Aus den erfassten Reisen, Mahlzeiten und Belegen erzeugt ZEP automatisch eine zusammengefasste Kostenabrechnung: das offizielle Dokument für die Erstattung. Sie enthält alle Tagespauschalen, Mahlzeitenabzüge, das Kilometergeld, die Belege und bereits geleistete Vorauszahlungen.
Hinweis: Mitarbeitende erstellen ihre Kostenabrechnung selbst und reichen sie ein. Abteilungsleitende (mit Modul Standorte & Abteilungen), Controller und Administratoren prüfen die eingereichten Abrechnungen, stoßen die Auszahlung an und dokumentieren sie.
Eigene Kostenabrechnung einsehen
Unter Auswertungen > Meine Auswertungen > Zeiten und Kosten > Kostenabrechnung sehen Mitarbeitende ihre eigene Kostenabrechnung als Vorschau. ZEP aggregiert dort automatisch alle Reisen, Mahlzeiten und Belege der gewählten Periode mit Vorab-Beträgen.
Die eigene Kostenabrechnung ist eine reine Vorschau. Mitarbeitende sehen die Beträge und können das PDF herunterladen oder sich per E-Mail zusenden. Speichern, einreichen oder an die Buchhaltung versenden erfolgt durch die prüfende Person.
Kostenabrechnung erstellen
Administratoren, Controller und Abteilungsleitende (für die ihnen zugeordneten Mitarbeitenden) erstellen die Kostenabrechnung über Mitarbeiter > [Person] > Reisen und Kosten > Kostenabrechnung. Dort werden alle Reisen, Mahlzeiten und Belege des gewählten Zeitraums automatisch zur Abrechnung zusammengefasst.
Filter setzen
Vor dem Erstellen wählen Sie:
Zeitraum: Reisedatum von/bis (üblicherweise ein Kalendermonat)
Projekt: optional, um die Abrechnung auf ein einzelnes Projekt zu beschränken
Währung: bei mehreren Währungen pro Mitarbeitendem
Über das Feld „Fristprüfung für steuerfreien Ersatz von Verpflegungsmehraufwendungen" legen Sie fest, ob und wie ZEP die 3-Monats-Frist für den steuerfreien Ersatz prüft. ZEP prüft dabei, ob ein Mitarbeitender über mehr als 3 Monate regelmäßig an mehr als zwei Tagen pro Woche auf denselben Arbeitsort und dasselbe Projekt gebucht hat.
„Warnung, wenn die Frist überschritten sein könnte" (Standardeinstellung)
„Komplettes Prüfprotokoll anzeigen"
„Keine Prüfung"
Weist ZEP eine mögliche Fristüberschreitung aus, prüfen Sie die betroffenen Zeitbuchungen und buchen Sie sie bei Bedarf auf einen Arbeitsort mit dem Merkmal „Sonstige Reise, z. B. Auswärtstätigkeit länger als 3 Monate" um, da Pauschalen für solche Zeiten in der Regel nicht mehr steuerfrei sind.
Inhalt der Abrechnung
Die Kostenabrechnung berechnet automatisch:
Verpflegungsmehraufwendungen: aufgeteilt in steuerfreien und steuerpflichtigen Anteil, bei aktivem Verpflegungsmehraufwand-Verfahren mit Mahlzeitenabzügen
Kilometergeld: aus den erfassten Reise-Kilometern und der Fahrzeug-Pauschale
Anreisepauschalen: aus den Projekt- bzw. Kunden-Reiseeinstellungen
Belege: Summe aller zugeordneten Belege der Periode, nach Kostenart aufgeschlüsselt
Gesamterstattung brutto: Summe aller obigen Posten abzüglich bereits geleisteter Vorauszahlungen
Bereits geleistete Vorauszahlungen (z. B. Reisekostenvorschuss in bar) tragen Sie im Feld Vorauszahlung ein. ZEP zieht den Betrag von der Gesamterstattung ab.
Kostenabrechnung prüfen
Mit Klick auf die Schaltfläche Als geprüft speichern wird die Kostenabrechnung in der aktuellen Form gespeichert. Der Zeitraum der Abrechnung ist anschließend gesperrt: Buchungen können nicht mehr verändert werden, ohne die geprüfte Abrechnung zuvor zu löschen.
Hinweis: Wenn nachträglich das Ausgabeformat geändert werden soll (etwa Hoch- statt Querformat), löschen Sie die bereits gespeicherte Abrechnung in der Tabelle der geprüften Kostenabrechnungen und speichern Sie sie im neuen Format neu.
