Vorlage aus der SelectBox Vorlage. ZEP übernimmt dann alle Inhalte der Vorlage:
Titel, Sprache, Währung
Alle Positionen inklusive Reihenfolge und Gruppierungen
Alle Textblöcke (Ober- und Untertexte)
Die Bemerkung als interne Notiz
Falls hinterlegt: der Umsetzungs-Zeitraum als Platzhalter
NICHT übernommen werden Kunden-spezifische Daten – diese erfassen Sie pro Angebot neu:
Kunde, Ansprechpartner, Abteilung
Projekt, Ticket
Verantwortlicher, Bearbeiter
Angebotsnummer (wird neu generiert)
Gültig bis (wird neu auf Basis der Standardgültigkeit berechnet)
Schlagworte
Angebot als Vorlage speichern
Ein gut ausgearbeitetes Angebot lässt sich direkt in eine wiederverwendbare Vorlage umwandeln. In der Liste Meine Angebote oder Alle Angebote finden Sie am Ende jeder Zeile das Symbol Als Vorlage speichern. Damit erzeugen Sie eine neue Vorlage mit allen Positionen, Textblöcken und Anhängen des Quell-Angebots. Die Kunden-spezifischen Felder werden dabei automatisch entfernt.
Tipp: Pflegen Sie 3–5 ausgereifte Vorlagen für Ihre häufigsten Angebotskonstellationen. Das spart pro Angebot 10–20 Minuten und reduziert Fehler durch Copy-and-paste aus alten Angeboten.