Die Ressourcenplanung wurde von Grund auf neu entwickelt und löst die bisherige Ressourcenplanung ab. Beide Fassungen bestehen eine Zeit lang nebeneinander, damit Sie den Wechsel in Ihrem eigenen Tempo vollziehen können. In Ihrem Account ist dabei immer nur eine der beiden aktiv. Dieser Artikel beschreibt, wer die neue Ressourcenplanung erhält, was sich ändert und wie Sie Ihre bisherigen Einplanungen übernehmen.
Zugang zur Ressourcenplanung
Welchen Stand Sie sehen, hängt davon ab, ob Sie die Ressourcenplanung bisher schon im Einsatz hatten.
Sie nutzen die Ressourcenplanung bisher nicht. Sobald Sie das Modul über das Self-Service-Tool buchen oder testen, arbeiten Sie direkt mit der neuen Ressourcenplanung. Ein Umstieg entfällt, weil keine Altdaten vorliegen.
Sie arbeiten bereits mit der bisherigen Ressourcenplanung. Für Sie ändert sich zunächst nichts. Sie entscheiden selbst, wann Sie wechseln möchten, und melden sich dafür beim Support. ZEP schaltet die neue Ressourcenplanung dann für Ihren Account frei.
Die Ressourcenplanung steht in ZEP Compact und ZEP Professional zur Verfügung. In ZEP Clock ist sie nicht enthalten.
Unterschiede zur bisherigen Ressourcenplanung
Die neue Ressourcenplanung ist kein Nachbau der alten, sondern ein neues Konzept. Drei Punkte sollten Sie vor dem Wechsel kennen, weil sie Ihre bisherige Arbeitsweise betreffen.
Arbeitspakete entfallen
Die neue Ressourcenplanung arbeitet ohne Arbeitspakete. Geplant wird direkt auf Projektebene, also je Mitarbeitendem und Projekt über einen Zeitraum. Damit entfallen auch der Restaufwand, die Status-Farben der Arbeitspakete und die Auswertungen dazu. Prüfen Sie vor dem Wechsel, ob Sie Informationen aus Ihren Arbeitspaketen anderweitig festhalten möchten.
Vorsicht: Arbeitspakete werden bei der Übernahme nicht mitgenommen. Nach dem Wechsel stehen die Hauptmenüpunkte „Einplanung" und „Arbeitspakete" der bisherigen Ressourcenplanung nicht mehr zur Verfügung.
Standard-Einplanung entfällt als Konzept
Bisher gab es die Standard-Einplanung aus der Projektzuordnung und zusätzlich die konkrete Einplanung. In der neuen Ressourcenplanung gibt es diese Unterscheidung nicht mehr: Für einen Mitarbeitenden und ein Projekt existiert entweder eine Einplanung oder keine. Ihre bisherigen Standard-Einplanungen können Sie bei der Übernahme trotzdem mitnehmen, sie werden dann in konkrete Einplanungen umgewandelt.
Planung in Uhrzeiten entfällt
Einplanungen mit konkreten Uhrzeiten von und bis gibt es nicht mehr. Sie planen entweder in Prozent der Regelarbeitszeit pro Tag oder in Stunden pro Arbeitstag. Bestehende Einplanungen mit Uhrzeiten werden bei der Übernahme anhand ihrer Dauer in Stunden umgerechnet, sodass der geplante Aufwand erhalten bleibt.
Daten übernehmen
Sobald die neue Ressourcenplanung für Ihren Account aktiv ist, prüft ZEP, ob in Ihrer Instanz konkrete Einplanungen aus den letzten zwölf Monaten liegen. Ist das der Fall, bietet ZEP die Übernahme an, und Sie entscheiden über den Zeitraum und darüber, welche Daten mitkommen. Findet ZEP keine solchen Einplanungen, entfällt der Assistent, und die neue Ressourcenplanung ist von Anfang an die führende Quelle.
Hinweis: Der Übernahme-Assistent ist kein eigener Menüpunkt. Er trägt den Titel Datenübernahme in die neue Ressourcenplanung und öffnet sich automatisch, sobald ein Benutzer mit Administrator-Rolle eine Planungsansicht aufruft, und zwar so lange, wie noch Daten aus der bisherigen Ressourcenplanung vorliegen. Über Später entscheiden verlassen Sie ihn, ohne eine Entscheidung zu treffen. Beim nächsten Aufruf einer Planungsansicht erscheint er erneut.
