Die Stammdaten des Moduls finden Sie unter Administration > Überstunden & Fehlzeiten. Hinterlegen Sie dort vor dem produktiven Einsatz die Fehlgründe, Feiertage, Mailvorlagen und speziellen Zeiten.
Fehlgründe
Kategorien
Die Fehlgründe finden Sie unter Administration > Überstunden & Fehlzeiten > Fehlgründe. Es gibt fünf Kategorien, die sich in ihrer Wirkung auf das Stundenkonto unterscheiden:
Jahresurlaub: Jeder eingetragene Urlaubstag wird vom Urlaubsanspruch des Mitarbeiters abgezogen. Ein Urlaubstag entspricht der dem Wochentag zugeordneten Stundenzahl, die dem Stundenkonto gutgeschrieben wird. Bei Angabe einer Uhrzeit wird der Anteil entsprechend der Regelarbeitszeit in Tage umgerechnet.
Bezahlte Abwesenheit (z. B. Krankheit): Ein Fehltag entspricht der dem Wochentag zugeordneten Stundenzahl, die dem Stundenkonto gutgeschrieben wird.
Unbezahlte Abwesenheit (z. B. Krankheit ohne Lohnfortzahlung, Elternzeit): Ein Fehltag entspricht der dem Wochentag zugeordneten Stundenzahl, die von der Soll-Arbeitszeit abgezogen wird.
Gleitzeit: Lediglich informativ, keine Auswirkung auf das Stundenkonto.
Abwesenheitsdokumentation (z. B. Homeoffice): Informativ, keine echte Fehlzeit. Die Pausenregelung mit Kernzeit gilt an Tagen mit Abwesenheitsdokumentation.
Hinweis: Fehlgründe der Kategorie „Abwesenheitsdokumentation“ verhalten sich in drei Punkten abweichend: Sie blockieren das Buchen von Zeiten nicht, können auch an Wochenenden, Feiertagen und Nicht-Arbeitstagen eingetragen werden, und sind für alle Mitarbeiter unabhängig ihrer Berechtigungen sichtbar – damit Kollegen z. B. sehen können, dass jemand im Homeoffice erreichbar ist. Zur Abwesenheitsdokumentation können zusätzlich weitere Fehlgründe erfasst werden (z. B. Homeoffice ganzer Tag + Urlaub 50 %). Außerdem gilt die Einstellung „Zeiterfassung auf ganzen Fehltag möglich“ = „Nein“ nicht für diese Kategorie.
Fehlgründe bearbeiten
Für jeden Fehlgrund können Sie folgende Eigenschaften festlegen:
Farbe: Wird im Kalender angezeigt. Nur Administratoren und Controller sehen unterschiedliche Farben in Auswertungen.
Kurzform: Kann über das Stift-Symbol in der Übersicht umbenannt werden.
Mehrsprachigkeit: Bezeichnungen können auf Deutsch, Englisch und Französisch hinterlegt werden. Je nach Spracheinstellung des Mitarbeiters oder Projekts wird die entsprechende Bezeichnung angezeigt.
Öffentliche Kurzform: Wenn aktiviert, sehen alle Mitarbeiter in freigegebenen Kalendern anderer Mitarbeiter sowie in der Fehlzeitenübersicht den Fehlgrund.
Genehmigungspflicht: Fehlzeiten mit diesem Fehlgrund müssen von einem Administrator oder Abteilungsleiter genehmigt werden. Optional können Sie einstellen, ob der Mitarbeiter per E-Mail über die Genehmigung bzw. deren Aufhebung informiert wird.
Jeder Mitarbeiter darf Fehlzeiten selbst erfassen: Steuert, ob dieser Fehlgrund im Fehlzeitenkalender des Mitarbeiters zur Auswahl steht. Wenn nicht aktiviert, ist die Erfassung nur über Mitarbeiter > [Mitarbeitername] > Administration > Kalender durch Administratoren oder Abteilungsleiter möglich – auch diese haben den Fehlgrund dann unter Fehlzeiten & Termine nicht zur Auswahl.
