Die Seite Fehlzeiten & Termine erreichen Sie über den gleichnamigen Menüpunkt im Hauptmenü. Hier erfassen und verwalten Mitarbeitende ihre Fehlzeiten direkt im Kalender – von der einfachen Planung bis zum Genehmigungsantrag.

Voreingestellt ist der aktuelle Monat. Über die Pfeilsymbole oder das Kalendersymbol navigieren Sie zu einem anderen Zeitraum. Die Ansicht lässt sich zwischen Monat, Woche und Tag umschalten.

Im linken Bereich sind alle Fehlgründe in ihrer hinterlegten Farbe aufgeführt sowie die Feiertagskalender. Ein farbiger Kreis bedeutet, dass der Eintrag eingeblendet ist. Ein leerer Kreis blendet ihn aus. Klicken Sie auf den Namen, um einzelne Fehlgründe oder Feiertagskalender nach Bedarf ein- oder auszublenden.

Unterhalb der Fehlgrundliste zeigt der Kalender auf einen Blick:

Im Kalender sehen Sie Fehlzeitenanträge ab dem jeweiligen Vormonat. Für einen größeren Zeitraum gehen Sie zu Auswertungen > Meine Auswertungen > Fehlzeitenanträge. Angezeigt werden die Anzahl Tage (mit Datum) und der aktuelle Antragsstatus:

Unter Geplante Fehlzeiten sehen Sie die geplanten (noch nicht beantragten) Fehlzeiten des aktuellen Jahres. Berücksichtigt werden nur geplante Fehlzeiten aus noch nicht abgeschlossenen Monaten. Geplante Fehlzeiten in einem abgeschlossenen Monat werden ignoriert – löschen Sie solche Einträge, da sie nicht mehr verarbeitet werden.

Administratoren und Abteilungsleiter können Fehlzeiten direkt aus dieser Ansicht heraus genehmigen oder löschen. Der betreffende Mitarbeiter wird bei einer Genehmigung automatisch per E-Mail informiert.

Fehlzeiten lassen sich an mehreren Stellen erfassen – direkt im Kalender oder über das Hauptmenü.

Auch eine Krankmeldung (Krankschreibung, AU) erfassen Sie hier als Fehlzeit. Wählen Sie dazu den passenden Fehlgrund, zum Beispiel Krankheit. Klicken Sie auf ein Datum im Kalender und wählen Sie Neue Fehlzeit, oder klicken Sie auf + Fehlzeit in der Symbolleiste. Das Formular enthält folgende Felder:

Es kann zusätzlich ein zweiter Fehlgrund pro Tag eingetragen werden – z. B. halber Tag Urlaub und halber Tag Gleitzeit. An Samstagen, Sonntagen und Feiertagen können keine Fehlzeiten eingetragen werden.

Genehmigungspflichtige Fehlgründe sind im Formular durch einen farbigen Rahmen gekennzeichnet. Sobald ein Antrag gestellt wurde, wird der Kalendereintrag schraffiert dargestellt – erst nach Genehmigung erscheint er in der vollen Fehlgrundfarbe.

Zum Speichern ohne Antrag klicken Sie Speichern. Bei einem genehmigungspflichtigen Fehlgrund erscheint zusätzlich Speichern und beantragen, das die Fehlzeit speichert und den Antragsprozess startet (siehe nächster Abschnitt).

Eine Fehlzeit lässt sich als Zeitraum auch über arbeitsfreie Tage hinweg eintragen. Wie ein einzelner Tag gewertet wird (als ganzer Tag gemäß Regelarbeitszeit oder mit festem Stundenwert), legt die Einstellung Voreinstellung Urlaubstage und Fehltage fest (Administration → Mitarbeiter → Einstellungen, Tab Voreinstellungen für neue Mitarbeiter).

