Die Stammdaten für die Reisekostenabrechnung verwalten Sie unter Administration > Reisen. Dort hinterlegen Sie die Fahrzeuge mit Kilometer- und Mitfahrerpauschalen sowie die Orte mit den zugehörigen Tagespauschalen. Beide Stammdaten werden als Listen mit Gültigkeitszeitraum verwaltet, damit gesetzliche Anpassungen historisch nachvollziehbar bleiben.

Eine Reise wird in ZEP über eine Tätigkeit erkannt, die als Reisetätigkeit gekennzeichnet ist. Tätigkeiten verwalten Sie unter Administration > Projekte > Tätigkeiten. Beim Anlegen oder Bearbeiten einer Tätigkeit aktivieren Sie die Checkbox Reisetätigkeit, damit ZEP die Tätigkeit beim Erfassen als Reise behandelt und die Reise-Felder Reiserichtung, Start, Ziel, km und Mitfahrer anzeigt.

Wie Sie Reisen und Reisezeiten erfassen, beschreibt der Artikel Reisezeiten und Reisekosten erfassen.

In der Regel reicht eine einzelne Reisetätigkeit (typischerweise mit Kurzform R und Bezeichnung Reise). Bei Bedarf können auch mehrere Reisetätigkeiten angelegt werden, etwa um verschiedene Reisearten (Inland, Ausland, Schulung) separat zu erfassen.

Unter Administration > Reisen > Fahrzeuge verwalten Sie die in Ihrem Unternehmen genutzten Fahrzeuge und die jeweiligen Pauschalen für Kilometergeld und Mitfahrervergütung. Mitarbeitende wählen bei der Reiseerfassung mit Kilometererstattung aus dieser Liste.

Beim Anlegen oder Bearbeiten eines Fahrzeugs stehen folgende Felder zur Verfügung:

Die Pauschalen werden getrennt nach Steuerfrei und Steuerpflichtig erfasst. So lassen sich gesetzlich steuerfreie Sätze und darüber hinausgehende Erstattungen separat führen:

Bei der Reiseerfassung lässt sich zusätzlich der aktuelle Kilometerstand des Fahrzeugs eintragen. Dies ist ein optionales Feld. Sinnvoll, wenn Sie die Fahrzeugnutzung kilometergenau dokumentieren wollen.

Für das Feld "Bezeichnung" lassen sich über die Sprach-Reiter mehrere sprachspezifische Bezeichnungen hinterlegen, zum Beispiel Deutsch, Englisch und Französisch. Angezeigt wird automatisch die Bezeichnung in der Sprache, die beim Mitarbeiter oder beim Projekt eingestellt ist.

Die Währung eines Fahrzeugs muss nicht der Basiswährung des Mandanten entsprechen. Das ist etwa sinnvoll, wenn Mitarbeitende oder Projekte im Ausland tätig sind und Sie die dort landesüblichen Pauschalen unverändert weitergeben möchten. Legen Sie dafür ein eigenes Fahrzeug mit der gewünschten Währung an.

Bei der Kostenabrechnung rechnet ZEP die Pauschalen bei Bedarf in die Basiswährung um. Maßgeblich für den Umrechnungskurs ist das Datum der gebuchten Reise. Der aktuelle Kurs wird automatisch von Fixer.io bezogen.

Mehrere Fahrzeuge werden in einer Fahrzeugliste mit Gültigkeitszeitraum zusammengefasst. Pro Liste konfigurieren Sie:

Sobald die gesetzlichen Pauschalen geändert werden (z. B. neue Kilometerpauschale ab Steuerjahr), legen Sie eine neue Fahrzeugliste mit dem entsprechenden Startdatum an. ZEP verwendet automatisch die zum Reisedatum gültige Liste. Ältere Reisen behalten ihre damaligen Pauschalen.

Unter Administration > Reisen > Orte verwalten Sie die als Start- oder Zielort wählbaren Orte und die zugehörigen Tagespauschalen für Verpflegungsmehraufwendungen. Mitarbeitende wählen bei der Reiseerfassung Start- und Zielort aus dieser Liste.

