Unter Administration > Reisen finden Sie die zentralen Grundeinstellungen der Reisekostenabrechnung, gegliedert in Verpflegungsmehraufwendungen (Berechnungslogik der Tages-VMA), Kostenabrechnung (Ausgabeformat und Detailtiefe) sowie die Stammdaten Fahrzeuge und Orte.

Hier konfigurieren Sie, wie ZEP die Tagespauschalen für Verpflegungsmehraufwendungen (VMA, umgangssprachlich auch Verpflegungspauschale, Tagegeld oder Spesen) berechnet. Die Einstellungen wirken unternehmensweit für alle Mitarbeitenden.

Wie Sie Reisen und Reisezeiten erfassen, beschreibt der Artikel Reisezeiten und Reisekosten erfassen.

Das Berechnungsverfahren bestimmt, nach welcher Methode die Tages-VMA ermittelt wird, etwa nach deutschen oder österreichischen Steuerregeln, Kalendertag- oder 24-Stundenregel, oder ohne automatische Tages-VMA. Die getroffene Wahl steuert, welche weiteren Felder im Formular sichtbar werden.

Beim Verfahren „Deutschland" gilt die gesetzliche Pauschalregelung: Bei einer Abwesenheit von mehr als 8 Stunden setzt ZEP die kleinere Tagespauschale an, ab einer Abwesenheit von mindestens 24 Stunden die volle Tagespauschale.

Haben Mitarbeitende an einem Reisetag ein Frühstück, Mittag- oder Abendessen gestellt bekommen, zieht ZEP dafür jeweils einen festgelegten Prozentsatz von der Tagespauschale ab. Welche Mahlzeiten gestellt wurden, geben Mitarbeitende direkt in der Projektzeiterfassung für den jeweiligen Reisetag an.

Ist das deutsche Verfahren aktiv, lassen sich zwei Fristprüfungsoptionen aktivieren: die Drei-Monatsfrist bei längerer Tätigkeit am selben Projekt oder am selben Kunden. Bei Überschreiten der Frist wechselt ZEP automatisch auf steuerpflichtigen Ersatz.

ZEP ermittelt dabei, seit wann Sie an mehr als zwei Tagen pro Woche auf denselben Arbeitsort und dasselbe Projekt beziehungsweise denselben Kunden gebucht haben. Eine Unterbrechung von mehr als vier Wochen setzt diese Frist zurück. Wird die Drei-Monatsfrist voraussichtlich überschritten, gibt ZEP einen entsprechenden Hinweis in der Kostenabrechnung des Mitarbeiters aus.

Ist diese Option aktiv, erkennt ZEP eine Übernachtung anhand der Reisezeit über den Abend und Morgen hinweg. Drei Detailwerte steuern die Erkennung:

Deaktivieren Sie „Übernachtungszeit erkennen", berücksichtigt ZEP bei der Berechnung der Verpflegungsmehraufwendungen grundsätzlich keine Übernachtung. Das betrifft vor allem An- und Abreisetage, an denen die Mindestabwesenheitszeit unterschritten wird: Für diese Tage berechnet ZEP dann nie einen Verpflegungsmehraufwand.

Tragen Sie bei „Mindestens" den Wert „0" ein, erkennt ZEP dagegen immer eine Übernachtung, sobald eine Reise vorliegt – auch ohne Pause zwischen den Zeitbuchungen. In diesem Fall berechnet ZEP für An- und Abreisetage mit Unterschreitung der Mindestabwesenheitszeit immer einen Verpflegungsmehraufwand.

Wenn ein Mitarbeiter einen Tag auf verschiedene Projekte gebucht hat, regelt diese Einstellung, wie die berechnete Tages-VMA auf die Projekte verteilt wird:

Der Berechnung liegt eine zweistufige Logik zugrunde: Zunächst ermittelt ZEP die für den Tag geltende VMA-Pauschale aus Sicht des Mitarbeitenden, also auf Basis sämtlicher Zeitbuchungen dieses Tages über alle Projekte hinweg. Die Höhe richtet sich nach den in den Stammdaten der Orte hinterlegten Sätzen je Abwesenheitsdauer. Erst im zweiten Schritt verteilt ZEP diese Tagespauschale auf die an diesem Tag beteiligten Projekte.

Für die interne Kostenabrechnung gilt dabei stets die anteilige Verteilung auf alle beteiligten Projekte, unabhängig von der hier gewählten Einstellung. Nur bei der Option "Anteilig auf alle Projekte" entspricht die extern verrechnete VMA in Summe genau diesem internen Betrag. Bei der Option "Nur bei gleichem Kunden" kann die extern verrechnete VMA je nach beteiligten Projekten und Kunden davon abweichen.

Diese Einstellung ist nur verfügbar, wenn Sie bei der anteiligen Verteilung zuvor „VMA der Projekte verschiedener Kunden getrennt betrachten" gewählt haben. Sie legt fest, wie Buchungen auf Projekte anderer Kunden die Abwesenheitszeit eines Projekts beeinflussen:

Beachten Sie: Die an einen Mitarbeitenden ausgezahlte Tages-VMA entspricht nicht der Summe aller Projektabrechnungen. Projekte unterschiedlicher Kunden können dieselbe Tages-VMA jeweils einzeln in Rechnung gestellt bekommen, ohne dass sich Buchungen auf andere Projekte gegenseitig beeinflussen.

Steuert, ob in den Reiseerfassungsmasken sämtliche Start- und Zielorte aus den Ortlisten zur Auswahl stehen oder nur eine reduzierte Liste typischer Orte. Bei sehr großen Ortlisten verbessert die reduzierte Liste die Übersichtlichkeit.

Die Einstellung wirkt sich außerdem auf die Kostenabrechnung des Mitarbeiters aus:

Bei mehreren Buchungen am selben Tag kann die zusammengefasste Darstellung übersichtlicher sein, während die Einzeldarstellung jede Teilstrecke einer Reise nachvollziehbar macht.

Legt fest, wie Orte in Kostenabrechnung, Projektzeitnachweis und Projektumsatz dargestellt werden, wahlweise als Kurzform mit Legende am Berichtsende oder direkt als ausgeschriebene Bezeichnung.

Hier konfigurieren Sie das Ausgabeformat der gedruckten Kostenabrechnung, die Mitarbeitenden zur Freigabe und Auszahlung erhalten.

Für die drei Auswertungstabellen Verpflegungsmehraufwendungen, Kilometergeld und Belege steuern Sie jeweils, welche Bezugsgrößen in den Spalten erscheinen:

Die geprüfte Kostenabrechnung wird in einem der unterstützten Formate ausgegeben. PDF eignet sich für die Archivierung und Weitergabe an die Buchhaltung, HTML für die schnelle Anzeige im Browser.

Mit der Checkbox Geprüfte Kostenabrechnung im Querformat wird die PDF-Ausgabe auf Querformat (Landscape) umgestellt. Empfehlenswert bei detaillierten Reisen mit vielen Belegen und Spalten, die im Hochformat zu schmal werden.