Damit der Buchhaltungsexport vollständig funktioniert, müssen einige Stammdaten in ZEP zusätzlich gepflegt werden. Die meisten dieser Stammdaten liegen nicht im Modul Export für Buchhaltung selbst, sondern in den Modulen, die die Daten erzeugen – Belegarten und Zahlungsarten in Preise & Belege, Erlöskonten in der Rechnungsstellung sowie Pflichtfelder direkt am Kunden und Mitarbeitenden.

Wenn Sie im Tab Kostenstellen & Kostenträger der Grundeinstellungen KOST1 oder KOST2 auf eine Kostenstellen-Option setzen, erscheint im Administrationsbereich zusätzlich der Punkt Administration > Export für Buchhaltung > Kostenstellen. Dort legen Sie die Kostenstellen Ihres Unternehmens an.

Die gepflegten Kostenstellen werden anschließend an den Datenobjekten zugeordnet, je nach KOST-Auswahl:

Kostenträger werden nicht in eigenen Stammdaten verwaltet, sondern direkt am Projekt oder Vorgang als Freitextfeld erfasst.

Unter Administration > Preise & Belege > Belegarten erweitert sich die Eingabemaske jeder Belegart mit aktivem Buchhaltungsexport um zwei Pflichtfelder:

In einem neu eingerichteten ZEP sind diese Angaben bereits vorbelegt. Wenn Sie das Modul Export für Buchhaltung in einem bestehenden ZEP nachträglich aktivieren, müssen Sie Konto und BU-Schlüssel für Ihre Belegarten selbst eintragen. Fehlt eines der Felder, verweigert ZEP den Export.

Sind für eine Belegart mehrere Steuersätze möglich, tragen Sie für jeden Steuersatz ein eigenes Aufwandskonto und einen eigenen BU-Schlüssel ein. ZEP wählt beim Export anhand des Steuersatzes des Belegs automatisch das passende Konto.

Für Bewirtungskosten gilt die steuerliche 70/30-Aufteilung: Geben Sie ein Aufwandskonto für den 70%-Anteil (steuerlich absetzbar) sowie ein Aufwandskonto für den 30%-Anteil (nicht absetzbar) an. ZEP erzeugt beim Export automatisch zwei Buchungszeilen mit den entsprechenden Anteilen.

Unter Administration > Preise & Belege > Zahlungsarten tragen Sie pro Zahlungsart das Konto ein, auf das Buchungen dieser Zahlungsart gebucht werden. Für jede Variante der Firmenbezahlung (Kreditkarte, Überweisung, Barkasse, …) können Sie eine eigene Zahlungsart anlegen und ein eigenes Konto vergeben. Bei unterschiedlichen Zahlungsarten kann auch dasselbe Konto verwendet werden.

Für die Zahlungsart Erstattung gilt eine Sonderregel: Statt eines festen Kontos wird beim Export die Personalnummer bzw. die Kreditorennummer des Mitarbeitenden als Konto verwendet. Die Personal- oder Kreditorennummer ist damit Pflicht für jeden Mitarbeitenden, der Erstattungen erhält – ohne sie kann der Kostenexport für diesen Mitarbeitenden nicht ausgeführt werden.

Steht in den Grundeinstellungen die Kunden-Debitorennummer auf als eigenes Feld erzwingen, erscheint am Kunden zusätzlich das Pflichtfeld Debitorennummer. Pflegen Sie es pro Kunde unter Kunden > Allgemein > Kunde & Abrechnung. Ohne Debitorennummer können Sie Rechnungen dieses Kunden nicht exportieren.

Ist die Option dagegen auf Kundennummer gesetzt, wird die ZEP-Kundennummer (KNr) gleichzeitig als Debitorennummer verwendet und kein zusätzliches Feld eingeblendet.

Mit aktivem Buchhaltungsexport erhält jeder Kunde zusätzlich die Länderkennung: Inland, EU oder Drittland. Bei bestehenden Kunden ist die Länderkennung mit Inland vorbelegt. Pflegen Sie die Länderkennung pro Kunde unter Kunden > Allgemein > Kunde & Abrechnung.