Genehmigungspflichtige Fehlzeiten wie Urlaub beantragen Mitarbeitende über einen Fehlzeitenantrag, auch Abwesenheitsantrag genannt (ein Urlaubsantrag ist das häufigste Beispiel). Über Speichern und beantragen öffnet sich das Antragsformular. Dort können Sie:

Je nach Einstellung in den Grundeinstellungen sind außerdem An, CC und BCC der Antrags-E-Mail sichtbar und editierbar. Klicken Sie anschließend auf Senden. Das tägliche Eintragen im Kalender und das Verfolgen des eigenen Antragsstatus beschreibt der Artikel Fehlzeiten und Termine.

Offene Anträge prüfen und entscheiden Administratoren sowie die Abteilungsleiter beziehungsweise deren Stellvertreter für die Mitarbeitenden ihrer Abteilung. Dazu im Kalender auf den schraffierten Eintrag klicken und den Bearbeitungs-Link aufrufen. Folgende Aktionen stehen zur Verfügung:

Einen noch nicht entschiedenen Antrag können Mitarbeitende selbst jederzeit über Antrag zurückziehen zurücknehmen — das ist keine Genehmiger-Aktion.

Bei jeder Statusänderung kann optional eine Bemerkung hinterlegt werden, die in der Benachrichtigungs-E-Mail erscheint.

Eine Übersicht der Anträge finden Sie unter Auswertungen > Meine Auswertungen > Fehlzeitenanträge (die eigenen Anträge) beziehungsweise unter Auswertungen > Mitarbeiterauswertungen > Fehlzeitenanträge (Anträge der eigenen Abteilung — für Administratoren, Controller und Abteilungsleiter).

Klicken Sie im Kalender auf einen Eintrag, um ihn zu öffnen. Zeitraum, Fehlgrund, Fehldauer und Bemerkung können geändert werden. Über Löschen wird der Eintrag bis einschließlich dem Bis-Datum entfernt.

Einträge in abgeschlossenen Monaten sind schreibgeschützt. Liegt nur ein Teil des Zeitraums in einem abgeschlossenen Monat, erscheint ein Hinweis. Der gesperrte Teil kann über die Funktion Zeitraum aufteilen herausgelöst werden.

Bei einem mehrtägigen Eintrag erscheint im Bearbeitungsformular das Scheren-Symbol Zeitraum aufteilen. Damit wird der Zeitraum in einzelne Tage zerlegt – sinnvoll, wenn Sie z. B. nur einen einzelnen Tag löschen oder für einen Tag einen anderen Fehlgrund eintragen möchten.

Liegt die Monatsabschluss-Sperre innerhalb des Zeitraums, wird die Fehlzeit genau an der Sperrengrenze in zwei Teile aufgeteilt (nicht in einzelne Tage).

Kalenderfreigaben dienen zur Abbildung von Stellvertreterregelungen oder Teamansichten – z. B. kann eine Assistenz die Fehlzeiten der Geschäftsleitung einsehen und verwalten.

Unter Freigaben im linken Bereich sind alle Mitarbeitenden aufgelistet, deren Kalender für Sie freigegeben sind. Klicken Sie auf einen Namen oder den Kreis, um die Einträge dieses Mitarbeiters ein- oder auszublenden. Zum Ändern der Anzeigefarbe fahren Sie mit der Maus über den Namen und klicken auf das Stiftsymbol.

Neben den Kalendern einzelner Mitarbeitender können hier auch freigegebene Teamkalender erscheinen. Diese werden in einem eigenen Bereich unter der Überschrift „Teamkalender" aufgelistet und lassen sich genauso per Klick ein- oder ausblenden und über das Stiftsymbol in der Anzeigefarbe ändern wie die Kalender einzelner Mitarbeitender.

Klicken Sie auf Einstellungen, um in Ihr Profil zum Bereich Kalender zu gelangen. Dort verwalten Sie bestehende Freigaben und finden die Anleitung zum Einbinden Ihres ZEP-Kalenders in externe Kalender-Clients wie Outlook oder iOS.

Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf einen Fehlgrund oder Kalender in der linken Legende und wählen Sie Einstellungen, um Farbe und Sichtbarkeit individuell anzupassen.