Unter Administration > Export für Buchhaltung > Einstellungen konfigurieren Administratoren das Modul vor dem ersten Export. Die Einstellungen sind in vier Tabs gegliedert: Allgemein, Kostenstellen & Kostenträger, Kreditoren & Debitoren sowie Konten & BU-Schlüssel.
Allgemein
Im Tab Allgemein wählen Sie das Exportformat und steuern, wie Buchungen und Dateien zusammengefasst und übertragen werden.
Format wählen
Über Format wählen Sie das Exportformat, das Ihre Buchhaltung importieren kann:
DATEV: Buchungssätze gemäß DATEV-ASCII-Spezifikation. Empfohlen für Buchhaltungen, die mit DATEV-Software arbeiten. Optional mit EXTF-Header für DATEV Unternehmen online sowie für die direkte Anbindung über DATEV Online.
Lexware: Buchungssätze im Lexware-Standardformat für den Import in Lexware Buchhalter.
Allgemein: Universelles CSV-Format mit elf Spalten für jede beliebige Buchhaltungslösung. Das Mapping der Spalten in das Zielsystem erfolgt auf Kundenseite.
Voreinstellung ist DATEV. Die Felder im Tab Konten & BU-Schlüssel sowie die zur Verfügung stehenden Optionen passen sich an das gewählte Format an.
EXTF-Header und DATEV-Stammdaten
Bei Format DATEV erscheint die Checkbox Datev XML-Schnittstelle mit Belegen. Mit ihr erzeugt ZEP einen DATEV-EXTF-Kopfsatz und blendet die DATEV-Stammdatenfelder ein:
Beraternummer und Mandant Ihres Steuerberaters bzw. Ihrer Mandanten-Buchhaltung.
SKR (Kontenrahmen, Voreinstellung 03).
Beginn Wirtschaftsjahr (Voreinstellung Januar).
Sachkontennummer-Länge (Voreinstellung 4).
Ablage-Struktur für Rechnungs- und Belegdateien in der DATEV-Cloud (jeweils drei Hierarchie-Ebenen).
DATEV Online aktiviert den direkten Upload des Buchungsstapels in die DATEV-Cloud.
Die vollständige Beschreibung der DATEV-Stammdaten, der Repository-Pfade sowie der DATEV-Online-Verbindung finden Sie im Artikel DATEV-Konfiguration.
Verdichtung von Buchungen
Über die beiden Checkboxen Rechnungsexport verdichten und Kostenexport verdichten steuern Sie, wie detailliert ZEP Buchungen ausgibt:
Nein (Voreinstellung): Jede Rechnungsposition bzw. jeder Beleg wird als eigene Zeile exportiert. Die Buchhaltung sieht die vollständige Aufteilung, einschließlich aller Einzelkonten und Kostenstellen.
Ja (verdichtet): Identische Zeilen mit demselben Konto, Gegenkonto, Buchungsschlüssel und Buchungstext werden zu einer Sammelbuchung zusammengefasst. Beträge werden addiert. Die Buchhaltung erhält eine kompakte Stapelbuchung statt vieler Einzelzeilen.
Die Verdichtung ist sinnvoll, wenn die Buchhaltung nur Summen je Konto benötigt und nicht jeden einzelnen Beleg buchen muss. Sie reduziert die Anzahl an exportierten Zeilen deutlich – aber die Nachvollziehbarkeit auf Einzelbelegebene geht in der Buchhaltung verloren.
ZIP-Archive mit Dateien
Mit Rechnungsexport als ZIP-Archiv mit Rechnungsdateien und Kostenexport als ZIP-Archiv mit Belegen packt ZEP die CSV-Datei zusammen mit den PDF-Rechnungen bzw. Belegdateien in ein ZIP-Archiv. Die Buchhaltung erhält damit Buchungsstapel und Originalbelege in einem einzigen Paket. Bei DATEV mit aktivem EXTF-Header sind diese Optionen ausgeblendet, weil das EXTF-Paket Dateien bereits gemäß DATEV-Spezifikation enthält.
Rechnungsexport mit Leistungsdatum
Mit der Checkbox Rechnungsexport mit Leistungsdatum aktivieren Sie das Pflegen eines Leistungsdatums an jeder Rechnung. Das Leistungsdatum ist umsatzsteuerlich relevant und kann vom Rechnungsdatum abweichen. Bei aktiver Option:
In der Rechnungserstellung lässt sich pro Rechnung ein Leistungsdatum manuell setzen.
Bei neuen Rechnungen ist das Leistungsdatum sinnvoll vorbelegt – mit dem Datum der Rechnungsposition mit dem größten Betrag, je nach Lage des Leistungszeitraums.
Im Filter von Rechnungen exportieren erscheint die Auswahl, ob der Zeitraumfilter auf das Rechnungs- oder das Leistungsdatum wirkt.