Beim Anlegen oder Bearbeiten eines Ortes stehen folgende Felder zur Verfügung:

Stimmt die Auswertungswährung mit der Ortswährung überein, übernimmt ZEP die Pauschale direkt ohne Umrechnung, sodass kein Rundungsfehler durch Hin- und Her-Umrechnung entsteht. Weichen die Währungen voneinander ab, rechnet ZEP die Ortspauschale um, wobei der Wechselkurs zum Datum der gebuchten Reise gilt.

Bei Dienstreise im Sinne des deutschen Reisekostenrechts zählen Tage zwischen Hin- und Rückreise als volle 24-Stunden-Abwesenheit von 0:00 bis 24:00 Uhr, auch wenn keine Buchung über Mitternacht vorliegt. Bei Sonstige Reise gilt diese Verlängerung nicht, hier zählen ausschließlich Beginn und Ende der täglichen Arbeitszeit, Übernachtungen bleiben unberücksichtigt.

Die Bezeichnung lässt sich mehrsprachig hinterlegen: Über die Sprachauswahl im Feld „Bezeichnung" wählen Sie die gewünschte Sprache, etwa Deutsch, Englisch, Französisch, Spanisch, Slowakisch oder Türkisch, und tragen die passende Bezeichnung ein. ZEP zeigt dann automatisch die zur aktiven Sprache passende Bezeichnung an, etwa in Auswertungen oder Eingabemasken. Ist für eine Sprache keine Bezeichnung hinterlegt, zeigt ZEP ersatzweise die deutsche Bezeichnung an.

Zusätzlich können Sie einen Ort über die Option "Heimarbeitsort / keine Berechnung von Verpflegungsmehraufwendungen und Anreisepauschalen" kennzeichnen. Aktivieren Sie diese Checkbox, wenn Sie nachvollziehen möchten, wann Mitarbeiter von zuhause aus gearbeitet haben, für diesen Ort selbst aber keine Verpflegungsmehraufwendungen und keine Anreisepauschalen anfallen sollen. ZEP setzt dann automatisch alle Pauschalen dieses Ortes auf 0. Ein Heimarbeitsort erscheint dadurch weder in der Kostenabrechnung des Mitarbeiters noch in der Projektabrechnung.

Setzen Sie stattdessen alle Pauschalen eines Ortes manuell auf 0, ohne die Checkbox "Heimarbeitsort" zu aktivieren, gilt dieser Ort nicht als Heimarbeitsort. Der Mitarbeiter erhält weiterhin keine Verpflegungsmehraufwendungen. Dem Kundenprojekt können für diesen Ort aber weiterhin Anreisepauschalen oder spezielle Tagespauschalen berechnet werden, wenn Sie das in den Reiseeinstellungen des jeweiligen Projekts entsprechend festlegen.

Pro Ort werden die Tagespauschalen entsprechend des gewählten Berechnungsverfahrens hinterlegt. Auch hier wird konsequent zwischen Steuerfrei und Steuerpflichtig getrennt:

Erhält ein Mitarbeiter während einer Reise eine Mahlzeit gestellt, reduziert ZEP die berechnete Tages-VMA automatisch. Pro Ort hinterlegen Sie die zugehörigen Abzüge:

Die Abzüge können ebenfalls in steuerfreier und steuerpflichtiger Variante hinterlegt werden. Relevant, wenn die Erstattung über die gesetzlichen Sätze hinausgeht.

Analog zu den Fahrzeugen werden Orte in Ortlisten mit Gültigkeitszeitraum verwaltet. Pro Liste konfigurieren Sie:

Sobald sich Pauschalen ändern (jährliche steuerliche Anpassungen, neue Auslandspauschalentabelle), legen Sie eine neue Ortliste mit dem entsprechenden Startdatum an. ZEP verwendet automatisch die zum Reisedatum gültige Liste.