Angebote legen Sie über Angebote > Meine Angebote > Neues Angebot an, alternativ über Projekt > Angebote > Neues Angebot oder direkt aus einer Vorlage über Angebote > Vorlagen.
Stammdaten erfassen
Das Anlegen eines Angebots erfolgt in zwei Schritten: zuerst die kaufmännischen Stammdaten, dann die einzelnen Positionen. Die Stammdaten verteilen sich auf zwei Reiter Allgemein und Format.
Reiter Allgemein
Im Reiter Allgemein erfassen Sie die kaufmännischen Eckdaten des Angebots. Pflichtfelder sind Kunde und Titel, bei aktiviertem Bereich Abteilungen auch die Abteilung. Alle übrigen Felder können während der Bearbeitung ergänzt werden.
Die wichtigsten Felder:
Kunde und Ansprechpartner: Empfänger des Angebots. Der Ansprechpartner wird in die Briefadresse und in die Mailvorlage übernommen.
Abteilung (bei aktiviertem Bereich Abteilungen): legt fest, welcher Nummernkreis und welches Briefpapier verwendet werden (siehe Grundeinstellungen).
Projekt und Ticket: optional. Sie verknüpfen das Angebot mit einem bestehenden Projekt oder Ticket. Beim Status In Projekt überführt wird das Angebot diesem Projekt zugeordnet. Das Feld Ticket steht nur mit dem Zusatzmodul Ticketsystem zur Verfügung.
Titel: erscheint auf dem Angebotsdokument als Überschrift und im Mail-Betreff.
Auftragswahrscheinlichkeit (%): für Vertriebsprognosen und Reporting. Standardwert 50 %.
Gültig bis: Vorbelegung aus der Standardgültigkeit, manuell anpassbar. Über den Quicklink auswählen setzen Sie stattdessen einen Gültigkeitszeitraum, den ZEP als Datum einträgt.
Währung: Standard ist die Mandantenwährung. Bei Auslandsangeboten lässt sich eine andere Währung wählen.
Verantwortlicher und Bearbeiter: die intern zuständigen Personen.
Kategorien und Schlagworte: für Filter und Vertriebsanalysen (siehe Stammdaten).
Umsetzungs-Zeitraum: optional von – bis, nutzbar als Platzhalter in Textbausteinen und Briefpapier.
Reiter Format
Im Reiter Format legen Sie fest, wie das Angebot dem Kunden präsentiert wird.
Netto-Angebot: Beträge ohne MwSt. ausweisen (Standard für B2B-Geschäfte). Deaktivieren Sie die Option für Brutto-Angebote (B2C).
Anstatt der Gesamtsumme eine Zwischensumme je Gruppierung erster Ebene anzeigen: zeigt am Ende jeder Hauptgruppe eine Summenzeile, eine Gesamtsumme erscheint dann nicht. Sinnvoll bei umfangreichen Angeboten mit mehreren Leistungsblöcken.
Kalkulation detailliert: zeigt Menge, Einheit und Einzelpreis pro Position. Ohne diese Option wird nur der Gesamtbetrag pro Position ausgewiesen.
Artikelnummer in eigener Spalte: nur bei Artikelpositionen, sinnvoll für Bestellfähigkeit gegenüber dem Kunden.
Sprache des Angebots: Deutsch, Englisch, Französisch und weitere Sprachen – steuert die Texte aus Mailvorlagen und Standard-Anzeigetexten.
Angebotspositionen kalkulieren
Im zweiten Schritt fügen Sie dem Angebot Positionen hinzu. Im Feld Art oben in der Positionsmaske wählen Sie zwischen Artikelposition, Aufwandsposition, Pauschalposition und Zuschlag (in %). Gruppierungen legen Sie separat an, freie Pauschalpositionen erzeugt der HOAI-Honorarrechner.
Für alle Positionsarten gelten einige gemeinsame Eingabemöglichkeiten:
In einer Artikelposition wählen Sie einen Artikel aus den Stammdaten oder setzen Sie die Auswahl auf - Ohne -, um die Angaben manuell zu erfassen.
