Auf der Detailseite eines Mitarbeitenden ergänzt das Modul Reisekostenabrechnung die Einstellung, ob für diesen Mitarbeitenden Verpflegungsmehraufwendungen berechnet werden sollen. Sie finden die Einstellung unter Mitarbeiter > [Person] > Mitarbeiterakte: Klicken Sie bei den Einstellungen auf das Stift-Symbol, die Checkbox steht im Reiter Einstellungen im Abschnitt Abrechnung.
Verpflegungsmehraufwendungen aktivieren
Mit der Checkbox Verpflegungsmehraufwendungen berücksichtigen aktivieren Sie die VMA-Berechnung für diesen Mitarbeitenden. Die Checkbox erscheint nur, wenn das Reisekostenmodul aktiv ist und in den Grundeinstellungen ein VMA-Verfahren konfiguriert wurde.
Wenn die Checkbox deaktiviert ist, werden für diesen Mitarbeitenden bei Reisen keine Tages-VMA berechnet und auch keine Mahlzeitenabzüge angesetzt. Sinnvoll z. B. für Mitarbeitende, deren Reisekosten ausschließlich über pauschale Erstattungen abgerechnet werden.
Die Checkbox wirkt sich zusätzlich auf drei Auswertungen aus. Ist sie aktiviert, übernimmt ZEP die entstandenen VMA:
in der Kostenabrechnung des Mitarbeitenden
als interne Kosten in den Ertragsauswertungen der Projekte
im Kostenexport des Bereichs „Export für Buchhaltung"
Ist die Checkbox deaktiviert, entfallen alle drei Effekte.
Die Berechnung der Anreisepauschalen und VMA auf Projektebene ist davon unabhängig, denn sie richtet sich ausschließlich nach den Reiseeinstellungen des jeweiligen Projekts, auch wenn der Mitarbeitende selbst keine VMA erhält.
VMA-Verfahren in Österreich pro Mitarbeitendem
Hinweis: Dieser Abschnitt erscheint nur, wenn in den Grundeinstellungen das österreichische Verpflegungsmehraufwand-Verfahren konfiguriert ist und für den Mitarbeitenden die VMA-Checkbox aktiv ist.
In Österreich kann das Berechnungsverfahren pro Mitarbeitendem überschrieben werden. Im Feld Berechnungsverfahren stehen zur Auswahl:
Standard (…): übernimmt das unter Administration > Reisen > Verpflegungsmehraufwendungen eingestellte Verfahren, das ZEP in Klammern anzeigt
Kalendertag-Regelung: die Tages-VMA wird je Kalendertag berechnet
24-Stunden-Regelung: die Tages-VMA wird je angefangenem 24-Stunden-Zeitraum berechnet
Die Einstellung steuert, wie ZEP den abrechnungsrelevanten Zeitraum einer Reise interpretiert. Sie ist relevant, wenn ein einzelner Mitarbeitender vom mandantenweiten Standard abweichen muss.