Die drei Übernahme-Arten
Im Assistenten wählen Sie zuerst den Zeitraum und danach eine von drei Übernahme-Arten. Vorbelegt sind zwei Monate in der Vergangenheit bis drei Monate in der Zukunft. Sie können den Zeitraum frei ändern, auch weiter zurück. Einplanungen außerhalb des gewählten Zeitraums kommen nicht mit. Vorausgewählt ist Nur konkrete Einplanungen übernehmen.
Auswahl | Was übernommen wird |
Keine Daten übernehmen | Sie starten mit einer leeren Ressourcenplanung. Es wird nichts übertragen. |
Nur konkrete Einplanungen übernehmen | Alle konkreten Einplanungen aus dem gewählten Zeitraum, ohne die Standard-Einplanungen aus den Projektzuordnungen. |
Konkrete Einplanungen und Standard-Einplanungen übernehmen | Zusätzlich die Standard-Einplanungen aus den Projektzuordnungen, umgerechnet in Prozent-Einplanungen je Tag. |
Vor dem Start zeigt der Assistent, wie viele Einplanungstage und wie viele Standard-Einplanungen er im gewählten Zeitraum gefunden hat. So sehen Sie vorab, ob der Zeitraum passt. Liegt im gewählten Zeitraum nichts Übernehmbares, meldet der Assistent das ausdrücklich, und Sie können den Zeitraum vor dem Start noch weiten.
Vorsicht: Die Übernahme lässt sich nur ein einziges Mal ausführen und nicht rückgängig machen. Das gilt auch für die Auswahl „Keine Daten übernehmen": Auch sie verbraucht den einmaligen Versuch, sodass Sie Ihre bisherigen Einplanungen danach nicht mehr nachträglich übernehmen können. Wählen Sie diese Option nur, wenn Sie bewusst mit einer leeren Planung starten möchten. ZEP weist im Assistenten dauerhaft darauf hin und fragt vor dem Ausführen noch einmal nach.
Umfang der Übernahme
Übernommen werden die Einplanungen selbst, aufgeteilt in zusammenhängende Balken. ZEP fasst aufeinanderfolgende Tage nur dann zu einem Balken zusammen, wenn Wert, Einheit, Vorgang und Bemerkung übereinstimmen und die Tage lückenlos aufeinanderfolgen. Jede Lücke trennt den Balken, auch ein Wochenende. Prozentwerte bleiben Prozentwerte, Stundenwerte bleiben Stunden. Treffen an einem Tag beide Einheiten zusammen, rechnet ZEP das Ergebnis in Stunden um.
Hinweis: Ihre bisherigen Daten bleiben unverändert erhalten. Die Übernahme liest sie nur aus und verändert oder löscht nichts.
Übersprungene Datensätze
Einige Datensätze lassen sich nicht sinnvoll übertragen und werden deshalb übersprungen. Der Assistent zählt sie mit, sodass Sie das Ergebnis nachvollziehen können.
Einplanungen ohne Projekt
Einplanungen auf Mitarbeitende oder Projekte, die es nicht mehr gibt
Einplanungen, deren Wert nach der Rundung null oder kleiner ist
Einplanungen, die sich mit einer bereits vorhandenen neuen Einplanung überschneiden
Standard-Einplanungen, die ausschließlich auf Wochenendtage fallen
Zusätzlich passt ZEP einzelne Werte an: Ein Vorgang, der nicht zum Projekt gehört, wird entfernt, während die Einplanung erhalten bleibt. Werte über dem erlaubten Maximum werden auf das Maximum gesetzt, und Bemerkungen über 1024 Zeichen werden gekürzt.
Ergebnis der Übernahme
Nach dem Durchlauf zeigt der Assistent eine Zusammenfassung mit der Zahl der übernommenen Einplanungen, der übernommenen Standard-Einplanungen, der übersprungenen Datensätze und der benötigten Dauer. Prüfen Sie danach eine Stichprobe in der Planungsansicht, insbesondere bei Projekten mit vielen kurzen Einplanungen.
Hinweis: Mit dem Wechsel treten die Auswertungen der neuen Ressourcenplanung an die Stelle der bisherigen. Welche das sind und was sie zeigen, steht in Auswertungen – Ressourcenplanung.
Abschaltung der bisherigen Ressourcenplanung
Die bisherige Ressourcenplanung wird zum 1. Januar 2027 abgeschaltet. Bis dahin können Sie in Ihrem eigenen Tempo umsteigen. Wenn Sie den Wechsel vorbereiten möchten, melden Sie sich beim ZEP Support. Dort klären wir gemeinsam den passenden Zeitpunkt und begleiten die Übernahme Ihrer Daten.