Zu diesen Angaben kommen Sie, wenn Sie unter Mitarbeiter auf den Benutzernamen eines dort angezeigten Mitarbeiters klicken.
Hier finden Sie alle allgemeingültigen Daten Ihres Mitarbeiters. Folgende Menüpunkte werden Ihnen nur mit entsprechenden Modulen angezeigt:
Dokumente (Modul Dokumentenmanagement)
Dashboard
Das Mitarbeiter-Dashboard zeigt Informationen zum gewählten Mitarbeiter.
Daten
Im Untermenüpunkt Daten eines Mitarbeiters sehen Sie die Daten, die Sie beim Anlegen des Mitarbeiters angegeben haben:
Benutzername
Rechte
ZEP-Sprache
Pers-Nr
Kurzzeichen
Titel
Name
Adresse
Abteilung (mit Modul Standorte & Abteilungen)
E-Mail
Kontaktdaten
Kategorie (Es stehen die Mitarbeiterkategorien zur Auswahl, die unter Administration > Mitarbeiter > Kategorien angelegt sind.)
Bemerkung
Freigabe der erfassten Daten bis
Über den Button Bearbeiten können Sie die allgemeinen Mitarbeiterdaten zum Ändern aufrufen. Im Bearbeitungsfenster können Sie auch den Benutzernamen ändern.
Über den Button Kennwort zurücksetzen können Sie erzwingen, dass dieser Mitarbeiter ein neues Kennwort eingeben muss.
Beschäftigungszeiträume
Hier wird das Ein- und Austrittsdatum eines Mitarbeiters verwaltet. Zusätzlich können Sie den Urlaubsanspruch des Mitarbeiters eingeben (wichtig, wenn Sie das Modul Abwesenheiten & Überstunden verwenden).
Wenn Sie einen neuen Mitarbeiter in ZEP anlegen, trägt ZEP automatisch als Eintrittsdatum den Tag ein, an dem Sie diesen Mitarbeiter in ZEP angelegt haben.
Wenn ein Mitarbeiter Ihr Unternehmen verlässt, müssen Sie diesen nicht aus dem System entfernen. Es reicht aus, den aktuellen Beschäftigungszeitraum des Mitarbeiters zu beenden.
Ein Mitarbeiter ohne gültigen Beschäftigungszeitraum wird nicht zu der lizenzierten Benutzeranzahl hinzugezählt. Sie können also den freigewordenen Platz mit einem neuen Benutzer auffüllen.
Ein Mitarbeiter wird nur für Auswertungen zur Auswahl angezeigt, wenn sich Auswertungszeitraum und Beschäftigungszeitraum überschneiden.
Neuen Beschäftigungszeitraum anlegen
Klicken Sie auf den Button + Neuen Beschäftigungszeitraum anlegen.
Die Beschäftigungszeiträume eines Mitarbeiters dürfen sich nicht überschneiden.
Das Austrittsdatum eines Mitarbeiters muss nicht eingetragen werden, wenn vertraglich keines vereinbart wurde.
Mitarbeiter können sich nur innerhalb ihres Beschäftigungszeitraums in ZEP anmelden und entsprechend Zeiten erfassen.
Das Bemerkungsfeld können Sie optional als Spalte in der Tabelle der Mitarbeiter unter Mitarbeiter anzeigen lassen.
Ändern und Bearbeiten
Mit Klick auf das Zettel & Stift-Symbol können Sie die Daten eines Beschäftigungszeitraums ändern.
Der Beschäftigungszeitraum muss immer so liegen, dass alle erfassten Projektzeiten, Belege und Fehlzeiten (beim Einsatz des Moduls Abwesenheiten & Überstunden) innerhalb der der definierten Beschäftigungszeiträume liegen. Scheidet beispielsweise ein Mitarbeiter aus, hat aber für die Zukunft noch Urlaube gebucht, müssen diese erst gelöscht werden, bevor der Beschäftigungszeitraum beendet werden kann.
Mit dem Schere-Symbol können Sie bestehende Beschäftigungszeiträume aufteilen. Dies ist beispielsweise hilfreich, wenn Sie einen neuen Urlaubsanspruch eintragen müssen, obwohl bereits Zeiten gebucht wurden.
Mit dem Zusammenführen-Symbol können Sie den Beschäftigungszeitraum mit dem vorhergehenden zusammenführen. Dies kann als Gegenfunktion zum Aufteilen der Beschäftigungszeiträume gesehen werden.
