Abteilungsleitende, Controller und Administratoren sehen nicht nur ihre eigenen Reisen, sondern auch die Reisen der ihnen zugeordneten Mitarbeitenden. Sie können diese prüfen, bei Bedarf Pauschalen oder Belege korrigieren und vor der Kostenabrechnung freigeben.
Reisen anderer Mitarbeitender einsehen
Die Übersicht aller Reisen anderer Mitarbeitender erreichen Sie über Mitarbeiter > [Mitarbeitername] > Reisen und Kosten > Reisen. Über die Mitarbeiter-Auswahl im Hauptmenü Mitarbeiter wechseln Sie zwischen den von Ihnen betreuten Personen. Welche Mitarbeitenden Sie auswerten können, hängt von Ihrer Rolle ab (siehe Mitarbeitereinstellungen).
Verfügbare Filter
Über die Filter-Leiste oberhalb der Tabelle grenzen Sie das Suchergebnis ein:
Mitarbeitende: Einzelauswahl oder Mehrfachauswahl, optional über Abteilungsfilter
Abteilung: alle Mitarbeitenden einer Abteilung (in ZEP Compact und ZEP Professional)
Zeitraum: Reisedatum von/bis
Ort: nur Reisen zu bestimmten Zielorten
Währung: wenn mit mehreren Währungen gearbeitet wird
Beispiel: Als Abteilungsleiter Beratung möchten Sie alle Reisen Ihrer Berater:innen im 2. Quartal sehen. Sie wählen die Abteilung Beratung und den Zeitraum 01.04.–30.06. – die Tabelle zeigt alle Reisen mit Mitarbeitendem, Datum, Strecke und berechneter Tagespauschale.
Anzeige in der Tabelle
Die Tabelle zeigt pro Reise: Mitarbeitende:r, Datum/Zeitraum, Projekt, Reiserichtung, Start- und Zielort, gefahrene Kilometer, berechnete VMA-Pauschale (steuerfrei + steuerpflichtig) und ggf. Anreisepauschale. Über die Spalten-Sortierung lassen sich Auffälligkeiten schnell erkennen, etwa ungewöhnlich hohe Kilometerzahlen oder doppelt erfasste Reisen.
Reisen prüfen und korrigieren
Ein Klick auf eine Tabellenzeile öffnet die ursprüngliche Projektzeiterfassung des Mitarbeitenden. Hier können Sie als Berechtigte:r:
Reisedaten korrigieren: Start-/Zielort, Kilometer, Reiserichtung, Anzahl Mitfahrer anpassen
Tätigkeit ändern: wenn die ausgewählte Reisetätigkeit nicht passt
Mahlzeitenangabe korrigieren: Frühstück/Mittag-/Abendessen-Checkboxen anpassen (wirkt auf VMA-Abzug)
Bemerkung ergänzen: Notizen zur Klärung mit dem Mitarbeitenden
Tipp: Korrekturen vor der Kostenabrechnung sind unkompliziert – die ZEP-Berechnung passt sich beim Speichern automatisch an. Nach Freigabe der Kostenabrechnung sind Reisen nicht mehr direkt änderbar.
Belege ergänzen oder korrigieren
Wenn ein Mitarbeitender einen Beleg vergessen hat oder ein Beleg falsch zugeordnet wurde, können Sie ihn unter Belege hinzufügen oder bearbeiten. Wählen Sie den richtigen Mitarbeitenden und das richtige Projekt aus, ergänzen Sie Kostenart und Betrag und laden Sie ggf. die Belegdatei nach.
Anwendungsfall: Ein Berater hat den Hotel-Beleg seiner mehrtägigen Auslandsreise vergessen einzureichen. Als Administrator oder Controller scannen Sie den per Post nachgereichten Beleg ein, ordnen ihn dem Berater und dem Projekt zu und vergeben die Kostenart Übernachtung. Der Beleg ist anschließend Teil der nächsten Kostenabrechnung.
Freigabe von Reisen
Die Freigabe von Reisen erfolgt über die Kostenabrechnung: Sobald eine Reise in einer eingereichten Kostenabrechnung enthalten ist und diese vom Vorgesetzten oder Controlling akzeptiert wurde, gilt die Reise als geprüft und freigegeben. Details zum Ablauf der Kostenabrechnung beschreibt der Artikel Kostenabrechnung erstellen und einreichen.
Für die Routine empfiehlt es sich, Reisen vor Erstellung der Kostenabrechnung in der Tabelle zu prüfen, gegebenenfalls einzelne Einträge anzupassen und dann die Abrechnung zu starten.
Tipp: Für eine effiziente monatliche Prüfroutine setzen Sie die Filter so, dass nur die Reisen einer relevanten Periode oder mit auffälligen Merkmalen angezeigt werden, etwa Reisen ohne zugeordnete Belege oder mit ungewöhnlich hohen Kilometerzahlen. So lassen sich Auffälligkeiten in wenigen Schritten finden und korrigieren, bevor die Kostenabrechnung erstellt wird.