Bei aktivierten Plan-Stunden oder Plan-Tagen öffnet der Link Preistabelle neben dem Einzelpreis die gültige Preistabelle. Ein Klick auf den gewünschten Stunden- oder Tagessatz übernimmt ihn in das Feld Einzelpreis.
Mit der Checkbox Abweichender Angebotsbetrag überschreiben Sie den automatisch errechneten Betrag.
Im Feld Beschreibung hinterlegen Sie einen erläuternden Text zur Position.
Artikelposition
Wählt aus den Artikel-Stammdaten einen vordefinierten Artikel. Bezeichnung, Einheit, Einzelpreis und MwSt. werden automatisch vorbelegt. Menge erfassen Sie manuell. Geeignet für wiederkehrende Standardleistungen oder physische Produkte aus dem Katalog. Berechnung: Menge × Einzelpreis.
Aufwandsposition
Erfasst Stunden- oder Tagessätze. Wählen Sie zunächst die Abrechnungsart (Stundensatz oder Tagessatz). Die Einheit der Menge wird automatisch gesetzt. Aufwandspositionen können bis zu drei Posten enthalten:
Posten 1 – Hauptaufwand: Menge × Stunden-/Tagessatz
Posten 2 – Belege oder Kilometergeld: pauschaler Betrag für erstattbare Auslagen oder Fahrtkosten
Posten 3 – Verpflegungsmehraufwand (VMA): pauschaler Betrag für Tagessätze bei Auswärtstätigkeit
Jeder Posten lässt sich pro Position über eine Checkbox aktivieren oder deaktivieren. Geeignet für Projektleistungen mit transparenter Aufschlüsselung in Arbeitszeit und Nebenkosten.
Pauschalposition
Festpreis-Position mit zwei Untertypen:
Stunden/Tage-Basis: kalkuliert wird mit Stunden oder Tagen × Stundensatz, ausgewiesen wird aber ein Festpreis. Sinnvoll bei Festpreis-Projekten mit interner Aufwand-Kalkulation.
Freie Einheit: beliebige Einheit als Freitext (z. B. „Monat", „Paket", „Lizenz"). Geeignet für Abonnements, Pauschalpakete oder Lizenzgebühren.
Wie bei der Aufwandsposition stehen zusätzlich Posten 2 (Belege) und Posten 3 (VMA) zur Verfügung.
Zuschlag oder Rabatt in Prozent
Reine Prozentposition ohne Menge. Tragen Sie einen positiven Wert für einen Zuschlag (z. B. 10 % Eilzuschlag) oder einen negativen Wert für einen Rabatt (z. B. -5 % Mengenrabatt) ein. Der Zuschlag wirkt kumulativ auf die Summe aller bisherigen Positionen der obersten Ebene – also auf alle Positionen, die im Angebot vor dieser Zuschlagposition stehen.
Gruppierungsposition
Strukturiert das Angebot in hierarchische Blöcke, ähnlich einem Inhaltsverzeichnis. Gruppierungen erscheinen als nummerierte Überschriften (1, 1.1, 1.2, 2, …) und enthalten die unter ihnen platzierten Positionen. Über die Pfeil-Symbole verschieben Sie Gruppierungen samt Unterpositionen nach oben/unten oder ändern die Ebene. Ist im Reiter Format Anstatt der Gesamtsumme eine Zwischensumme je Gruppierung erster Ebene anzeigen aktiv, erscheint am Ende jeder Hauptgruppe eine Summenzeile.
Freie Pauschalposition (HOAI-generiert)
Wird ausschließlich vom HOAI-Honorarrechner automatisch erzeugt (siehe Artikel Angebot nach HOAI berechnen). Strukturell identisch mit der Pauschalposition mit freier Einheit, aber mit vorausgefüllten Honorarbeträgen je Leistungsphase.
Alternativposition und inaktive Position
Jede Position lässt sich zusätzlich als alternativ oder als inaktiv markieren:
Alternative Position: Der Betrag erscheint im Angebot in Klammern und wird nicht in die Gesamtsumme aufgenommen. Sinnvoll, um dem Kunden eine alternative Variante anzubieten (z. B. Premium- statt Standardvariante) oder optionale Zusatzleistungen kalkuliert auszuweisen.