Fehldauer: „Ganzer Tag“ ist immer aktiviert. Optional können Sie „50 %“ und „Uhrzeit“ je Fehlgrund zusätzlich erlauben.
Feiertage
Feiertagskalender verwalten
Die Feiertage finden Sie unter Administration > Überstunden & Fehlzeiten > Feiertage. Wählen Sie ein Jahr aus und klicken Sie auf Ausführen, um die Feiertagskalender des jeweiligen Jahres anzuzeigen. Leere Tabellen bedeuten, dass für das gewählte Jahr noch keine Feiertage eingetragen wurden.
Hinweis: Feiertage müssen für jedes Kalenderjahr rechtzeitig eingetragen werden, bevor Mitarbeitende Urlaube und Arbeitszeiten erfassen.
Feiertage ins Folgejahr übertragen
Klicken Sie auf Alle Feiertagskalender aus YYYY für YYYY+1 fortführen, um alle Kalender mit den Feiertagen des aktuellen Jahres ins Folgejahr zu übertragen. Bewegliche Feiertage werden dabei auf das korrekte Datum im neuen Jahr umgerechnet.
Alternativ können Sie unter Administration > System > Tasks die Task „Alle Feiertagskalender für das Folgejahr fortführen“ einplanen. Sie legt die Feiertage jährlich am 1. Januar um 12 Uhr für das Folgejahr an. Erscheint die Meldung „0 Feiertage angelegt“, hatte entweder das Ursprungsjahr keine Feiertage, oder die Feiertage wurden bereits manuell eingetragen.
Feiertagskalender anlegen
Wenn Sie Mitarbeitende an verschiedenen Standorten mit unterschiedlichen Feiertagen haben, können Sie mehrere Feiertagskalender anlegen. Klicken Sie auf + Neuen Feiertagskalender anlegen, vergeben Sie einen Namen und speichern Sie.
Hinweis: Vergessen Sie nicht, den erstellten Feiertagskalender den entsprechenden Mitarbeitenden unter Mitarbeiter > [Mitarbeitername] > Regelarbeitszeit zuzuordnen, wenn Sie nicht den Standard-Feiertagskalender verwenden möchten.
Feiertage eintragen und berechnen
Klicken Sie nach dem Anlegen eines Kalenders auf Feiertage für [Kalendername] für [Jahr] berechnen und wählen Sie Land und Region (Bundesland oder Kanton). Die berechneten Feiertage können anschließend manuell ergänzt oder gelöscht werden – z. B. für regional gültige Feiertage oder Kollektivvertragsfeiertage.
Beim erneuten Berechnen werden nur fehlende Feiertage ergänzt, bestehende Einträge werden nicht gelöscht.
Vorsicht: Wenn an einem zu generierenden Feiertag bereits Fehlzeiten eingetragen sind, wird die Berechnung mit einer Fehlermeldung abgebrochen. Ermitteln Sie die betroffenen Mitarbeitenden über Auswertungen > Mitarbeiter > Fehlzeitenübersicht, löschen Sie die Fehlzeiten und starten Sie die Berechnung erneut.
Wertigkeit und Zuschlag
Die Wertigkeit eines Feiertags bestimmt die Soll-Arbeitszeit an diesem Tag:
Ganzer Feiertag: Soll-Arbeitszeit ist 0.
Halber Feiertag: Soll-Arbeitszeit entspricht der Hälfte der Regelarbeitszeit des Wochentags.
Max. Std.: Die Soll-Arbeitszeit entspricht dem eingetragenen Maximalwert, höchstens jedoch der Regelarbeitszeit des Wochentags.
Für jeden Feiertag können Sie zusätzlich einen Zuschlag in Prozent hinterlegen. Diese Angaben werden beim Übertragen ins Folgejahr übernommen. Ob Feiertagszuschläge als Zeitzuschläge auf das Überstundenkonto addiert werden, steuern Sie in den Grundeinstellungen Abwesenheiten & Überstunden.