Die Länderkennung steuert, welche Erlöskonten in den Rechnungspositionen zur Auswahl stehen. Ist die Länderkennung falsch gesetzt, schlägt ZEP ein für den Kundenkontext unpassendes Erlöskonto vor und der Export läuft mit fehlerhaften Buchungen.

Pflegen Sie pro Kunde optional die USt-IdNr. unter Kunden > Allgemein > Kunde & Abrechnung im Feld USt-IdNr.. Mit aktivem Modul Rechnungsstellung erscheint die USt-IdNr. auf der Rechnung zwischen der Kundennummer und dem ersten Kundenzusatzfeld. Im Buchhaltungsexport landet die USt-IdNr. im entsprechenden DATEV-Feld (Feld 40 EU-Land und USt-ID). Ist das Feld nicht gefüllt, bleibt es im Export leer und erscheint auch nicht auf der Rechnung.

Analog gilt für Mitarbeitende: Bei der Einstellung Mitarbeiter-Kreditorennummer als eigenes Feld erzwingen erscheint am Mitarbeitenden das Feld Kreditorennummer. Pflegen Sie es pro Mitarbeitendem unter Mitarbeitende > Allgemein. Ohne Kreditorennummer ist kein Kostenexport für diesen Mitarbeitenden möglich – ZEP nutzt die Kreditorennummer auch als Konto für die Zahlungsart Erstattung (siehe Abschnitt Zahlungsarten).

Ist die Option auf Personalnummer gesetzt, wird die ZEP-Personalnummer (Pers-Nr) gleichzeitig als Kreditorennummer verwendet.

Erlöskonten sind nicht Teil des Buchhaltungsexport-Moduls, sondern werden in der Rechnungsstellung gepflegt. Mit aktivem Buchhaltungsexport wird das Erlöskonto in jeder Rechnungsposition zum Pflichtfeld – ohne Erlöskonto kann die Position nicht abgerechnet und die Rechnung nicht exportiert werden. Die vollständige Beschreibung der Erlöskonten-Stammdaten finden Sie in der Kollektion Rechnungsstellung; die folgenden Punkte beschreiben, was sich durch das Modul Export für Buchhaltung ändert.

Pflegen Sie Erlöskonten unter Administration > Rechnungsstellung > Erlöskonten. Jedes Erlöskonto hat folgende Felder:

Zu derselben Kombination aus Länderkennung und MwSt.-Satz können mehrere Erlöskonten existieren. Diese stehen dann bei der Rechnungsposition entsprechend zur Auswahl. Über + Neues Erlöskonto legen Sie ein zusätzliches Konto mit dem gewünschten MwSt.-Satz an.

Im Projekt unter Allgemein > Daten & Plan, Reiter Kunde & Abrechnung, gibt es das Feld Vorbelegung Erlöskonto. Zur Auswahl stehen alle Erlöskonten, die zur MwSt. und zur Länderkennung des Kunden passen. Bei neuen Rechnungspositionen des Projekts wird dieses Konto automatisch vorbelegt. Bei Projekten mit Abrechnung an mehrere Kunden gilt die Einstellung für den primären Kunden.

In jeder Rechnungsposition wählen Sie das Erlöskonto aus den passenden Konten Ihrer Stammdaten. Die Auswahl richtet sich nach dem Steuersatz der Position und nach der Länderkennung des Kunden. Beim Abrechnen prüft ZEP, ob jede Position ein gültiges Erlöskonto hat. Fehlt eines, wird die Rechnung nicht abgerechnet und es erscheint eine entsprechende Meldung.

Der Zustand einer Rechnung wird bei der Rechnungsstellung eingefroren. Das gilt auch für den späteren Export:

Wenn Sie das Modul Export für Buchhaltung in einem bestehenden ZEP neu aktivieren: