Unter Administration > Reisen finden Sie die zentralen Grundeinstellungen der Reisekostenabrechnung, gegliedert in Verpflegungsmehraufwendungen (Berechnungslogik der Tages-VMA), Kostenabrechnung (Ausgabeformat und Detailtiefe) sowie die Stammdaten Fahrzeuge und Orte.
Verpflegungsmehraufwendungen
Hier konfigurieren Sie, wie ZEP die Tagespauschalen für Verpflegungsmehraufwendungen berechnet. Die Einstellungen wirken unternehmensweit für alle Mitarbeitenden.
Berechnungsverfahren
Das Berechnungsverfahren bestimmt, nach welcher Methode die Tages-VMA ermittelt wird, etwa nach deutschen oder österreichischen Steuerregeln, Kalendertag- oder 24-Stundenregel, oder ohne automatische Tages-VMA. Die getroffene Wahl steuert, welche weiteren Felder im Formular sichtbar werden.
Fristprüfung für steuerfreien Ersatz
Ist das deutsche Verfahren aktiv, lassen sich zwei Fristprüfungsoptionen aktivieren: die Drei-Monatsfrist bei längerer Tätigkeit am selben Projekt oder am selben Kunden. Bei Überschreiten der Frist wechselt ZEP automatisch auf steuerpflichtigen Ersatz.
Übernachtungszeit erkennen
Ist diese Option aktiv, erkennt ZEP eine Übernachtung anhand der Reisezeit über den Abend und Morgen hinweg. Drei Detailwerte steuern die Erkennung:
Mindestens: Stunden, die mindestens zwischen Reiseende und nächstem Reiseanfang liegen müssen
Beginn am Abend: ab wann ZEP eine Übernachtung als möglich betrachtet
Ende am Morgen: bis wann die Übernachtungserkennung wirkt
Anteilige Verteilung der Tages-VMA
Wenn ein Mitarbeiter einen Tag auf verschiedene Projekte gebucht hat, regelt diese Einstellung, wie die berechnete Tages-VMA auf die Projekte verteilt wird:
Anteilig auf alle Projekte: die Tages-VMA wird gleichmäßig auf alle gebuchten Projekte des Tages aufgeteilt
Nur bei gleichem Kunden: die anteilige Verteilung greift nur, wenn alle gebuchten Projekte zum selben Kunden gehören
Buchung als Pause werten: bestimmt, ob die VMA-Berechnung Buchungspausen wie tatsächliche Pausen behandelt (Auswirkung auf die Stundenermittlung für die Tages-VMA)
Alle Start-/Zielorte anzeigen
Steuert, ob in den Reiseerfassungsmasken sämtliche Start- und Zielorte aus den Ortlisten zur Auswahl stehen oder nur eine reduzierte Liste typischer Orte. Bei sehr großen Ortlisten verbessert die reduzierte Liste die Übersichtlichkeit.
Ortanzeige in Auswertungen
Legt fest, wie Orte in Kostenabrechnung, Projektzeitnachweis und Projektumsatz dargestellt werden, wahlweise als Kurzform mit Legende am Berichtsende oder direkt als ausgeschriebene Bezeichnung.
Kostenabrechnung
Hier konfigurieren Sie das Ausgabeformat der gedruckten Kostenabrechnung, die Mitarbeitenden zur Freigabe und Auszahlung erhalten.
Detailtiefe je Auswertungstabelle
Für die drei Auswertungstabellen Verpflegungsmehraufwendungen, Kilometergeld und Belege steuern Sie jeweils, welche Bezugsgrößen in den Spalten erscheinen:
Projekt anzeigen: die Tabelle wird je Projekt gruppiert (für alle drei Bereiche verfügbar)
Projekt und Vorgang anzeigen: zusätzlich nach Vorgang innerhalb des Projekts gruppieren (nur Kilometergeld und Belege)
Dateiformat
Die geprüfte Kostenabrechnung wird in einem der unterstützten Formate ausgegeben. PDF eignet sich für die Archivierung und Weitergabe an die Buchhaltung, HTML für die schnelle Anzeige im Browser.
Geprüfte Kostenabrechnung im Querformat
Mit der Checkbox Geprüfte Kostenabrechnung im Querformat wird die PDF-Ausgabe auf Querformat (Landscape) umgestellt. Empfehlenswert bei detaillierten Reisen mit vielen Belegen und Spalten, die im Hochformat zu schmal werden.