Die Auswertungen des Moduls sind an mehreren Stellen in ZEP verfügbar: unter Auswertungen > Abrechnung, im Menü einzelner Projekte sowie im Menü einzelner Kunden. Der Menüpunkt Auswertungen > Abrechnung ist Administratoren, Controllern und Projektleitern mit Budgetverantwortung vorbehalten.
Tipp: Jede der hier beschriebenen Auswertungen lässt sich als Datei exportieren. Wie der Export funktioniert, in welchen Formaten ZEP exportiert und wie der Hintergrund-Export bei großen Datenmengen abläuft, beschreibt der Artikel Tipps & Tricks in der Bedienung in den Abschnitten Dateiformate von Auswertungen und Auswertungen automatisiert ausführen.
Gesamtstatus Abrechnung
Zu finden unter Auswertungen > Projekte und Auswertungen > Kunden. Der Gesamtstatus Abrechnung gibt einen projekt- und kundenübergreifenden Überblick über abgerechnete Leistungen in einem Zeitraum.
Filteroptionen: Abteilung (mit Modul Standorte & Abteilungen), Status, Projekttyp, Projektlaufzeit sowie Kategorien und Schlagworte. Optional können Sie angeben:
ob die Auswertung nach Vorgängen gegliedert werden soll.
ob fakturierbare Reisestunden angezeigt werden sollen.
ob interne Kosten ausgewiesen werden sollen.
ob die Planzahlen des Gesamtprojekts und ein Plan-Ist-Vergleich angezeigt werden sollen.
Die Ergebnistabelle ist konfigurierbar und kann als Excel oder CSV exportiert werden. Die Auswertung kann auch im Hintergrund ausgeführt und als wiederkehrender Task eingeplant werden.
Hinweis: Als Auswertungszeitraum werden alle Rechnungspositionen berücksichtigt, deren Leistungszeitraum ganz oder teilweise im eingestellten Zeitraum liegt.
Fehlende Rechnungspositionen
Zu finden unter Auswertungen > Abrechnung > Fehlende Rechnungspositionen. Angezeigt werden projektspezifisch Zeiträume, in denen fakturierbare Projektzeiten oder Belege erfasst wurden, die aber noch nicht als Rechnungsposition geplant sind.
Ein Klick auf einen Eintrag führt direkt zum entsprechenden Projekt in den Untermenüpunkt Abrechnung > Rechnungspositionen mit vorausgefülltem Zeitraum.
Tipp: Wir empfehlen, bereits bei der Planung Ihrer Projekte auch die Abrechnung zu planen. Nutzen Sie diese Auswertung, um Leistungen aufzuspüren, die noch nicht abgerechnet wurden.
Haben Sie für ein Projekt einen oder mehrere Zeiträume festgelegt, die von dieser Prüfung ausgeschlossen werden sollen, zeigt ZEP zusätzlich die Tabelle „Von der Prüfung ausgeschlossene Zeiträume" an. Darin stehen die Zeiträume, für die Sie trotz vorhandener fakturierbarer Projektzeiten oder Belege bewusst keine Rechnung stellen möchten.
Der Ausschluss wirkt sich nur auf die Anzeige der fehlenden Rechnungspositionen und auf die Auswertung „Unfertige Leistungen" aus. Andere Auswertungen sowie die manuelle Abrechnung dieser Zeiträume bleiben davon unberührt.
Umsatzbericht
Der Umsatzbericht listet alle bereits abgerechneten Rechnungspositionen eines Zeitraums auf und summiert die Umsätze pro Kunde und Projekt. Sie nutzen ihn als Rückblick auf die tatsächlich fakturierte Leistung — ergänzend zur Umsatzprognose, die geplante Positionen vorausschaut, und zum Gesamtstatus Abrechnung, der den aktuellen Stand pro Projekt zeigt.
Pro Rechnungsposition zeigt der Bericht Datum, Rechnungsnummer, Plan- und abgerechneten Betrag, Mitarbeiter, Vorgang, Kunde, Projekt, Leistungszeitraum sowie weitere Stammdaten (Projektreferenz, Kundenauftrag, Bestellnummer, Auftragsnummer, Artikel, MwSt., Erlöskonto). Bei aktiven Abteilungen wird zusätzlich die Abteilung mitgeführt.
Den Auswertungszeitraum grenzen Sie über zwei Datumsbereiche ein: nach Rechnungsdatum und nach Ende des Leistungszeitraums. Zusätzlich filtern Sie nach Kunde und Abteilung.
Hinweis: Der Umsatzbericht ist für Administratoren, Controller und Abteilungsleiter sichtbar — anders als die übrigen Faktura-Auswertungen, die auch Projektleitende mit Budgetverantwortung sehen.
Sind an einem Projekt Mitarbeiter aus unterschiedlichen Abteilungen beteiligt, gliedern Sie die Rechnungspositionen über die Checkbox „nach Abteilungen der Mitarbeiter gliedern" zusätzlich nach der jeweils leistungserbringenden Abteilung. Diese Option steht nur mit dem Zusatzmodul Abteilungen zur Verfügung.
