Die Auswertungen des Moduls sind an mehreren Stellen in ZEP verfügbar: unter Auswertungen > Abrechnung, im Menü einzelner Projekte sowie im Menü einzelner Kunden. Der Menüpunkt Auswertungen > Abrechnung ist Administratoren, Controllern und Projektleitern mit Budgetverantwortung vorbehalten.
Tipp: Jede der hier beschriebenen Auswertungen lässt sich als Datei exportieren. Wie der Export funktioniert, in welchen Formaten ZEP exportiert und wie der Hintergrund-Export bei großen Datenmengen abläuft, beschreibt der Artikel Tipps & Tricks in der Bedienung in den Abschnitten Dateiformate von Auswertungen und Auswertungen automatisiert ausführen.
Gesamtstatus Abrechnung
Zu finden unter Auswertungen > Projekte und Auswertungen > Kunden. Der Gesamtstatus Abrechnung gibt einen projekt- und kundenübergreifenden Überblick über abgerechnete Leistungen in einem Zeitraum.
Filteroptionen: Abteilung (mit Modul Standorte & Abteilungen), Status, Projekttyp, Projektlaufzeit sowie Kategorien und Schlagworte. Optional können Sie angeben:
ob die Auswertung nach Vorgängen gegliedert werden soll.
ob fakturierbare Reisestunden angezeigt werden sollen.
ob interne Kosten ausgewiesen werden sollen.
ob die Planzahlen des Gesamtprojekts und ein Plan-Ist-Vergleich angezeigt werden sollen.
Die Ergebnistabelle ist konfigurierbar und kann als Excel oder CSV exportiert werden. Die Auswertung kann auch im Hintergrund ausgeführt und als wiederkehrender Task eingeplant werden.
Hinweis: Als Auswertungszeitraum werden alle Rechnungspositionen berücksichtigt, deren Leistungszeitraum ganz oder teilweise im eingestellten Zeitraum liegt.
Fehlende Rechnungspositionen
Zu finden unter Auswertungen > Abrechnung > Fehlende Rechnungspositionen. Angezeigt werden projektspezifisch Zeiträume, in denen fakturierbare Projektzeiten oder Belege erfasst wurden, die aber noch nicht als Rechnungsposition geplant sind.
Ein Klick auf einen Eintrag führt direkt zum entsprechenden Projekt in den Untermenüpunkt Abrechnung > Rechnungspositionen mit vorausgefülltem Zeitraum.
Tipp: Wir empfehlen, bereits bei der Planung Ihrer Projekte auch die Abrechnung zu planen. Nutzen Sie diese Auswertung, um Leistungen aufzuspüren, die noch nicht abgerechnet wurden.
Umsatzbericht
Der Umsatzbericht listet alle bereits abgerechneten Rechnungspositionen eines Zeitraums auf und summiert die Umsätze pro Kunde und Projekt. Sie nutzen ihn als Rückblick auf die tatsächlich fakturierte Leistung — ergänzend zur Umsatzprognose, die geplante Positionen vorausschaut, und zum Gesamtstatus Abrechnung, der den aktuellen Stand pro Projekt zeigt.
Pro Rechnungsposition zeigt der Bericht Datum, Rechnungsnummer, Plan- und abgerechneten Betrag, Mitarbeiter, Vorgang, Kunde, Projekt, Leistungszeitraum sowie weitere Stammdaten (Projektreferenz, Kundenauftrag, Bestellnummer, Auftragsnummer, Artikel, MwSt., Erlöskonto). Bei aktiven Abteilungen wird zusätzlich die Abteilung mitgeführt.
Hinweis: Der Umsatzbericht ist für Administratoren, Controller und Abteilungsleiter sichtbar — anders als die übrigen Faktura-Auswertungen, die auch Projektleitende mit Budgetverantwortung sehen.
Umsatzprognose
Die Umsatzprognose können Sie an folgenden Stellen aufrufen:
Projektspezifisch im Untermenü eines einzelnen Projekts.
Kundenspezifisch im Untermenü eines einzelnen Kunden für alle Projekte dieses Kunden.
ZEP-weit unter Auswertungen > Abrechnung.
Auf Basis der hinterlegten Wiederholungsintervalle und geplanten bzw. abgerechneten Beträge sowie fehlender Rechnungspositionen wird der Umsatz für die nächsten Monate, Quartale oder Jahre prognostiziert. Alternativ können Sie die Auswertung für einen vergangenen Zeitraum aufrufen, um die Umsatzentwicklung nachzuverfolgen.
Konfigurationsoptionen:
Skalierung: Monat, Quartal oder Jahr.
Währungsfilter: nur Rechnungen in einer bestimmten Währung berücksichtigen.
Umrechnung aller Beträge in die Basiswährung (Kurs via Fixer.io).
Zeitliche Einsortierung nach geplantem oder tatsächlichem Rechnungsdatum, optional mit Zahlungsziel.
Kumulierte Darstellung sowie Grafik mit Kunden-/Projektdetails.
Die Auswertung kann auch im Hintergrund ausgeführt und als wiederkehrender Task eingeplant werden.
Offene Posten
Zu finden unter Auswertungen > Abrechnung > Offene Posten, im Untermenü eines Kunden und im Untermenü eines Projekts. Verfügbar für Administratoren, Controller und Abteilungsleiter (mit Modul Standorte & Abteilungen).
Hinweis: Die Auswertung Offene Posten ist nur verfügbar, wenn unter Administration > Abrechnung > Einstellungen die Option „Zahlungseingänge in ZEP verwalten“ aktiviert ist.
Die Auswertung listet alle Rechnungen auf, bei denen bis zum Stichtag kein vollständiger Zahlungseingang vorliegt. Filteroptionen:
Auswertungszeitraum (bzgl. Rechnungsdatum).
Stichtag (Standard: heutiges Datum).
Optional: nur Rechnungen anzeigen, deren Zahlungsziel um eine bestimmte Anzahl Tage überschritten ist.
Die Tagesintervalle in den Tabellenspalten können unter Administration > Abrechnung > Einstellungen konfiguriert werden. Die Tabelle ist konfigurierbar und ermöglicht das Erstellen von Mahnungen direkt über einen Klick auf die Rechnungsnummer.
Zahlungseingänge
Zu finden unter Auswertungen > Abrechnung > Zahlungseingänge. Die Auswertung zeigt, welche Zahlungseingänge in einem wählbaren Zeitraum eingegangen sind.
Filteroptionen: Abteilung (mit Modul Standorte & Abteilungen), Auswertungszeitraum, Kunden und Währung. Optional können alle Beträge in die Basiswährung umgerechnet werden.
Angezeigt werden: Kunde, Rechnungsnummer, Projekt, Rechnungsdatum, Skontodatum, Zahlungsziel, Betrag netto, Betrag brutto, Datum des Zahlungseingangs, eingegangener Betrag, Minderung sowie MwSt. und Bemerkung.
Hinweis: Ist der Betrag nicht vollständig bezahlt bzw. liegt keine eingetragene Minderung vor, erscheint dieser Betrag in der Auswertung Offene Posten.