Die Ressourcenplanung bringt zwei Auswertungen mit. Beide liegen im Menü Auswertungen in der Gruppe „Ressourcenplanung". Die eine vergleicht die Planung mit den tatsächlich erfassten Zeiten, die andere stellt die verfügbare Kapazität Ihrer Mitarbeitenden der verplanten Zeit gegenüber.
Hinweis: Dieser Artikel beschreibt die neue Ressourcenplanung, die in ZEP als Hauptmenüpunkt Planung erscheint. Sehen Sie dort stattdessen Einplanung und Arbeitspakete, arbeiten Sie noch mit der bisherigen Ressourcenplanung. Deren Funktionen sind in Funktionsumfang – Einplanung und Arbeitspakete beschrieben.
Einplanung/Ist-Vergleich
Diese Auswertung stellt eingeplante Stunden den erfassten Stunden gegenüber, je Mitarbeitendem und Projekt im gewählten Zeitraum. Sie beantwortet die Frage, wie genau Ihre Planung die Wirklichkeit trifft. Standardmäßig wird das Ergebnis als Balkendiagramm dargestellt.
Spalten
Die Tabelle zeigt je Zeile eine Kombination aus Mitarbeitendem, Projekt und Zeitabschnitt.
Spalte | Bedeutung |
Mitarbeiter | Die eingeplante Person |
Projekt | Das Projekt, auf das eingeplant wurde |
Zeitraum | Der Zeitabschnitt gemäß der gewählten Skalierung |
Plan (h) | Die eingeplanten Stunden |
Ist (h) | Die tatsächlich erfassten Stunden |
Abweichung (h) | Die Differenz zwischen Ist und Plan |
Filter
Über die Filter grenzen Sie ein, welche Daten in die Auswertung einfließen. Beim Öffnen sind die bebuchbaren Projektstatus vorausgewählt. Diese Vorauswahl können Sie aufheben.
Filter | Wirkung |
Zeitraum | Der auszuwertende Datumsbereich |
Abteilung | Einschränkung auf Abteilungen, nur mit dem Modul Standorte und Abteilungen |
Mitarbeiter | Auswahl einzelner Personen |
Projekte | Auswahl einzelner Projekte |
Projektstatus | Einschränkung auf bestimmte Projektstatus |
Projektlaufzeit | Projekte, die den Zeitraum überschneiden, in ihm beginnen oder in ihm enden |
Projektkategorie | Einschränkung über die Kategorie des Projekts |
Mitarbeiterkategorie | Einschränkung über die Kategorie der Person |
Nur mit Einplanung | Blendet Zeilen ohne Einplanung aus |
Fakturierbarkeit | Beschränkt auf fakturierbare oder auf nicht fakturierbare Zeiten |
Skalierung (Tabelle) | Verdichtung auf Tage, Wochen oder Monate, Pflichtangabe |
Kennzahlen
Oberhalb der Tabelle stehen Kennzahlen, die den gewählten Zeitraum zusammenfassen: die gesamte Einplanung, das gebuchte Ist und die Abweichung im Verhältnis zum Plan. Die Abweichung wird mit Vorzeichen ausgewiesen, Sie sehen also auf einen Blick, ob zu viel oder zu wenig gebucht wurde. Dazu kommt eine Kennzahl, die nur unter bestimmten Bedingungen erscheint.
Kennzahl | Aussage | Erscheint nur |
Planungsgenauigkeit | Wie nah die erfassten Stunden an der Planung liegen, in Prozent | wenn weder die Fakturierbarkeit noch „Nur mit Einplanung" gesetzt ist |
Der Grund für diese Einschränkung ist inhaltlicher Natur: Sobald Sie nur einen Teil der Zeiten betrachten, ließe sich die Planungsgenauigkeit nicht mehr sinnvoll auf die gesamte Planung beziehen.
Geplante Kapazitätsauslastung
Diese Auswertung stellt die verfügbare Kapazität den eingeplanten Stunden gegenüber, je Mitarbeitendem und Abteilung im gewählten Zeitraum. Sie zeigt also nicht, wie gut geplant wurde, sondern wie viel Luft im Team noch ist.
Spalten
Die Tabelle ist nach Abteilung sortiert und führt je Zeile eine Person mit ihrem Zeitabschnitt.
Spalte | Bedeutung |
Abteilung | Die Abteilung der Person |
Mitarbeiter | Die eingeplante Person |
Zeitraum | Der Zeitabschnitt gemäß der gewählten Skalierung |
Verfügbar (h) | Die verfügbare Kapazität nach Abzug von Abwesenheiten und Feiertagen |
Verplant (h) | Die bereits eingeplanten Stunden |
Noch frei (h) | Die verbleibende Kapazität, bei Überbuchung negativ |
Filter
Die Filter sind bewusst schlanker als beim Ist-Vergleich, weil diese Auswertung ausschließlich mitarbeiterbezogen rechnet. Zur Verfügung stehen Zeitraum, Mitarbeiter und Abteilungen. Der Abteilungsfilter und die Abteilungsspalte setzen das Modul Standorte und Abteilungen voraus. Ohne dieses Modul wertet ZEP rein nach Mitarbeitenden aus. Einen Projekt-, Kategorie- oder Fakturierbarkeitsfilter gibt es hier nicht.
Kennzahlen
Die Kennzahlen fassen die Kapazitätssituation im Zeitraum zusammen: die verfügbare Kapazität, der Anteil Verplant an dieser Kapazität, die Summe Noch frei als Saldo aus freier und überbuchter Zeit sowie die Über-/Unterbuchung als Anzahl der Mitarbeitenden über und unter Plan. In der Matrixdarstellung werden Werte über hundert Prozent als überbucht ausgewiesen.
Verortung im Auswertungsmenü
Die beiden Auswertungen sind unterschiedlich verortet, weil nur eine von beiden auch projektbezogen sinnvoll ist.
Auswertung | Mitarbeiterauswertungen | Projektauswertungen |
Einplanung/Ist-Vergleich | ja, gruppiert nach Mitarbeitenden | ja, gruppiert nach Projekten |
Geplante Kapazitätsauslastung | ja | nein |
Der Einplanung/Ist-Vergleich ist an seinen beiden Menüstellen zwei getrennte Ansichten: Filter und Favoriten gelten je Einstiegspunkt, und ein Favorit trägt die Achse im Namen. Die geplante Kapazitätsauslastung rechnet immer gegen die Kapazität einer Person. Eine projektbezogene Entsprechung gibt es deshalb nicht. Was auf Projektseite am nächsten herankommt, sind die offenen Planstunden, und die lesen Sie als einzelne Zahl direkt in der Planungsansicht des Projekts ab.
Verhältnis zu den bisherigen Auswertungen
Die bisherige Ressourcenplanung brachte eine gleichnamige Auswertung Einplanung/Ist-Vergleich mit, dazu Auswertungen zu Arbeitspaketen und zur Auslastung. Mit dem Wechsel treten die beiden hier beschriebenen Auswertungen an deren Stelle.
Hinweis: In Ihrem Account ist immer nur eine der beiden Ressourcenplanungen aktiv. Alte und neue Auswertungen erscheinen deshalb nie nebeneinander. Wie der Wechsel abläuft, steht in Umstieg von der bisherigen Ressourcenplanung.