Die Stammdaten für die Reisekostenabrechnung verwalten Sie unter Administration > Reisen. Dort hinterlegen Sie die Fahrzeuge mit Kilometer- und Mitfahrerpauschalen sowie die Orte mit den zugehörigen Tagespauschalen. Beide Stammdaten werden als Listen mit Gültigkeitszeitraum verwaltet, damit gesetzliche Anpassungen historisch nachvollziehbar bleiben.
Reisetätigkeit kennzeichnen
Eine Reise wird in ZEP über eine Tätigkeit erkannt, die als Reisetätigkeit gekennzeichnet ist. Tätigkeiten verwalten Sie unter Administration > Projekte > Tätigkeiten. Beim Anlegen oder Bearbeiten einer Tätigkeit aktivieren Sie die Checkbox Reisetätigkeit, damit ZEP die Tätigkeit beim Erfassen als Reise behandelt und die Reise-Felder Reiserichtung, Startort, Zielort, Kilometer und Mitfahrer anzeigt.
In der Regel reicht eine einzelne Reisetätigkeit (typischerweise mit Kurzform R und Bezeichnung Reise). Bei Bedarf können auch mehrere Reisetätigkeiten angelegt werden, etwa um verschiedene Reisearten (Inland, Ausland, Schulung) separat zu erfassen.
Fahrzeuge
Unter Administration > Reisen > Fahrzeuge verwalten Sie die in Ihrem Unternehmen genutzten Fahrzeuge und die jeweiligen Pauschalen für Kilometergeld und Mitfahrervergütung. Mitarbeitende wählen bei der Reiseerfassung mit Kilometererstattung aus dieser Liste.
Felder pro Fahrzeug
Beim Anlegen oder Bearbeiten eines Fahrzeugs stehen folgende Felder zur Verfügung:
Kurzform: kurzer Bezeichner (max. 32 Zeichen, Pflichtfeld), erscheint in Auswahllisten und Auswertungen
Bezeichnung: ausführliche Beschreibung des Fahrzeugs (max. 255 Zeichen)
Währung: Pauschalenwährung, vorbelegt mit der Basiswährung des Mandanten
Die Pauschalen werden getrennt nach Steuerfrei und Steuerpflichtig erfasst. So lassen sich gesetzlich steuerfreie Sätze und darüber hinausgehende Erstattungen separat führen:
km-Pauschale (steuerfrei): pro gefahrenen Kilometer im steuerfreien Bereich
Mitfahrerpauschale (steuerfrei): pro Kilometer je mitfahrender Person
km-Pauschale (steuerpflichtig): zusätzlicher Erstattungssatz, der als steuerpflichtiger Bezug verrechnet wird
Mitfahrerpauschale (steuerpflichtig): steuerpflichtiger Anteil der Mitfahrervergütung
Bei der Reiseerfassung lässt sich zusätzlich der aktuelle Kilometerstand des Fahrzeugs eintragen. Dies ist ein optionales Feld. Sinnvoll, wenn Sie die Fahrzeugnutzung kilometergenau dokumentieren wollen.
Fahrzeuglisten und Gültigkeitszeiträume
Mehrere Fahrzeuge werden in einer Fahrzeugliste mit Gültigkeitszeitraum zusammengefasst. Pro Liste konfigurieren Sie:
Gültig ab: Startdatum, ab dem die Liste wirkt
Bemerkung: freier Kommentar zur Liste, etwa der Hintergrund einer gesetzlichen Anpassung
Sobald die gesetzlichen Pauschalen geändert werden (z. B. neue Kilometerpauschale ab Steuerjahr), legen Sie eine neue Fahrzeugliste mit dem entsprechenden Startdatum an. ZEP verwendet automatisch die zum Reisedatum gültige Liste. Ältere Reisen behalten ihre damaligen Pauschalen.
Orte
Unter Administration > Reisen > Orte verwalten Sie die als Start- oder Zielort wählbaren Orte und die zugehörigen Tagespauschalen für Verpflegungsmehraufwendungen. Mitarbeitende wählen bei der Reiseerfassung Start- und Zielort aus dieser Liste.
Felder pro Ort
Beim Anlegen oder Bearbeiten eines Ortes stehen folgende Felder zur Verfügung:
Kurzform: kurzer Bezeichner (Pflichtfeld), erscheint in Eingabemasken für Reisen und Auswertungen
Bezeichnung: ausgeschriebene Bezeichnung des Ortes
Berechnungsverfahren der Verpflegungsmehraufwendungen: wahlweise Dienstreise im Sinne des deutschen Reisekostenrechts (Basis: Abwesenheitszeit inkl. Übernachtung) oder Sonstige Reise (Basis: tägliche Arbeitszeit). Bei aktivem Verpflegungsmehraufwandsverfahren Österreich stehen zusätzlich Halbstunden-/Viertelstunden-/Zwölftel-/Drittel-/Metallregelung zur Verfügung.
Inland / Ausland: steuerliche Klassifizierung des Ortes; steuert mit, welche Pauschalsätze greifen
Tagespauschalen
Pro Ort werden die Tagespauschalen entsprechend des gewählten Berechnungsverfahrens hinterlegt. Auch hier wird konsequent zwischen Steuerfrei und Steuerpflichtig getrennt:
Tagespauschale mehr als 8 Std.: für Reisen mit mehr als 8 Stunden Abwesenheit (steuerfrei + steuerpflichtig)
Tagespauschale mind. 14 Std.: nur relevant bei VMA-Verfahren vor 2014 (Anwesenheit von mindestens 14 Stunden)
Tagespauschale mind. 24 Std.: für vollständige Reisetage über 24 Stunden (steuerfrei + steuerpflichtig)
Mahlzeitenabzüge
Erhält ein Mitarbeiter während einer Reise eine Mahlzeit gestellt, reduziert ZEP die berechnete Tages-VMA automatisch. Pro Ort hinterlegen Sie die zugehörigen Abzüge:
Pauschalabzug bei Frühstück: fester Abzugsbetrag, nur für Altfälle relevant
Prozentualabzug bei Frühstück: Anteil der 24-Stunden-Tagespauschale, der bei gestelltem Frühstück abgezogen wird
Prozentualabzug je Mittag- oder Abendessen: Anteil der 24-Stunden-Tagespauschale je gestellter Hauptmahlzeit
Die Abzüge können ebenfalls in steuerfreier und steuerpflichtiger Variante hinterlegt werden. Relevant, wenn die Erstattung über die gesetzlichen Sätze hinausgeht.
Ortlisten und Gültigkeitszeiträume
Analog zu den Fahrzeugen werden Orte in Ortlisten mit Gültigkeitszeitraum verwaltet. Pro Liste konfigurieren Sie:
Berechnungsverfahren der Verpflegungsmehraufwendungen: setzt einen Default für alle Orte der Liste (überschreibbar je Ort)
Gültig ab: Startdatum, ab dem die Liste wirkt
Bemerkung: freier Kommentar zur Liste
Sobald sich Pauschalen ändern (jährliche steuerliche Anpassungen, neue Auslandspauschalentabelle), legen Sie eine neue Ortliste mit dem entsprechenden Startdatum an. ZEP verwendet automatisch die zum Reisedatum gültige Liste.