Das Modul Projektplanung ermöglicht das Hinterlegen von Plan-Stunden auf Projekt-, Vorgangs- und Ticket-Ebene und vergleicht diese mit den tatsächlich erfassten Stunden. Ergänzend lässt sich die Zeiterfassung so konfigurieren, dass Buchungen über die Plan-Stunden hinaus eine Warnung auslösen oder ganz verhindert werden.
Produktlinienverfügbarkeit
Hinweis: Die Projektplanung ist in ZEP Compact und ZEP Professional verfügbar.
In ZEP Compact wird sie als Zusatzmodul über das ZEP Self-Service-Tool unter Administration > Account hinzugebucht. In ZEP Professional ist sie automatisch enthalten. ZEP Clock unterstützt die Projektplanung nicht.
Berechtigungen
Die Arbeit mit dem Modul ist nach Rollen aufgeteilt:
Administratoren: Aktivieren das Modul und konfigurieren globale Plan-Einstellungen (Plan-Stunden-Anzeige, Standardwerte, Soll/Ist-Vergleich).
Projektleitende mit Budgetverantwortung: Hinterlegen Plan-Stunden pro Projekt, Vorgang und Mitarbeitendem, prüfen Soll-/Ist-Vergleiche und passen die Planung im Projektverlauf an.
Controller: Sehen Plan-/Ist-Auswertungen über alle Projekte hinweg, in ZEP Professional inklusive Kosten- und Ertragsbezug.
Mitarbeitende: Sehen ihre geplanten Stunden pro Projekt direkt in der Zeiterfassung und im persönlichen Dashboard. Als Projektmitarbeitende können sie zusätzlich — sofern in den Grundeinstellungen freigegeben — den gesamten Projektplan inklusive Plan-Stunden und Planbeträgen einsehen.
Zusätzliche Menüpunkte
Durch das Modul stehen folgende zusätzliche Felder, Reiter und Auswertungen zur Verfügung:
Projekt > Daten
Im Projekt erscheint im Reiter Daten der Block Plan mit dem Feld Plan Stunden für das gesamte Projekt sowie der Anzeige der bisher erfassten Ist-Stunden. Optional lassen sich Überbuchen-Verhinderung und ein Tages-Stundenlimit aktivieren.
Projekt > Vorgang
Pro Vorgang innerhalb eines Projekts können separate Plan-Stunden hinterlegt werden. Die Summe der Vorgangs-Plan-Stunden kann mit den Projekt-Plan-Stunden gegengelesen werden, ist aber unabhängig konfigurierbar.
Tickets und Teilaufgaben
Bei aktivem Ticketmodul können auch pro Ticket und Teilaufgabe Plan-Stunden eingetragen werden. Die Ticket-Planstunden dienen als feingranulare Ergänzung der Vorgangs- oder Projekt-Planung.
Administration > Projekte > Einstellungen
Unter Administration > Projekte > Einstellungen kommen mit aktivem Modul zusätzliche Felder hinzu: drei prozentuale Warnschwellen für die Eskalations-Mail an Projektleitende, die Anzeige von Plan- und Ist-Stunden bei der Zeiterfassung sowie die Sichtbarkeit der Plan-Stunden für Projektmitarbeitende.
Zusätzliche Auswertungen
Unter Auswertungen > Projekte > Projektstand ergänzt das Modul zwei Berichte:
Projektstand Plan: Plan-/Ist-Vergleich pro Projekt, gegliedert nach Abteilung, Mitarbeitenden, Tätigkeit oder Vorgang
Gesamtstatus Plan: Summenvergleich Plan/Ist über mehrere Projekte hinweg
Beide Auswertungen sind Administratoren, Controllern und Projektleitenden mit Budgetverantwortung vorbehalten. Projektstand Plan ist zusätzlich direkt aus der Projekt-Detailseite erreichbar; Gesamtstatus Plan steht auch auf der Kunden-Detailseite zur Verfügung, dort jedoch nur in ZEP Professional.
Abgrenzung zu anderen Modulen
Hinweis: Mit dem Modul Ressourcenplanung lässt sich der konkrete Personeneinsatz pro Mitarbeitendem und Zeitraum über Arbeitspakete und Einsatzpläne planen — als Erweiterung der Plan-Stunden auf Projekt- und Vorgangsebene. Mit dem Modul Rechnungsstellung kann die Plan-Warnung über die Einstellung Nur fakturierbare Buchungen auf abrechenbare Anteile beschränkt werden. Mit dem Modul Angebotserstellung lassen sich Plan-Stunden direkt aus einem angenommenen Angebot in das Projekt übernehmen.