Mit dem Modul Abwesenheiten & Urlaub
Es gibt grundsätzlich zwei Möglichkeiten, den Urlaubsanspruch einzutragen: Urlaubsanspruch in diesem Zeitraum oder Urlaubsanspruch pro Jahr.
Urlaubsanspruch in diesem Zeitraum: Sinnvoll, wenn der Beschäftigungszeitraum durch ein Austrittsdatum befristet ist und dieser Zeitraum weniger als ein Jahr umfasst.
Urlaubsanspruch pro Jahr: Vertraglich geregelte Urlaubstage pro Jahr.
Regelarbeitszeit
Bilden Sie in ZEP die vertraglichen Vereinbarungen zur Arbeitszeit Ihrer Mitarbeiter ab. Wählen Sie bei "Vertrag" "Stunden/Tag" oder "Stunden/Monat" aus.
Tragen Sie bei jedem Mitarbeiter seine individuellen Arbeitstage (Checkbox aktivieren) und Arbeitszeiten (in Stunden) pro Arbeitstag bzw. die Anzahl Stunden pro Monat ein und geben die Wochentage, die als Arbeitstage gelten, an. ZEP berechnet dann die Regelarbeitszeit pro Arbeitstag je Monat dynamisch (per Task).
Arbeitstage können Sie von Montag bis Sonntag einstellen.
Arbeitstage können die Regelarbeitszeit 0 haben. Dies macht beispielsweise dann Sinn, wenn ein Mitarbeiter keine Zeiten, sondern nur Urlaube in ZEP erfassen soll.
kein Arbeitstag: es kann keine Regelarbeitszeit angegeben werden.
Voreingestellt in ZEP ist die von Ihnen in Administration > Mitarbeiter > Einstellungen eingegebene Vorbelegung der Regelarbeitszeit in Stunden je Tag.
Ein Arbeitstag bedeutet (mit Modul Abwesenheiten & Überstunden):
Der Mitarbeiter kann für diesen Tag Fehlzeiten (auch Urlaub) eintragen.
Jeder eingetragene Urlaubstag wird vom Urlaubsanspruch abgezogen. Jeder Urlaubstag ist gleichwertig, egal welche Regelarbeitszeit gilt.
Halber Feiertag: wenn der Wochentag Arbeitstag ist, dann ist der Feiertag auch halber Arbeitstag.
Kein Arbeitstag bedeutet:
Der Mitarbeiter kann keine Fehlzeit an solchen Tagen eintragen.
Bei Eintragen von größeren Urlaubszeiträumen wird der Tag automatisch herausgeschnitten.
Ist kein "Soll-Tag" im Sinne der Ressourcenplanung
Der Mitarbeiter kann trotzdem Projektzeiten eintragen (das ergibt Überstunden, weil die Regelarbeitszeit "0" ist). Das Gleiche gilt für ganze Feiertage.
Arbeitstag und trotzdem Regelarbeitszeit 0 bedeutet:
Arbeitet der Mitarbeiter an diesem Tag nicht, entstehen keine Minusstunden.
An solchen Tagen, kann keine Fehlzeiten in Stunden eingetragen werden.
Die Regelarbeitszeit hat ein "gültig ab"-Datum. Ändert sich die Regelarbeitszeit, legen Sie über + Neue Regelarbeitszeit einen neuen Datensatz mit entsprechendem Start-Datum an.
Sie können optional eine monatliche Stunden-Obergrenze und eine Pausenregelung (anzulegen unter Administration > Arbeitszeiten > Pausenregelung) an die Regelarbeitszeit "koppeln".
Regelarbeitszeiten können nicht geändert, gelöscht oder neu angelegt werden, wenn:
dadurch ein Zeitraum betroffen ist, der bereits (durch Monatsabschlüsse) abgeschlossen ist
sich dadurch die Pausenregelung für einen Zeitraum ändert, in dem bereits Arbeitszeiten erfasst sind.
Automatischer Stundenabgleich pro Monat
Haben Sie unter Administration > Überstunden & Fehlzeiten > Einstellungen "Vertraglich abgegoltene Überstunden" aktiviert, können Sie hier anpassen, wie viele Überstunden monatlich in Prozent oder festen Stunden abgeglichen werden sollen.
