Unter Export für Buchhaltung > Geprüfte Kostenabrechnungen übergeben Sie freigegebene Belege, Verpflegungsmehraufwand und Kilometer-Buchungen an die Buchhaltung. Voraussetzung ist eine in ZEP geprüfte Kostenabrechnung der Mitarbeitenden im gewählten Zeitraum. Mit aktivierter Funktion Freie Mitarbeiter & Gutschriften heißt der Menüpunkt Geprüfte Kosten und Gutschriften, weil zusätzlich Freelancer-Gutschriften enthalten sind.
Filter setzen
Die Filtermaske bestimmt, welche geprüften Kostenabrechnungen in den Export aufgenommen werden.
Abteilung
Über Abteilung grenzen Sie den Export auf Mitarbeitende einer bestimmten Abteilung ein. Die Voreinstellung ist beliebig und exportiert über alle Abteilungen hinweg.
Zeitraum
Im Block Bis-Datum der Kostenabrechnung im Zeitraum geben Sie das Von- und Bis-Datum an. ZEP filtert anhand des Bis-Datums der jeweiligen Kostenabrechnung. Quicklinks für vergangene Monate, Quartale und Jahre erleichtern die Auswahl.
Mitarbeitende
Über die Mitarbeiterauswahl beschränken Sie den Export auf einzelne Mitarbeitende. Die Auswahl ist mit dem Abteilungs- und Kategorienfilter gekoppelt – es erscheinen nur Mitarbeitende, die im gewählten Zeitraum beschäftigt waren.
Bereits exportierte einschließen
Mit der Checkbox inklusive bereits exportierter Kostenabrechnungen beziehen Sie auch Abrechnungen ein, die in einem früheren Lauf bereits exportiert wurden. Standardmäßig ist die Checkbox inaktiv und ZEP zeigt nur noch nicht exportierte Abrechnungen.
Testmodus und Upload zu DATEV
Mit aktiver DATEV-Online-Verbindung erscheinen die zwei Checkboxen Testmodus und Upload zu DATEV. Der Testmodus erzeugt die Sendung, ohne die Kostenabrechnungen als exportiert zu markieren. Mit Upload zu DATEV wird die Sendung direkt in die DATEV-Cloud geschickt; ein Statushinweis zeigt, ob die Verbindung verbunden oder getrennt ist.
Export ausführen
Nach Setzen der Filter starten Sie den Export aus der Aktionsleiste. Das Ergebnis hängt vom Format und den ZIP-Optionen ab:
Reine CSV-Datei: Der Buchungsstapel im gewählten Format als Download.
ZIP-Archiv mit Belegen: Bei aktivierter Option Kostenexport als ZIP-Archiv mit Belegen (Grundeinstellungen) enthält das Archiv zusätzlich die PDF- und Bilddateien der Belege.
DATEV-EXTF-Paket: Bei DATEV mit EXTF-Header eine vollständige Sendung gemäß DATEV-Spezifikation.
DATEV-Cloud-Upload: Bei aktivem Upload zu DATEV wird die Sendung direkt in DATEV Unternehmen online hochgeladen, ZEP zeigt das Ergebnis als Infomeldung an.
Außerhalb des Testmodus markiert ZEP exportierte Kostenabrechnungen automatisch als exportiert.
Nicht exportierte Kostenabrechnungen
Unterhalb der Filtermaske blendet ZEP eine Karte Nicht exportierte geprüfte Kostenabrechnungen ein. Sie listet alle zeitraumunabhängig noch nicht exportierten Kostenabrechnungen mit Mitarbeitendem und Datum auf.
Inhalt des Exports
Pro Kostenabrechnung exportiert ZEP folgende Bestandteile:
Belege: Jeder geprüfte Beleg wird mit dem Aufwandskonto und BU-Schlüssel der Belegart sowie dem Konto der Zahlungsart als Buchungssatz exportiert.
Verpflegungsmehraufwand (VMA): Pro Tag und Mitarbeitendem als eigene Buchungszeile mit dem Konto und BU-Schlüssel für VMA aus den Grundeinstellungen.
Kilometer-Geld (km-Geld): Pro Tag und Mitarbeitendem als eigene Buchungszeile mit dem Konto und BU-Schlüssel für km-Geld aus den Grundeinstellungen.
Zeilen mit Betrag 0,00 (z. B. ein erstattungsfreier Tag) erscheinen nicht im Export. Das ZIP-Archiv enthält pro Beleg die hochgeladene Original-Datei.
Hinweis: Mit aktivierter Funktion Freie Mitarbeiter & Gutschriften werden die Buchungen freier Mitarbeitender automatisch über die separaten Konten und Buchungsschlüssel aus dem Tab Konten & BU-Schlüssel der Grundeinstellungen abgewickelt.
Wiederholter Export
Auch geprüfte Kostenabrechnungen lassen sich erneut exportieren. Aktivieren Sie dazu die Checkbox inklusive bereits exportierter Kostenabrechnungen und passen Sie den Zeitraum entsprechend an. ZEP zeigt pro Kostenabrechnung das Datum des letzten Exports, damit Sie nachvollziehen können, was bereits in der Buchhaltung gelandet ist.