Feiertagszuschlag am Folgetag
Wenn am Feiertag gearbeitet wurde, gilt der Zuschlag auch am Folgetag bis zur einstellbaren Uhrzeit. Als Feiertagsarbeit gilt die Arbeit von 0 bis 24 Uhr des Feiertags sowie die Arbeit am Folgetag von 0 Uhr bis zur konfigurierten Uhrzeit, sofern der Dienst am Feiertag begonnen wurde.
Feiertag-Ausnahmen
Über Feiertag-Ausnahmen legen Sie fest, dass für einzelne Mitarbeitende ein bestimmtes Datum abweichend vom Standard-Feiertagskalender behandelt wird – z. B. als kein Feiertag, als halber oder als ganzer Feiertag.
Beim Anlegen einer Ausnahme können Sie mehrere Mitarbeitende gleichzeitig auswählen (z. B. alle Mitarbeitenden einer Abteilung). Folgende Aktionen stehen zusätzlich zur Verfügung:
Ausnahmen auf andere Mitarbeitende übertragen: Markieren Sie die gewünschten Zeilen und wählen Sie „Markierte Feiertag-Ausnahmen für andere Mitarbeiter übernehmen“.
Ausnahmen ins Folgejahr übertragen: Mit „Markierte Feiertag-Ausnahmen in anderes Jahr übernehmen“ werden auch bewegliche Feiertage auf das korrekte Datum im neuen Jahr übertragen.
Mit dem Modul Standorte & Abteilungen ist die Tabelle der Feiertag-Ausnahmen nach Abteilungen gruppiert.
Mailvorlagen
Unter Administration > Überstunden & Fehlzeiten > Mailvorlagen passen Sie die standardisierten E-Mail-Texte für folgende Bereiche an:
Fehlzeit-Mailvorlagen: Benachrichtigungen zu gelöschten, genehmigten oder zurückgezogenen Fehlzeiten.
Fehlzeitenantrag-Mailvorlagen: Benachrichtigungen rund um Fehlzeitenanträge (Antrag gestellt, zurückgezogen, Erinnerung, abgelehnt, genehmigt).
Überstunden-Mailvorlagen: Benachrichtigungen bei zu vielen Überstunden pro Tag sowie bei unterschrittenem Überstunden-Saldo.
Über allgemeine Platzhalter (z. B. %MITARBEITER%, %ZEITRAUM%) können spezifische Informationen dynamisch in die E-Mails eingebunden werden. Jede Vorlage kann als Testversand in Deutsch, Englisch oder Französisch an die eigene E-Mail-Adresse gesendet werden.
Spezielle Zeiten
Spezielle Zeiten finden Sie unter Administration > Überstunden & Fehlzeiten > Spezielle Zeiten. Es handelt sich um frei definierbare Zeitabschnitte (z. B. Nachtzeit, Sonntagszeit), die in der Monatsendeauswertung gesondert ausgewiesen werden.
Spezielle Zeit anlegen
Legen Sie für jeden Eintrag Folgendes fest:
Bezeichnung (z. B. „Sonntagszeit“, „Nachtzeit“)
Tag (Wochentag oder Feiertag)
Zeitraum (von / bis innerhalb des Tages)
Soll eine spezielle Zeit über Mitternacht gehen (z. B. 23:00–06:00 Uhr), legen Sie zwei separate Einträge an: einmal 23:00–24:00 Uhr und einmal 00:00–06:00 Uhr – beide mit derselben Bezeichnung. In der Monatsendeauswertung erscheint dann eine gemeinsame Spalte für diese Zeit.
Ob für spezielle Zeiten zusätzlich Zeitzuschläge berechnet und auf das Überstundenkonto addiert werden, steuern Sie in den Grundeinstellungen Abwesenheiten & Überstunden.
Neue Liste von speziellen Zeiten anlegen
Wenn sich Ihre speziellen Zeiten ab einem bestimmten Datum ändern, legen Sie eine neue Liste mit neuem Gültigkeitsbeginn an. Zeitzuschläge werden ab dem Einführungsdatum des Moduls bzw. dem letzten Monatsabschluss und in Abhängigkeit der Gültigkeit der jeweiligen Liste berechnet.