Feiertagskalender
Wählen Sie aus, welcher Feiertagskalender aus Administration > Überstunden & Fehlzeiten > Feiertage für diesen Mitarbeiter gelten soll.
Stundenobergrenzen
Wenn es in Ihrem Unternehmen Mitarbeiter gibt, die eine bestimmte Arbeitszeit im Monat/in der Woche nicht überschreiten dürfen, können für diese Mitarbeiter monatliche/wöchentliche Stunden-Obergrenzen hinterlegt werden:
In der Regelarbeitszeit eines Mitarbeiters können Sie eine "monatliche/wöchentliche Obergrenze" eintragen. Damit definieren Sie praktisch eine Maximalarbeitszeit pro Monat.
Die ermittelte Arbeitszeit in ZEP (ohne das Modul Abwesenheiten & Überstunden) setzt sich zusammen aus:
Tatsächlich geleistete Arbeitszeit
Feiertage
Wenn Sie ZEP mit dem Modul Abwesenheiten & Überstunden einsetzen:
Die ermittelte Arbeitszeit setzt sich zusammen aus:
Tatsächlich geleistete Arbeitszeit
Krankheit -> Fehlzeiten der Kategorie "bezahlte Fehlzeit"
Urlaub -> Fehlzeiten der Kategorie "Jahresurlaub"
Feiertage
Ein Feiertag oder ganzer Fehltag wird mit der Anzahl Stunden bewertet, die als Regelarbeitszeit für den betreffenden Wochentag gilt.
Eine Überschreitung der Stundenobergrenze wird in der Ansicht Arbeitszeiten (für Administratoren auch unter Mitarbeiter > [Mitarbeitername] > Administration > Arbeitszeiten) durch ein rotes Ausrufezeichen rechts oben in der Arbeitszeittabelle angemerkt. Wenn Sie mit dem Mauszeiger darüber fahren, erhalten Sie im Flyover-Text weitere Informationen.
Task monatl./wöchentl. Obergrenzen: Unter Administration > System > Tasks können sich Administratoren per E-Mail informieren lassen, wenn im gewählten Zeitraum in die Vergangenheit bis einschließlich dem aktuellen Monat eine Stundenobergrenze überschritten ist.
Auswertung der Stundenobergrenze: In der Monatsendeauswertung wird bei Mitarbeitern mit Stundenobergrenze eine zusätzliche Tabelle "Einhaltung der monatlichen Stundenobergrenze" angezeigt.
Unter Administration > System > Monatsabschluss werden Mitarbeiter, die ihre Stundenobergrenzen überschritten haben, mit einem roten Ausrufezeichen gekennzeichnet.
Auswirkung der Stundenobergrenze: Wenn die Stunden-Obergrenze überschritten wird, informiert ZEP (Monatsendeauswertung, Monatsabschluss), es wird aber weder die Arbeitszeiterfassung der entsprechenden Mitarbeiter verhindert, noch der Monatsabschluss verboten.
Dokumente und Deckblatt
Die Menüpunkte Dokumente und Deckblatt können von Administratoren und - bei Verwendung des Moduls Standorte & Abteilungen - Abteilungsleitern (für die Mitarbeiter ihrer Abteilung) eingesehen werden.
Änderungshistorie
Im Untermenüpunkt Änderungshistorie können Sie die Änderungshistorie der Mitarbeiterdaten aufrufen. Dieser Menüpunkt ist nur dann zu sehen, wenn Sie in Administration > Sonstiges > Änderungshistorie die Einstellung „Änderungen von Mitarbeiterdaten aufzeichnen“ aktiviert haben.
Sie können die Ergebnisliste einschränken, wenn Sie eine bzw. mehrere Aktionen (Anlegen, Ändern, Löschen, E-Mail gesendet) selektieren und einen oder mehr Bereiche angeben.
Aktion E-Mail gesendet:
Der gesamte Text der E-Mail, bestehend aus Empfänger, CC, BCC, Betreff, Inhalt und ggf. Dateinamen der Anhänge wird in der Spalte „neuer Wert“ angezeigt. Sie sehen jedoch erst einmal nur die ersten ca. 20 Zeichen. Wenn Sie mit der Maus darüber fahren, sehen Sie den gesamten Text in einem Tooltip.
Mails, die nicht durch ZEP, sondern durch Ihren lokalen Mail-Client versendet werden, sind nicht aufgeführt.