Mit dem Modul Abwesenheiten & Überstunden verwalten Sie die Überstunden- und Urlaubskonten Ihrer Mitarbeitenden zentral in ZEP. Sie können flexible Fehlzeiten- und Abwesenheitsgründe definieren, Überstunden ausgleichen oder auszahlen und monatliche Arbeitszeit- sowie Fehlzeitauswertungen erstellen.
Produktlinienverfügbarkeit
Verfügbarkeit nach Produktlinie:
ZEP Professional: als Zusatzmodul buchbar
ZEP Compact: als Zusatzmodul buchbar
ZEP Clock: als Zusatzmodul buchbar
Zusätzliche Menüpunkte
Durch das Modul stehen Ihnen folgende zusätzliche Menüpunkte in ZEP zur Verfügung.
Fehlzeiten & Termine
Unter Fehlzeiten & Termine erfassen Mitarbeitende ihre Fehlzeiten wie Urlaub, Krankheit oder Freizeitausgleich.
Administration > System > Monatsabschluss
Mit dem Monatsabschluss werden Arbeitszeiten, Überstunden und Fehlzeiten aller Mitarbeitenden pro Monat gespeichert und eingefroren.
Vorsicht: In einem abgeschlossenen Monat können keine Änderungen mehr vorgenommen werden. Der Monatsabschluss kann aufgehoben werden, um nachträgliche Korrekturen zu ermöglichen.
Administration > Überstunden & Fehlzeiten
Diese Kachel in der Administration enthält folgende Menüpunkte:
Einstellungen: Grundkonfiguration des Moduls inklusive Einführungsdatum.
Fehlgründe: Definition der Fehlgründe, die Mitarbeitenden zur Auswahl stehen.
Feiertage: Hinterlegung von Feiertagen für die Arbeitszeitberechnung.
Mailvorlagen: Vorlagen für automatisierte Benachrichtigungen rund um Fehlzeiten.
Spezielle Zeiten: Konfiguration besonderer Zeitregelungen.
Hinweis: Das Einführungsdatum muss in den Einstellungen gesetzt und mit Ändern bestätigt werden, bevor das Modul aktiv genutzt werden kann.
Zusätzliche Auswertungen
Das Modul ergänzt mehrere Bereiche in den Auswertungen um neue Auswertungen.
Meine Auswertungen
Unter Auswertungen > Meine Auswertungen > Überstunden & Fehlzeiten stehen folgende Auswertungen zur Verfügung:
Fehlzeitenübersicht: Zusammenfassung aller erfassten Fehlzeiten des Mitarbeiters.
Fehlzeitenanträge: Auflistung aller gestellten Fehlzeitenanträge.
Monatsendeauswertung: Zusammenfassung der Arbeits- und Fehlzeiten für einen bestimmten Zeitraum.
Zeitnachweis mit Fehlzeiten: Detaillierter Nachweis der erbrachten Stunden inklusive Fehlzeiten in Projekten.
Pausenübersicht: Tagesweise Auswertung der Arbeitszeiten und Pauseneinhaltung (nur bei aktiver Pausenregelung sichtbar).
Unter Auswertungen > Meine Auswertungen > Zeitnachweis stehen zusätzlich folgende Auswertungen zur Verfügung:
Zeitnachweis Übersicht: Verdichtete Zusammenfassung der eigenen Projektstunden für einen Zeitraum, gegliedert nach Projekten und Vorgängen. Bei aktivierter Überstundenberechnung werden zusätzlich Fehlzeiten, effektive Stunden und Überzeit ausgewiesen.
Zeitnachweis Detail: Einzelauflistung aller eigenen Projektzeiten mit Datum, Beginn, Ende, Stunden, Projekt und Vorgang.
Projekte
Fehlzeitenübersicht: Zusammenfassung aller erfassten Fehlzeiten von Mitarbeitenden in einem Projekt – besonders relevant für Projektleiter.
Mitarbeiter
Unter Auswertungen > Mitarbeiter > Überstunden & Fehlzeiten stehen folgende Auswertungen zur Verfügung:
Fehlzeitenübersicht: Zusammenfassung aller erfassten Fehlzeiten ausgewählter Mitarbeitender. Die Auswertung kann als iCalendar-Feed abonniert werden.
Fehlzeitenanträge: Auflistung aller gestellten Fehlzeitenanträge einzelner Mitarbeitender.
Arbeitszeitenübersicht: Detaillierte Übersicht aller Arbeitsstunden, Überstunden, Fehlzeiten und speziellen Zeiten.
Rückstellungen: Berechnung von Urlaubs- und Überstundenrückstellungen pro Mitarbeiter auf Basis der internen Stundensätze.
Jahresübersicht Fehltage: Auflistung der Fehltage pro Mitarbeiter mit Filterfunktion nach Fehlgründen.
Monatsendeauswertung: Zusammenfassung der Arbeits- und Fehlzeiten für einen bestimmten Zeitraum.
Unter Auswertungen > Mitarbeiter > Zeitnachweis stehen folgende Auswertungen zur Verfügung:
Pausenübersicht: Übersicht der erfassten Pausenzeiten pro Mitarbeiter (nur bei aktiver Pausenregelung sichtbar).
Zeitnachweis Übersicht: Verdichtete Zusammenfassung der Projektstunden eines Mitarbeiters für einen Zeitraum.
Zeitnachweis Detail: Einzelauflistung aller Projektzeiten eines Mitarbeiters mit Datum, Beginn, Ende, Stunden, Projekt und Vorgang.
Hinweis: Das Modul Abwesenheiten & Überstunden können Sie jederzeit über das ZEP Self-Service-Tool zur bestehenden Lizenz hinzubuchen.
Dashboard-Erweiterungen
Das Modul ergänzt das ZEP-Dashboard um neue Widgets, die Urlaubs- und Überstundensalden sowie offene Genehmigungsanfragen auf einen Blick anzeigen.
In Ihrem persönlichen Dashboard werden je nach Berechtigungsstufe folgende Widgets ergänzt:
Urlaubsguthaben: Zeigt den Resturlaub des aktuellen und des Vorjahres, den Jahresurlaubsanspruch sowie genehmigte und geplante Urlaubstage.
Überstundensaldo: Zeigt den aktuellen Überstundensaldo. Das Widget ist nur sichtbar, wenn die Überstundenanzeige für den Mitarbeiter aktiviert ist.
Offene Fehlzeitenanträge: Für Vorgesetzte und Administratoren mit ausstehenden Genehmigungsanfragen wird ein Widget angezeigt, das alle offenen Fehlzeitenanträge der Mitarbeitenden auflistet.
Überstunden aller Mitarbeiter: Listet die Überstundensalden aller aktiven Mitarbeitenden auf. Abteilungsleiter sehen nur ihre eigenen Abteilungen. Die Liste kann nach Name oder nach Überstundenhöhe sortiert werden.