Inaktive Position: Die Position wird beim Druck komplett ausgeblendet und fließt nicht in die Summe ein. Nutzbar, um eine bereits ausgearbeitete Position vorübergehend nicht anzubieten, ohne sie zu löschen – etwa bei Verhandlungsabschlägen.
Zusätzlich gibt es pro Position die Option Im Angebot nur Endbetrag ausweisen: die Kalkulation (Menge, Einheit, Einzelpreis) wird ausgeblendet, nur der Gesamtbetrag der Position erscheint – nützlich bei Pauschalpaketen, deren interne Aufschlüsselung der Kunde nicht sehen soll.
Positionen sortieren und gruppieren
Die Reihenfolge der Positionen ändern Sie per Drag & Drop oder über die Pfeil-Symbole am rechten Rand jeder Position. Gruppierungspositionen lassen sich zusätzlich um eine Hierarchie-Ebene nach links oder rechts verschieben (Einrücken / Ausrücken), was die Nummerierung automatisch aktualisiert.
Textblöcke und Seitenumbruch
Jedes Angebot enthält zwei Arten von Texten, die unabhängig von den Positionen sind:
Obertext: erscheint vor den Positionen – typisch für Begrüßung, Projektbeschreibung, Leistungsumfang im Überblick.
Untertext: erscheint nach den Positionen – typisch für Zahlungsbedingungen, Gültigkeitshinweis, Schlussformel.
Beide Textarten können mehrfach in einem Angebot verwendet werden (z. B. mehrere Obertexte zur Strukturierung). Pro Textblock kann ein Seitenumbruch vor oder nach dem Text erzwungen werden – nützlich, wenn Vertragsbedingungen oder AGB auf einer eigenen Seite erscheinen sollen.
Ein Angebot lässt sich auch vollständig aus Textblöcken ohne Positionen aufbauen. Vorangelegt ist bereits ein Textblock mit den Platzhaltern für Angebotstitel und Kundennummer. Über Textblock hinzufügen ergänzen Sie weitere Textblöcke, die neuen erscheinen am Ende der Liste.
In den Texten stehen die Platzhalter aus der Briefpapier-Konfiguration zur Verfügung – unter anderem:
Platzhalter | Inhalt |
{{ANGEBOT_NR}} | Angebotsnummer |
{{ANGEBOT_VERSION}} | Versionsnummer |
{{ANGEBOT_TITEL}} | Titel des Angebots |
{{ANGEBOT_DATUM}} | Erstellungsdatum |
{{ANGEBOT_GUELTIG_BIS}} | Gültigkeits-Enddatum |
{{ANGEBOT_UMSETZUNGSZEITRAUM}} | Zeitraum von – bis (falls erfasst) |
{{ANGEBOT_LIEFERADRESSE}} | Lieferadresse, mehrzeilig |
{{ANGEBOT_EMPFAENGER_ANREDE}} | Anrede des Empfängers (z. B. „Sehr geehrte Damen und Herren") |
{{ANGEBOT_ERSTELLER}} | Vollständiger Name des Erstellers |
{{ANGEBOT_ERSTELLER_ANREDE}} | Anrede des Erstellers |
{{ANGEBOT_ERSTELLER_VORNAME}} | Vorname |
{{ANGEBOT_ERSTELLER_NACHNAME}} | Nachname |
{{ANGEBOT_ERSTELLER_TELEFON}} | Telefonnummer |
{{ANGEBOT_ERSTELLER_EMAIL}} | E-Mail-Adresse |
Die vollständige Platzhalter-Liste finden Sie im Artikel Briefpapiere erstellen und hochladen.
Jeden bestehenden Textblock können Sie über ein Symbol im Fußzeilenbereich ändern oder löschen. Über die Pfeilsymbole verschieben Sie einen Textblock nachträglich an eine andere Position in der Liste.
