Geprüfte Kostenabrechnungen aus der Reisekostenabrechnung können über das Modul Export für Buchhaltung in ein Buchhaltungs-Format überführt und in das Buchhaltungssystem importiert werden. So entfallen manuelle Übertragungsschritte zwischen Reisekostenmanagement und Lohn- bzw. Finanzbuchhaltung.
Verfügbarkeit
Hinweis: Das Modul Export für Buchhaltung ist nur in ZEP Professional verfügbar. In ZEP Clock und ZEP Compact wird die Kostenabrechnung als PDF heruntergeladen oder per E-Mail eingereicht und manuell in die Buchhaltung übernommen.
In ZEP Professional ist das Modul über das Self-Service-Tool unter Administration > Account zubuchbar. Nach Aktivierung erscheint die Verwaltungs-Kachel Administration > Export für Buchhaltung mit den verschiedenen Export-Bereichen.
Exportformate
In den Grundeinstellungen des Moduls wählen Sie unter Administration > Export für Buchhaltung > Einstellungen das Zielformat des Exports:
DATEV: Standardformat für DATEV-Buchhaltungssoftware, kompatibel mit DATEV Rechnungswesen
Lexware: CSV-Format für die Lexware-Produktreihe
Allgemein: generisches CSV-Format, das in viele andere Buchhaltungssysteme importiert werden kann (Mapping ist im Zielsystem anzupassen)
Pro Format konfigurieren Sie die zusätzlichen Spalten wie Konten und Kostenstellen über die jeweiligen Felder im Einstellungsformular.
Geprüfte Kostenabrechnungen exportieren
Unter Administration > Export für Buchhaltung > Geprüfte Kostenabrechnungen übergeben Sie geprüfte und ausgezahlte Kostenabrechnungen an die Buchhaltung:
Filtern Sie die Übersicht nach Zeitraum, Mitarbeitenden, Abteilung oder Projekt
Markieren Sie die zu exportierenden Kostenabrechnungen über die Checkboxen
Klicken Sie auf Exportieren; ZEP erzeugt die Datei im konfigurierten Format und stellt sie zum Download bereit
Die exportierten Kostenabrechnungen erhalten automatisch den Zeitstempel Exportdatum und sind anschließend schreibgeschützt. Damit ist sichergestellt, dass eine bereits an die Buchhaltung übergebene Abrechnung nicht versehentlich verändert wird.
Konten und Kostenstellen zuordnen
Damit die Buchungssätze beim Import in das Buchhaltungssystem auf den richtigen Konten landen, werden die Konten an den entsprechenden Stammdaten in ZEP hinterlegt.
Konten pro Belegart: Unter Administration > Preise und Kosten > Belegarten öffnen Sie eine Belegart (z. B. Übernachtung, Bahn/Flug, Bewirtung) und tragen je Steuersatz das zugehörige Konto ein:
Konto: das primäre Buchungskonto je Belegart und Steuersatz
2. Konto: optionales Gegenkonto, falls die Buchhaltungslogik ein zweites Konto erfordert
Freelancer-Konto bzw. 2. Freelancer-Konto: abweichende Konten für die Verbuchung bei freien Mitarbeitenden mit Gutschriftsabrechnung
Kostenstellen-Quellen: Pro Buchungssatz unterstützt ZEP zwei Kostenstellen-Quellen, die im Export hintereinander geprüft werden:
Kostenstelle je Projekt: pro Projekt wird eine Standard-Kostenstelle hinterlegt; alle Reisen zu diesem Projekt werden auf diese Kostenstelle gebucht
Kostenstelle je Mitarbeitendem: wenn ein Mitarbeitender eine feste Kostenstelle hat (typischerweise die Abteilung), wird diese als Fallback verwendet
Welche Quelle Vorrang hat, ergibt sich aus der Konfiguration in den Buchhaltungsexport-Einstellungen. Im Regelfall ist die Projekt-Kostenstelle der primäre Wert, die Mitarbeiter-Kostenstelle der Fallback.
Inhalt der Export-Datei
Die Export-Datei je Kostenabrechnung enthält insbesondere:
Personalnummer und Kreditorennummer der oder des Mitarbeitenden
Belegtexte je Position (Reisedatum, Reiseziel, Belegart)
Betrag, getrennt in steuerfreien und steuerpflichtigen Anteil sowie Vorsteuer
Konto und Gegenkonto entsprechend der Einstellungen pro Belegart und Reisetätigkeit
Kostenstelle aus Projekt oder Mitarbeitenden-Stammdaten
Buchungsdatum: das Exportdatum oder das Datum der Auszahlung
Belegdateien: hochgeladene Beleg-PDFs und Foto-Belege werden bei DATEV-Export mit aktivierter Option mit Beleglink als Verlinkung mitgeführt; alternativ können sie über den separaten Beleg-Download als ZIP heruntergeladen und parallel zur Buchungsdatei abgelegt werden
