Damit die Buchhaltung Personenkonten anlegen kann, übergibt ZEP auf Wunsch ausgewählte Kunden als Debitoren und ausgewählte Mitarbeitende als Kreditoren in einer Stammdatendatei. Beide Exporte funktionieren unabhängig vom Buchungsexport.
Debitoren exportieren
Unter Export für Buchhaltung > Debitoren exportieren Sie die in ZEP angelegten Kunden als Debitoren-Stammdatensatz. ZEP liefert pro Kunde folgende Felder:
Debitorennummer: Je nach Grundeinstellung entweder die ZEP-Kundennummer (KNr) oder das eigene Feld Debitorennummer am Kunden.
Name und Anschrift: Firmenname, Anrede, Straße, PLZ, Ort, Land, Adresszusatz.
Rechnungsadresse: Bei Bedarf abweichende Anschrift für die Rechnungsstellung.
Steuerdaten: USt-ID-Nummer (sofern hinterlegt), Steuerland sowie die Fälligkeit in Tagen.
Kontaktdaten: Standard-E-Mail-Adresse, Telefon, Telefax, Website, Ansprechpartner.
Bankverbindung: IBAN und BIC, sofern am Kunden gepflegt.
Über die Filter lassen sich die exportierten Kunden eingrenzen – etwa nach Abteilung, Kundenkategorie oder Kundenbranche.
Markieren Sie in der Liste die gewünschten Kunden und klicken Sie auf Debitoren exportieren. ZEP erzeugt eine CSV-Datei im Format des Buchungsexports (DATEV, Lexware oder Allgemein) zum Download.
Kreditoren exportieren
Unter Export für Buchhaltung > Kreditoren exportieren Sie die in ZEP angelegten Mitarbeitenden als Kreditoren-Stammdatensatz. ZEP liefert pro Mitarbeitendem folgende Felder:
Kreditorennummer: Je nach Grundeinstellung entweder die ZEP-Personalnummer (Pers-Nr) oder das eigene Feld Kreditorennummer am Mitarbeitenden.
Persönliche Daten: Anrede, Vorname, Nachname, Anschrift.
Kontaktdaten: E-Mail-Adresse, Telefon, Telefax.
Bankverbindung: IBAN und BIC, sofern am Mitarbeitenden gepflegt – Voraussetzung für die Erstattung aus dem Kostenexport.
Über die Filter lassen sich Mitarbeitende nach Abteilung und optional nach Beschäftigungszeitraum eingrenzen.
Markieren Sie in der Liste die gewünschten Mitarbeitenden und klicken Sie auf Kreditoren exportieren. ZEP erzeugt eine CSV-Datei im Format des Buchungsexports zum Download.
Hinweis: Ist in den Grundeinstellungen als eigenes Feld Kreditorennummer bei jedem Mitarbeiter zwingend anzugeben gewählt, prüft ZEP vor dem Export, ob alle markierten Mitarbeitenden eine Kreditorennummer haben. Fehlt sie bei einzelnen, bricht der Export ab und nennt die betroffenen Mitarbeitenden – tragen Sie die Nummern dann an den jeweiligen Mitarbeitenden nach.
Aufbau der Exportdatei
Im Gegensatz zum Buchungsexport enthält der Debitoren-/Kreditorenexport keine Buchungssätze, sondern Stammdatensätze. ZEP erzeugt eine separate CSV-Datei, die die Buchhaltung in das Personenkonten-Modul importiert. Damit pflegen Sie Kunden und Mitarbeitende nur in ZEP und übergeben Änderungen periodisch an die Buchhaltung.
Welche Felder die Datei pro Datensatz enthält, hängt vom gewählten Exportformat ab: DATEV liefert den umfangreichsten Stammdatensatz inklusive Bankdaten und Rechnungsadresse, Lexware einen kompakteren Satz fokussiert auf die für den Buchhalter-Import nötigen Felder, Allgemein einen breiten CSV-Datensatz für den manuellen Import.
Der Debitoren- und Kreditorenexport enthält immer die Datensätze, die Sie in der Liste markiert haben. ZEP pflegt dabei keinen „bereits exportiert“-Status. Bei Stammdaten-Änderungen exportieren Sie die betroffenen Datensätze erneut und Ihre Buchhaltung übernimmt die Änderungen.