Das Modul Ressourcenplanung ergänzt ZEP um die konkrete Einplanung von Mitarbeitenden auf Projekte und Vorgänge sowie um Arbeitspakete, die geplante Stunden, Restaufwand und Verantwortliche bündeln. So entsteht aus dem unternehmensweiten Projektplan ein operativer Wer-wann-Plan pro Person.
Hinweis: Dieser Artikel beschreibt die bisherige Ressourcenplanung mit den Hauptmenüpunkten Einplanung und Arbeitspakete. Sehen Sie in ZEP stattdessen den Hauptmenüpunkt Planung, gilt für Sie Funktionsumfang – Ressourcenplanung.
Produktlinienverfügbarkeit
Hinweis: Die bisherige Ressourcenplanung nutzen Accounts, die sie bereits gebucht haben. Wer die Ressourcenplanung neu bucht, erhält die neue Ressourcenplanung, beschrieben in Funktionsumfang – Ressourcenplanung.
Berechtigungen
Was jemand in der Ressourcenplanung darf, legen Sie unter Administration > Meine Firma > Rollen & Rechte fest:
Aufgabe | Bereich | Recht |
Mitarbeitende in Projekte einplanen, Arbeitspakete pflegen | Projekte | Plandaten & Ressourcenplanung (Bearbeiten) |
Einplanung einzelner Mitarbeitender pflegen | Mitarbeiter | Ressourcenplanung (Bearbeiten) |
Auswertungen zu Projekten | Projekte > Auswertungen | Ressourcenplanung |
Auswertungen zu Mitarbeitenden | Mitarbeiter > Auswertungen | Ressourcenplanung |
Sich selbst einplanen | Eigene Berechtigungen & meine Auswertungen | Eigene Einplanung |
Administratoren haben alle Rechte.
Zusätzliche Menüpunkte
Durch das Modul stehen folgende neue Bereiche und Reiter in ZEP zur Verfügung:
Einplanung
Im Hauptmenü erscheint der Eintrag Einplanung. Mitarbeitende sehen hier ihre eigene Tages- und Wochenplanung über alle Projekte hinweg — die Standardverteilung pro Wochentag genauso wie konkrete Tageseinplanungen. Mit dem Recht Eigene Einplanung können Mitarbeitende ihre Stunden hier auch selbst eintragen.
Arbeitspakete
Im Hauptmenü erscheint zusätzlich der Eintrag Arbeitspakete. Mitarbeitende sehen alle Arbeitspakete, denen sie zugeordnet sind, mit Plan-, Ist- und Restaufwand sowie der farbcodierten Status-Ampel. Hier pflegen sie auch den Restaufwand für ihre laufenden Pakete.
Zeiterfassung
Im Zeiterfassungs-Formular kann eine konkrete Einplanung mit Uhrzeit (Eingabe-Art Von – Bis) als Vorbelegung übernommen werden: Datum, Uhrzeiten, Projekt, Vorgang und eine evtl. hinterlegte Bemerkung werden direkt ins Buchungsformular gefüllt. So entsteht aus einer geplanten Einplanung mit wenigen Klicks die tatsächliche Projektzeit-Buchung.
Mitarbeiter
Unter Mitarbeiter > [Person] > Mitarbeiterverwaltung > Projekte hinterlegen Sie die Standard-Einplanung je Projekt, unter Mitarbeiter > [Person] > Einplanung die konkrete Einplanung über alle Projekte der Person hinweg. Unter Auswertungen > Ressourcenplanung finden Sie die Arbeitspakete und den Verlauf Projektzeiten dieser Person.
Projekte
Unter Projekte > [Projekt] > Allgemein > Projektmitarbeiter hinterlegen Sie die Standard-Einplanung der Projektmitarbeitenden. Der Menüpunkt Projekte > [Projekt] > Ressourcenplanung enthält die Einplanungs-Matrix (Einplanung), die Arbeitspakete, den Verlauf Projektzeiten und die Planungsübersicht mit allen Arbeitspaketen des Projekts.
Datenobjekte mit Arbeitspaketen
Arbeitspakete können zu folgenden Datenobjekten zugeordnet werden, und jedes Objekt erhält dafür eine eigene Liste:
Projekte — alle Arbeitspakete des Projekts
Vorgänge — Arbeitspakete eines Vorgangs innerhalb eines Projekts
Tickets — Arbeitspakete zu einem Ticket aus dem Ticketsystem
Teilaufgaben — Arbeitspakete einer Teilaufgabe
Kunden — alle Arbeitspakete eines Kunden über Projekte hinweg
Administration > Ressourcenplanung
Unter Administration > Ressourcenplanung erscheint eine eigene Kachel mit den Untermenüpunkten Einstellungen und Mailvorlagen für Einplanungs-Benachrichtigungen.
Zusätzliche Auswertungen
Das Modul ergänzt Auswertungen in zwei Bereichen, jeweils unter dem Reiter Ressourcenplanung:
Mitarbeiter
Unter Auswertungen > Mitarbeiter > Ressourcenplanung stehen fünf Auswertungen zur Verfügung, ohne den Bereich Abwesenheiten & Überstunden zusätzlich der Beschäftigungsgrad:
Einplanung – geplante Stunden pro Mitarbeitendem und Projekt
Einplanung/Ist-Vergleich – Plan gegen tatsächlich gebuchte Stunden
Arbeitspakete – alle Arbeitspakete aller Mitarbeitenden
Auslastung (Arbeitspakete) – kumulierter Arbeitsfaktor je Person und Tag
Offene Kapazität – verbleibende verfügbare Arbeitszeit
Projekte
Unter Auswertungen > Projekt > Ressourcenplanung stehen vier projektbezogene Auswertungen zur Verfügung:
Einplanung – geplante Stunden aller Mitarbeitenden im Projekt
Einplanung/Ist-Vergleich – Plan-Ist-Vergleich pro Mitarbeitendem im Projekt
Arbeitspakete – alle Pakete im Projekt mit Status-Übersicht
Auslastung (Arbeitspakete) – Auslastungs-Heatmap der Projekt-Mitarbeitenden
Abgrenzung zu anderen Modulen
Hinweis: Die Ressourcenplanung ergänzt den Bereich Projektplanung: Die dort hinterlegten Plan-Stunden bilden die Basis, die Ressourcenplanung verteilt diese Stunden über Arbeitspakete und Einplanungen auf konkrete Personen und Zeiträume. Mit dem Modul Ticketsystem können auch Tickets eigene Arbeitspakete erhalten. Mit dem Modul Umsätze und Kosten fließen geplante Stunden aus Arbeitspaketen in Kosten- und Umsatzprognosen ein.