Umsatzprognose
Die Umsatzprognose können Sie an folgenden Stellen aufrufen:
Projektspezifisch im Untermenü eines einzelnen Projekts.
Kundenspezifisch im Untermenü eines einzelnen Kunden für alle Projekte dieses Kunden.
ZEP-weit unter Auswertungen > Abrechnung.
Auf Basis der hinterlegten Wiederholungsintervalle und geplanten bzw. abgerechneten Beträge sowie fehlender Rechnungspositionen wird der Umsatz für die nächsten Monate, Quartale oder Jahre prognostiziert. Alternativ können Sie die Auswertung für einen vergangenen Zeitraum aufrufen, um die Umsatzentwicklung nachzuverfolgen.
Konfigurationsoptionen:
Skalierung: Monat, Quartal oder Jahr.
Währungsfilter: nur Rechnungen in einer bestimmten Währung berücksichtigen.
Umrechnung aller Beträge in die Basiswährung (Kurs via Fixer.io). Abgerechnete Rechnungspositionen werden zum Rechnungsdatum umgerechnet, noch nicht abgerechnete Positionen zum heutigen Datum.
Zeitliche Einsortierung nach geplantem oder tatsächlichem Rechnungsdatum, optional mit Zahlungsziel.
Kumulierte Darstellung sowie Grafik mit Kunden-/Projektdetails.
Filter nach der Branche des Kunden.
Wie die Beträge zustande kommen:
Geplante und freigegebene Rechnungspositionen fließen je nach Einstellung Betrag für noch nicht abgerechnete Aufwandspositionen entweder mit dem geplanten Betrag oder aus den aktuell gebuchten Zeiten und Belegen ein.
Abgerechnete Rechnungspositionen, auch stornierte, fließen mit dem tatsächlichen Betrag ein.
Noch nicht abgerechnete Zuschlagspositionen in Prozent werden mit dem Planbetrag berücksichtigt.
Mit der Option Fehlende Aufwandspositionen bezieht ZEP nicht abgerechnete Aufwände aus dem Auswertungszeitraum ein. Fehlende Pauschal-Positionen werden dabei nicht berücksichtigt.
Die Auswertung kann auch im Hintergrund ausgeführt und als wiederkehrender Task eingeplant werden.
Optional können Sie die Rechnungspositionen zusätzlich nach Status einschränken („Geplante", „Freigegebene", „Abgerechnete" inklusive Stornierte). In der tabellarischen Auswertung werden negative Beträge rot dargestellt.
Ohne Aktivierung der Option „Kumuliert" wird der erwartete Umsatz je Monat, Quartal oder Jahr jeweils einzeln ausgewiesen, mit Aktivierung zeigt ZEP stattdessen die Summe aus dem jeweiligen Zeitraum und allen vorangegangenen Zeiträumen an.
Grundlage sind dabei ausschließlich Projektzeiten und Belege, die auf Aufwandsprojekte und Aufwandsvorgänge gebucht wurden. Je Projekt fasst ZEP alle Aufwände, die durch keine echte Rechnungsposition abgedeckt sind, zu einer fehlenden Aufwandsposition zusammen.
Das späteste darin enthaltene Datum gilt als theoretisches Rechnungsdatum und bestimmt, in welchem Monat der Umsatzprognose der Betrag erscheint. Der Auswertungszeitraum wirkt sich damit sowohl auf die Höhe als auch auf die zeitliche Einordnung der fehlenden Aufwandspositionen aus. Geplante, freigegebene und abgerechnete Rechnungspositionen berücksichtigt ZEP dagegen immer mit ihrem tatsächlichen oder geplanten Rechnungsdatum.
Offene Posten
Zu finden unter Auswertungen > Abrechnung > Offene Posten, im Untermenü eines Kunden und im Untermenü eines Projekts. Verfügbar für Administratoren, Controller und Abteilungsleiter (mit Modul Standorte & Abteilungen).
Hinweis: Die Auswertung Offene Posten ist nur verfügbar, wenn unter Administration > Abrechnung > Einstellungen die Option „Zahlungseingänge in ZEP verwalten“ aktiviert ist.
Die Auswertung listet alle Rechnungen auf, bei denen bis zum Stichtag kein vollständiger Zahlungseingang vorliegt. Filteroptionen:
Auswertungszeitraum (bzgl. Rechnungsdatum).
Stichtag (Standard: heutiges Datum).
Optional nur Rechnungen mit Zahlungsverzug anzeigen. Dabei legen Sie fest, ob die Verzugstage seit dem aktuellen Zahlungsziel (Zahlungsziel der Mahnung, andernfalls der Rechnung) oder seit dem Zahlungsziel der Rechnung gezählt werden.
Filter nach der Branche des Kunden.
Die Tagesintervalle in den Tabellenspalten können unter Administration > Abrechnung > Einstellungen konfiguriert werden. Die Tabelle ist konfigurierbar und ermöglicht das Erstellen von Mahnungen direkt über einen Klick auf die Rechnungsnummer.