E-Mail an die Mitarbeitenden versenden
Die Tabelle der Kostenabrechnungen unter Auswertungen > Mitarbeiter > Verwaltung > Kostenabrechnung ist in zwei Bereiche unterteilt:
Ungeprüfte Kostenabrechnungen: Vorab-Berechnungen, die noch nicht gespeichert wurden. Diese Zeilen lassen sich noch nicht versenden.
Geprüfte Kostenabrechnungen: bereits über Als geprüft speichern gesicherte Abrechnungen. Nur diese können per E-Mail versendet werden.
Eine Kostenabrechnung wird also erst nach dem Speichern als geprüfte Abrechnung versendbar. In der Tabelle der geprüften Abrechnungen stehen zwei Versand-Wege zur Verfügung:
Einzelversand: über das E-Mail-Symbol in der Spalte als E-Mail versendet. Wurde die Abrechnung bereits versendet, zeigt die Spalte das letzte Versanddatum samt Empfangsadresse. Ein erneuter Klick versendet sie neu.
Massenversand: mehrere Zeilen über die Checkbox markieren, Aktion per E-Mail senden wählen und ausführen. ZEP versendet pro Markierung eine separate E-Mail.
ZEP versendet eine E-Mail an die Empfangsadresse mit der Abrechnung als PDF im konfigurierten Format. Bei aktivem Beleg-Modul werden alle zugehörigen Belegdateien gebündelt als Anhang mitgesendet. Mit dem Versand wird der Zeitstempel E-Maildatum in der Abrechnung gesetzt.
Hinweis: Der E-Mail-Versand setzt einen aktiven ZEP-Mailclient voraus. Ist der Mailclient nicht konfiguriert, erscheint weder das Symbol in der Tabelle noch die Aktion per E-Mail senden in der Massenoperation.
Auszahlung dokumentieren
Nach der Überweisung wird die Auszahlung in ZEP dokumentiert. Sie erfassen dazu über Mitarbeiter > [Person] > Reisen und Kosten > Auszahlungsdokumentation die Auszahlungen pro Mitarbeitendem.
Datum: Datum der Auszahlung
Betrag: muss die ausstehende Forderung aus der Kostenabrechnung decken
Projekt: bei projektbezogenen Abrechnungen
Die Auszahlung wird automatisch mit der zugehörigen Kostenabrechnung verknüpft und erscheint in der Auszahlungs-Auswertung. Alternativ können Sie in der Tabelle der geprüften Kostenabrechnungen mehrere Zeilen markieren und die Massenoperation Auszahlung generieren ausführen. ZEP trägt dann pro Markierung eine Auszahlung über den jeweils noch offenen Betrag ein. Bei Bedarf können geprüfte Kostenabrechnungen anschließend an den Export für Buchhaltung übergeben werden (nur in ZEP Professional).
Sobald eine Kostenabrechnung als geprüft gespeichert wird, erscheint der bereits ausgezahlte Betrag in der Spalte „Vorauszahlungen". Ist dieser Betrag geringer als der zu erstattende Betrag, weist ZEP die Differenz in der Spalte „Noch nicht ausbezahlt" aus. Diesen Restbetrag zahlen Sie direkt über den entsprechenden Link in der Tabelle der geprüften Kostenabrechnungen aus – ZEP legt dabei automatisch einen Eintrag in der Auszahlungsdokumentation in Höhe des noch nicht ausbezahlten Betrags an.
Auszahlungen zu einer bereits geprüften Kostenabrechnung lassen sich nicht mehr ändern oder löschen. Um eine Auszahlung anzupassen, heben Sie zunächst die Prüfung der Kostenabrechnung auf. Für denselben Abrechnungszeitraum können Sie außerdem mehrere Auszahlungen hinterlegen, etwa wenn ein Mitarbeitender zunächst einen Vorschuss und später eine weitere Zahlung erhält.
Gutschriften für freie Mitarbeitende
Hinweis: Dieser Bereich erscheint nur bei freien Mitarbeitenden mit Gutschrifts-Abrechnung.
Bei freien Mitarbeitenden ist die Reisekostenabrechnung als Gutschrift formuliert. Die freie Person stellt keine Rechnung, sondern ZEP erstellt für sie eine Gutschrift. Der Erstellungsprozess entspricht dem der regulären Kostenabrechnung, statt der Schaltfläche Als geprüft speichern erscheint Gutschrift erstellen.