Auf der Projekt-Detailseite ergänzt das Modul Reisekostenabrechnung den Reiter Abrechnungseinstellungen > Reiseeinstellungen. Hier hinterlegen Sie projektspezifische Werte für Kilometergeld, Anreisepauschale und Verpflegungsmehraufwendungen, die vom mandantenweiten Standard abweichen.
Hinweis: Projektspezifische Reiseeinstellungen sind nur in ZEP Compact und ZEP Professional verfügbar.
Kilometergeld
Im Bereich Kilometergeld steuern Sie, ob und wie Kilometergeld an den Kunden weiterberechnet wird.
Wie Sie Reisen und Reisezeiten erfassen, beschreibt der Artikel Reisezeiten und Reisekosten erfassen.
Nicht abrechnen: Kilometergeld wird in diesem Projekt nicht an den Kunden weitergegeben
Nur für fakturierbare Arbeitszeiten abrechnen: Kilometergeld erscheint nur dann auf der Faktura, wenn die zugehörige Arbeitszeit als fakturierbar markiert ist
Für alle Arbeitszeiten abrechnen: Kilometergeld wird unabhängig von der Fakturierbarkeit weitergegeben
Mit der Checkbox spezielle Kilometerpauschale in diesem Projekt setzen Sie eine vom Standardfahrzeug abweichende Pauschale, etwa wenn für ein Projekt ein höherer oder niedriger Satz mit dem Kunden vereinbart wurde. Im darunterliegenden Eingabefeld geben Sie den Betrag pro Kilometer in der Projektwährung ein.
Ist für das Projekt keine spezielle Kilometerpauschale hinterlegt, verrechnet ZEP stattdessen automatisch die Kilometer- und Mitfahrerpauschale des Fahrzeugs aus Administration > Reisen > Fahrzeuge. Die Angaben zum Kilometergeld wirken sich zudem nur auf Vorgänge mit der Abrechnungsart „im Aufwand" aus, ebenso auf Vorgänge mit der Abrechnungsart „wie Projekt" innerhalb eines Projekts mit der Abrechnungsart „im Aufwand".
Anreisepauschale
Manche Projekte rechnen statt einer detaillierten Reisekostenerfassung eine pauschale Anreisepauschale ab. Über die RadioBox legen Sie die Variante fest:
Keine: es wird keine Anreisepauschale berechnet (Standard)
je Mitarbeiter und Tag: pro Reisetag wird einmal die Pauschale berechnet
je Mitarbeiter und Reise: pro zusammenhängender Reise wird einmal die Pauschale berechnet, unabhängig von der Anzahl der Reisetage
Ist eine Variante aktiv, erscheinen zwei zusätzliche Felder:
Berechnungsbasis: nur für fakturierbare Arbeitszeiten oder für alle Arbeitszeiten
Anreisepauschale: der Betrag in Projektwährung
Bei der Variante je Mitarbeiter und Tag kann zusätzlich im Feld Ab dieser Anzahl Stunden pro Tag eine Mindest-Reisezeit pro Tag festgelegt werden. Bei 0 gilt die Pauschale ohne Einschränkung, bei 5 beispielsweise nur dann, wenn ein Mitarbeiter mehr als 5 Stunden des Tages auf Reise war.
Eine Anreisepauschale entsteht nur, wenn für den Reisetag mindestens eine Zeitbuchung mit einem Arbeitsort vorliegt, der weder der Standard-Arbeitsort noch der Heimarbeitsort ist. Zusätzlich muss bei dieser Buchung die Option „Ort projektrelevant" gesetzt sein. Fehlt eine dieser Bedingungen, wird für den betreffenden Tag keine Pauschale berechnet – auch wenn eine Variante aktiviert ist.
Verpflegungsmehraufwendungen
Der Bereich Verpflegungsmehraufwendungen entspricht in seiner Struktur dem Kilometergeld-Bereich:
Abrechnungsmodus: Nicht abrechnen, nur für fakturierbare Arbeitszeiten, für alle Arbeitszeiten
spezielle Tagespauschalen und Abzüge: Checkbox, um die Standard-Pauschalen aus den Stammdaten projektspezifisch zu überschreiben
Ist die Checkbox aktiv und das mandantenweite VMA-Verfahren auf Deutschland eingestellt, erscheinen folgende Eingabefelder für die abweichenden Tagespauschalen:
mehr als 8 Std.: Tagespauschale für Reisen mit mehr als 8 Stunden Abwesenheit
mind. 14 Std.: Tagespauschale ab 14 Stunden (nur relevant bei Projektstart vor 2014)
mind. 24 Std.: Tagespauschale für volle Reisetage über 24 Stunden
Prozentualabzug bei Frühstück: prozentualer Abzug bei gestelltem Frühstück
Prozentualabzug je Mittag- oder Abendessen: prozentualer Abzug je gestellter Hauptmahlzeit
Bei aktivem österreichischem Verfahren erscheinen nur die 24-Stunden-Tagespauschale und die beiden Mahlzeiten-Abzüge.
Ob für eine Projektzeit Verpflegungsmehraufwendungen abgerechnet werden, hängt von zwei Angaben in der Projektzeiterfassung ab: Der eingetragene Arbeitsort muss vom Standardort abweichen, und die Checkbox „Ort projektrelevant" muss aktiviert sein. Nur wenn beide Bedingungen erfüllt sind, fließt der Tag in die Berechnung der Verpflegungsmehraufwendungen für dieses Projekt ein.
Hinterlegen Sie für ein Projekt keine speziellen Tagespauschalen und Abzüge, verrechnet ZEP stattdessen die internen Tagespauschalen und Abzüge des jeweiligen Orts aus Stammdaten > Orte.