Bei Format DATEV erscheinen direkt darunter zwei DATEV-spezifische Sub-Einstellungen:
mit Festschreibung (Voreinstellung Ja): Die exportierten Buchungen gehen unmittelbar in die DATEV-Festschreibung. Spätere Änderungen in DATEV sind dann nicht mehr möglich – das sichert die GoBD-Konformität. Bei Einstellung Nein gibt ZEP die Spalte DJ mit dem Wert 0 aus, die Buchungen bleiben in DATEV editierbar.
mit Beleglink (nur ohne EXTF-Header): ZEP überträgt im DATEV-Feld Beleglink dieselbe Belegnummer wie im Feld Belegfeld 1. So kann DATEV die Buchung mit der zugehörigen Belegdatei verknüpfen, sofern die Dateien separat in der DATEV-Ablage liegen.
Wechselkursrichtung
Mit Wechselkursrichtung legen Sie fest, wie Fremdwährungs-Beträge umgerechnet werden:
Basis-Richtung: Multiplikation mit dem Wechselkurs (z. B. 100 USD × 0,92 = 92 EUR).
Umgekehrte Richtung: Division durch den Wechselkurs (z. B. 92 EUR ÷ 1,09 = 84,40 USD).
Welche Richtung korrekt ist, hängt davon ab, wie Ihre Buchhaltung Wechselkurse erfasst. Im Zweifel halten Sie mit Ihrer Buchhaltung Rücksprache.
Exportierte Rechnung unveränderlich
Ist die Checkbox Exportierte Rechnungen können nicht mehr gelöscht oder geändert werden aktiv, sperrt ZEP exportierte Rechnungen gegen Löschung und nachträgliche Bearbeitung. Das schützt die Konsistenz zwischen ZEP und Buchhaltung – einmal übergebene Rechnungen bleiben unverändert.
Kostenstellen & Kostenträger
Im Tab Kostenstellen & Kostenträger legen Sie fest, woher KOST1 und KOST2 in den exportierten Buchungssätzen kommen. Die KOST1- und KOST2-Auswahl sind immer sichtbar; die zusätzlichen Felder Format und Länge erscheinen erst, sobald mindestens ein KOST-Eintrag auf Kostenträger gesetzt ist. Die Stammdaten-Pflege für Kostenstellen über Administration > Export für Buchhaltung > Kostenstellen wird im Modul-Menü erst eingeblendet, sobald KOST1 oder KOST2 auf eine Kostenstellen-Option steht.
KOST1 und KOST2 belegen
Über die Dropdowns KOST1 und KOST2 wählen Sie die Datenquelle:
nicht verwendet: Das Feld bleibt im Export leer.
Projekt/Vorgang Kostenstelle: Die am Projekt oder Vorgang hinterlegte Kostenstelle.
Projekt/Vorgang Kostenträger: Der am Projekt oder Vorgang hinterlegte Kostenträger.
Projekt Kurzform: Die Kurzform des Projekts.
Mitarbeiter Kostenstelle: Die am Mitarbeitenden hinterlegte Kostenstelle.
Mitarbeiter Kostenträger: Der am Mitarbeitenden hinterlegte Kostenträger.
Mitarbeiter Personalnummer: Die Personalnummer des Mitarbeitenden.
KOST1 und KOST2 müssen unterschiedlich belegt werden – sonst verhindert ZEP das Speichern. Bei Format Lexware sind die Bezeichnungen vorgegeben (KOST1 = Kostenstelle, KOST2 = Kostenträger) und die Auswahl entsprechend eingeschränkt.
Erzwingen und Sammelkonto
Mit der Checkbox erzwingen verlangt ZEP, dass die zugewiesene Quelle (z. B. Mitarbeiter-Kostenstelle) tatsächlich gepflegt ist. Fehlt der Wert, stoppt der Export für die betroffene Buchung.
Über Sammelkonto hinterlegen Sie ein Fallback-Konto für die Fälle, in denen die Quelle nicht ermittelbar ist (z. B. interne Verrechnung zwischen Abteilungen ohne Projektbezug). Das Sammelkonto wird verwendet, statt die Buchung zu blockieren.
Kostenträger-Format und -Länge
Sobald ein KOST-Eintrag auf Kostenträger steht, blendet ZEP zwei weitere Felder ein:
Format: numerisch oder alphanumerisch.
Länge: Voreinstellung 9, das entspricht dem SAP-Standard.
ZEP normalisiert die Kostenträger-Werte gemäß dieser Vorgaben vor dem Export.
Kreditoren & Debitoren
Im Tab Kreditoren & Debitoren bestimmen Sie, welches Feld als Kreditorennummer für Mitarbeitende und als Debitorennummer für Kunden in den Export geht.
