Reisen anderer Mitarbeitender lassen sich einsehen, prüfen und vor der Kostenabrechnung freigeben. Bei Bedarf können Pauschalen oder Belege korrigiert werden.
Hinweis: Die in diesem Artikel beschriebenen Aktionen stehen Abteilungsleitenden (mit dem Bereich Standorte & Abteilungen), Controllern und Administratoren zur Verfügung. Mitarbeitende sehen ausschließlich ihre eigenen Reisen.
Reisen anderer Mitarbeitender einsehen
Die Übersicht aller Reisen anderer Mitarbeitender erreichen Sie über Mitarbeiter > [Mitarbeitername] > Auswertungen > Reisen. Über die Mitarbeiter-Auswahl im Hauptmenü Mitarbeiter wechseln Sie zwischen den von Ihnen betreuten Personen. Welche Mitarbeitenden Sie auswerten können, hängt von Ihrer Rolle ab (siehe Rollen & Rechte).
Verfügbare Filter
Über die Filter-Leiste oberhalb der Tabelle grenzen Sie das Suchergebnis ein:
Abteilung: alle Mitarbeitenden einer Abteilung (mit dem Bereich Standorte & Abteilungen)
Zeitraum: Reisedatum von/bis
Mitarbeiter: Einzelauswahl oder Mehrfachauswahl
Ort: nur Reisen mit bestimmten Arbeitsorten
Bei unvollständiger Erfassung Warnung anzeigen: blendet die Warnspalte ein
Beispiel: Als Abteilungsleiter Beratung möchten Sie alle Reisen Ihrer Berater:innen im 2. Quartal sehen. Sie wählen die Abteilung Beratung und den Zeitraum 01.04.–30.06. – die Tabelle zeigt alle Reisen mit Mitarbeitendem, Zeitraum, Anzahl Tagen und Arbeitsorten.
Anzeige in der Tabelle
Die Tabelle zeigt pro Reise: Mitarbeiter, Pers-Nr, Kurzzeichen, Beginn (Von) und Ende (Bis), Anzahl Tage und Arbeitsort. Ist die Warnung aktiviert, kommt bei Bedarf die Spalte Warnung wegen unvollständiger Erfassung hinzu. Über die Sortierung nach Mitarbeiter oder Beginn erkennen Sie doppelt erfasste Reisen schnell.
Reisen prüfen und korrigieren
Über den Link in der Spalte Warnung wegen unvollständiger Erfassung öffnen Sie die betroffene Projektzeit. Andere Reisen öffnen Sie in der Projektzeiterfassung des Mitarbeitenden. Dort können Sie als Berechtigte:r:
Reisedaten korrigieren: Start-/Zielort, Kilometer, Reisetätigkeit, Anzahl Mitfahrer anpassen
Tätigkeit ändern: wenn die ausgewählte Reisetätigkeit nicht passt
Mahlzeitenangabe korrigieren: Frühstück/Mittag-/Abendessen-Checkboxen anpassen (wirkt auf VMA-Abzug)
Bemerkung ergänzen: Notizen zur Klärung mit dem Mitarbeitenden
In der Spalte Warnung wegen unvollständiger Erfassung weist ZEP auf eine unvollständige Erfassung hin. Eine Reise entsteht aus den Reisetätigkeits-Buchungen außer Haus (Arbeitsort ungleich „Erste Tätigkeitsstätte"), und die Reisetätigkeit (hin, weiter, zurück) bestimmt Anfang und Ende: „hin" beginnt die Reise, „weiter" ist eine Zwischenetappe, „zurück" beendet sie. Mahlzeiten bilden keine Reise, sie kürzen nur die Tagespauschale.
Hinreise fehlt: Die erste Fahrt der Reise ist nicht als „hin" markiert. Setzen Sie die Reisetätigkeit der ersten Buchung auf „hin".
Rückreise fehlt: Keine Buchung mit „zurück" schließt die Reise ab, oft weil die Rückkehr auf die „Erste Tätigkeitsstätte" (Heimatort) gebucht wurde. Erfassen Sie die Rückfahrt mit der Reisetätigkeit „zurück".
Tipp: Korrekturen vor der Kostenabrechnung sind unkompliziert – die ZEP-Berechnung passt sich beim Speichern automatisch an. Ist die Kostenabrechnung als geprüft gespeichert, ist der Zeitraum für Änderungen gesperrt.
Belege ergänzen oder korrigieren
Wenn ein Mitarbeitender einen Beleg vergessen hat oder ein Beleg falsch zugeordnet wurde, können Sie ihn unter Belege hinzufügen oder bearbeiten. Wählen Sie den richtigen Mitarbeitenden und das richtige Projekt aus, ergänzen Sie Belegart und Betrag und laden Sie ggf. die Belegdatei nach.
Beispiel: Ein Berater hat den Hotel-Beleg seiner mehrtägigen Auslandsreise vergessen einzureichen. Als Administrator oder Controller scannen Sie den per Post nachgereichten Beleg ein, ordnen ihn dem Berater und dem Projekt zu und vergeben die Belegart Übernachtung. Der Beleg ist anschließend Teil der nächsten Kostenabrechnung.
Freigabe von Reisen
Die Freigabe von Reisen erfolgt über die Kostenabrechnung: Sobald die prüfende Person die Kostenabrechnung des Zeitraums mit Als geprüft speichern sichert, gelten die enthaltenen Reisen als geprüft. Die Buchungen des Zeitraums sind ab dann gesperrt. Details zum Ablauf der Kostenabrechnung beschreibt der Artikel Kostenabrechnung erstellen und prüfen.
Für die Routine empfiehlt es sich, Reisen vor Erstellung der Kostenabrechnung in der Tabelle zu prüfen, gegebenenfalls einzelne Einträge anzupassen und dann die Abrechnung zu starten.
Tipp: Für eine effiziente monatliche Prüfroutine wählen Sie den Abrechnungsmonat als Zeitraum und aktivieren Bei unvollständiger Erfassung Warnung anzeigen. So finden und korrigieren Sie unvollständige Reisen, bevor die Kostenabrechnung erstellt wird.