Über das Plus-Symbol in der Spalte zur Zahlungsdokumentation neben dem offenen Betrag tragen Sie einen Zahlungseingang direkt ein. Diese Spalte steht zur Verfügung, wenn die Zahlungseingänge in ZEP verwaltet werden.
Projektleiter mit Budgetverantwortung haben zusätzlich über das Untermenü ihres Projekts Zugriff auf diese Auswertung.
Zusätzlich steht die Filteroption „Alle Beträge in EUR umrechnen" zur Verfügung (EUR steht hier für Ihre hinterlegte Basiswährung), die standardmäßig aktiviert ist. Dabei wird für jede Rechnung der zum jeweiligen Rechnungsdatum gültige Kurs verwendet, den Sie unter Administration > Preise & Belege > Wechselkurse hinterlegen. Deaktivieren Sie die Option, zeigt die Auswertung die Beträge stattdessen in der jeweiligen Rechnungswährung an.
Unfertige Leistungen
Die Auswertung unter Auswertungen > Abrechnung > Unfertige Leistungen grenzt fakturierbare Leistungen zu einem Stichtag ab. Als Stichtag dient das Bis-Datum des Auswertungszeitraums. Sie zeigt, bei welchen Kunden und Projekten im Zeitraum fakturierbare Projektzeiten gebucht wurden, die bis zum Stichtag durch keine abgerechnete Rechnung gedeckt sind. Von der Prüfung ausgeschlossene Zeiträume bleiben dabei unberücksichtigt.
Über die Filter steuern Sie den Umfang der Auswertung:
Zeiten in Pauschalvorgängen berücksichtigen bezieht auch fakturierbare Zeiten aus Pauschalprojekten ein.
Teilschlussrechnungen berücksichtigen.
Zusätzlich auch Belege berücksichtigen mit Auswahl der Belegart und der Option nur Belege mit einem fakturierbaren Betrag.
Je Kunde einzelne Projekte anzeigen.
Alle Beträge in die Basiswährung umrechnen.
Die Ergebnistabelle zeigt je Kunde, bei aktivierter Option auch je Projekt, folgende Werte:
Plan Entgelt Gesamt, das geplante Gesamtentgelt.
Betrag abgerechnet bis zum Stichtag, die Summe der bis dahin abgerechneten Rechnungspositionen. Geplante und freigegebene Positionen zählen hier nicht.
Differenz aus Plan Entgelt Gesamt und abgerechnetem Betrag.
Nicht abgerechnete fakturierbare Stunden, die bis zum Stichtag nicht abgerechnet sind. Stunden aus Rechnungen mit einem Rechnungsdatum nach dem Stichtag zählen hier ebenfalls als noch nicht abgerechnet.
Interne Kosten dieser Stunden.
Interne Kosten nicht abgerechneter Belege, sofern die Belegberücksichtigung aktiv ist.
Über das Filterfeld „Währung" lässt sich die Auswertung zusätzlich auf eine bestimmte Projektwährung einschränken. Das ist hilfreich, wenn Ihre Projekte in mehreren Währungen abgerechnet werden und nur eine davon berücksichtigt werden soll.
Ist diese Option aktiviert, verwendet die Auswertung für die Umrechnung immer den Wechselkurs zum heutigen Datum, unabhängig vom Stichtag des Auswertungszeitraums. Ist sie deaktiviert, zeigt die Auswertung die Beträge stattdessen in der jeweiligen Projekt- oder Kundenwährung an.
Um zu prüfen, ob Abrechnungen vergessen wurden, eignet sich stattdessen die Auswertung „Fehlende Rechnungspositionen".
Ein typischer Anwendungsfall für „Unfertige Leistungen" ist der Geschäftsjahresabschluss zur Ermittlung unfertiger Leistungen. Rufen Sie die Auswertung dafür nach Ende des Geschäftsjahres auf, wenn alle Rechnungen des abgelaufenen Jahres fertiggestellt und die zugehörigen Monate abgeschlossen sind. Rechnungen, die erst nach Geschäftsjahresende mit einem späteren Rechnungsdatum abgerechnet werden, verfälschen das Ergebnis nicht, da die Auswertung das Rechnungsdatum der jeweiligen Rechnung zugrunde legt.
Zahlungseingänge
Zu finden unter Auswertungen > Abrechnung > Zahlungseingänge. Die Auswertung zeigt, welche Zahlungseingänge in einem wählbaren Zeitraum eingegangen sind.
Filteroptionen: Abteilung (mit Modul Standorte & Abteilungen), Auswertungszeitraum, Kunden und Währung. Optional können alle Beträge in die Basiswährung umgerechnet werden.
Angezeigt werden: Kunde, Rechnungsnummer, Projekt, Rechnungsdatum, Skontodatum, Zahlungsziel, Betrag netto, Betrag brutto, Datum des Zahlungseingangs, eingegangener Betrag, Minderung sowie MwSt. und Bemerkung.
Hinweis: Ist der Betrag nicht vollständig bezahlt bzw. liegt keine eingetragene Minderung vor, erscheint dieser Betrag in der Auswertung Offene Posten.