Mitarbeiter-Kreditorennummer
Über die Radioauswahl Mitarbeiter-Kreditorennummer wählen Sie:
Personalnummer: Die Personalnummer der Mitarbeitenden wird gleichzeitig als Kreditorennummer im Export verwendet.
als Kreditorennummer erzwingen: Die Kreditorennummer ist ein eigenes Feld am Mitarbeitenden und muss dort separat gepflegt werden.
Kunden-Debitorennummer
Über die Radioauswahl Kunden-Debitorennummer wählen Sie analog:
Kundennummer: Die ZEP-Kundennummer wird gleichzeitig als Debitorennummer verwendet.
als Debitorennummer erzwingen: Die Debitorennummer ist ein eigenes Pflichtfeld am Kunden.
Die Wahl entscheidet, ob die Buchhaltung die ZEP-Nummern direkt verwendet oder ob Sie pro Mitarbeitendem und Kunden eigene Buchhaltungsnummern pflegen.
Konten & BU-Schlüssel
Im Tab Konten & BU-Schlüssel hinterlegen Sie die Aufwandskonten und die zugehörigen Buchungsschlüssel (BU-Schlüssel), mit denen Reisekosten und Belege gebucht werden. Aufwandskonten steuern, auf welches Sachkonto die Beträge in der Buchhaltung gehen; BU-Schlüssel bilden steuerliche Sachverhalte wie Vorsteuer, Umsatzsteuer oder Steuerbefreiungen ab. Beide Werte sind Pflichtfelder – fehlt einer, verweigert ZEP den Export mit einer entsprechenden Fehlermeldung.
Aufwandskonten und BU-Schlüssel für VMA und km-Geld
Verpflegungsmehraufwand (VMA) und Kilometer-Geld (km-Geld) werden jeweils mit zwei Konten und zwei Buchungsschlüsseln geführt:
VMA steuerfrei mit zugehörigem BU-Schlüssel – Aufwand bis zur gesetzlichen Pauschale ohne Steuerbelastung.
VMA steuerpflichtig mit zugehörigem BU-Schlüssel – Aufwand oberhalb der Pauschale, der als geldwerter Vorteil zu versteuern ist.
km-Geld steuerfrei mit zugehörigem BU-Schlüssel – Aufwand bis zur Kilometerpauschale ohne Steuerbelastung.
km-Geld steuerpflichtig mit zugehörigem BU-Schlüssel – Aufwand oberhalb der Pauschale, der zu versteuern ist.
ZEP entscheidet pro Buchung automatisch anhand der ZEP-Konfiguration und der Steuerregeln zum Buchungsdatum, welches der vier Konto-/BU-Paare verwendet wird. Die Trennung in steuerfrei und steuerpflichtig ermöglicht der Buchhaltung, beide Anteile sauber auf unterschiedlichen Konten zu führen.
Konto für Rundungsdifferenzen
Bei Format DATEV oder Lexware erscheint zusätzlich das Feld Konto für Rundungsdifferenzen. Hier hinterlegen Sie ein Konto, auf das ZEP rundungsbedingte Differenzen aus Split-Buchungen umlegt, damit die Buchungssumme zur Beleg- bzw. Rechnungssumme passt.
Konten für freie Mitarbeitende
Hinweis: Diese Sektion erscheint nur, wenn die Standard-Funktion Freie Mitarbeiter & Gutschriften aktivieren eingeschaltet ist. Sie finden den Schalter unter Administration > Mitarbeitende > Einstellungen. Mit aktiver Funktion können Sie freie Mitarbeitende anlegen und ihnen Gutschriften ausstellen – diese Buchungen werden im Buchhaltungsexport getrennt von den Aufwendungen der festangestellten Mitarbeitenden geführt.
Mit aktiver Funktion blendet ZEP zusätzliche Felder ein:
Konto und BU-Schlüssel für Vorsteuer – für die Vorsteuer aus Gutschriften an freie Mitarbeitende.
Konto und BU-Schlüssel für Arbeitsentgelt – für die Honorare der freien Mitarbeitenden.
Konto und BU-Schlüssel für Belege – für die Belege der freien Mitarbeitenden.
Eigene Aufwandskonten und BU-Schlüssel für VMA und km-Geld – steuerfrei und steuerpflichtig, analog zu den Konten für festangestellte Mitarbeitende.
Beim Export verwendet ZEP automatisch das passende Set, abhängig davon, ob die Buchung einem festangestellten oder einem freien Mitarbeitenden zugeordnet ist.
DATEV-Lohnformate
Hinweis: Der Export von Lohn- und Gehaltsdaten im DATEV-Format LODAS oder Lohn und Gehalt wird über eine separate Schnittstelle gesteuert und erscheint nur bei aktivierter DATEV-Lohnschnittstelle. Die vollständige Beschreibung finden Sie im Artikel DATEV LODAS und Lohn und Gehalt.