Angebotsdokument erstellen
Über die Aktion Angebotsdokument erstellen erzeugen Sie aus dem ausgearbeiteten Angebot ein Dokument im konfigurierten Dateiformat. Im Erstellungs-Popup haben Sie folgende Konfigurationsmöglichkeiten:
Angebotsnummer: vorbelegt nach Nummernkreis-Schema, per Link „Nächste freie Nr." auf den nächsten Zähler-Wert setzbar.
Kunden-Ansprechpartner: Empfänger der Briefanrede, vorbelegt aus den Stammdaten des Angebots.
Kundenadresse zur Vorbelegung: Adresse des Kunden, mit der ZEP die Angebotsadresse vorbelegt.
Angebotsadresse: editierbares Textfeld – für einmalige Abweichungen von der Kunden-Stammdatenadresse, ohne diese zu ändern.
Dateiformat: Standard aus den Grundeinstellungen, pro Angebot überschreibbar (PDF, PDF/A, ODT, DOC).
Bei pdf/odt/doc: Verwende Briefpapier der Abteilung (bei aktiviertem Bereich Abteilungen): legt fest, welches Briefpapier für das Dokument verwendet wird.
gültig bis: Gültigkeitsdatum, das auf dem Angebot erscheint.
Hinweis: Sobald das Angebotsdokument erstellt ist, wechselt der Status auf Dokument erstellt. Für spätere Änderungen setzen Sie das Angebot über die Aktion nacharbeiten zurück in Bearbeitung. Soll die Version in der Angebotsnummer erscheinen, aktivieren Sie in den Grundeinstellungen die Option Angebotsnummer mit Versionsnummer.
Versionen und Änderungshistorie
Jedes erstellte Angebotsdokument wird automatisch als Version am Angebot abgelegt. Alle Versionen finden Sie in der Tabelle Versionen auf der Seite Daten des Angebots. Pro Version sind das erzeugte PDF (oder ODT/DOC), das Erstellungsdatum und der Ersteller hinterlegt — auch ältere Versionen bleiben jederzeit herunterladbar.
Wird ein bereits versendetes Angebot inhaltlich überarbeitet (zum Beispiel nach einem Nacharbeiten-Schritt oder bei einer neuen Kalkulation), erzeugt ZEP beim nächsten Dokument-Erstellen automatisch eine neue Version. Die Versionsnummer wird auf Wunsch Bestandteil der Angebotsnummer — aktivieren Sie dazu die Option Angebotsnummer mit Versionsnummer in den Grundeinstellungen.
Zusätzlich protokolliert ZEP in der Historie des Angebots alle Statuswechsel. Sie öffnen sie über das Historie-Symbol neben dem Status und sehen dort, wann das Angebot welchen Status erreicht hat, durch welche Person der Übergang ausgelöst wurde und in welcher Version. Damit ist der gesamte Workflow eines Angebots vom ersten Entwurf bis zur Abrechnung jederzeit nachvollziehbar.
Angebot versenden
Nach Erstellung des Dokuments können Sie das Angebot per E-Mail oder per Brief versenden. Im Versanddialog wählen Sie:
beim Mailversand: Mailvorlage (DE/EN/FR), Absender, Empfänger, Betreff und Anhänge
beim Briefversand: die Option PDF-Dokument zum Ausdrucken erstellen (siehe unten)
Zusätzlich zur erzeugten Angebots-PDF können Sie weitere Dokumente als Anhang hinzufügen – beispielsweise AGB, technische Datenblätter oder Beispielreferenzen. Die Anhänge können entweder einmalig pro Angebot hochgeladen oder dauerhaft an einer Angebotsvorlage hinterlegt werden (siehe Artikel Angebotsvorlagen).
Beim Briefversand aktivieren Sie bei Bedarf PDF-Dokument zum Ausdrucken erstellen und wählen die Dateien aus, die ZEP mit dem Angebotsdokument zu einem einzelnen PDF zusammenfügt (z. B. AGB). Das PDF drucken Sie aus und übergeben es persönlich oder versenden es per Post.
Tipp: Mit der Schaltfläche Testversand in der Mailvorlagen-Vorschau können Sie die Mail an Ihre eigene Adresse senden, um Layout und Platzhalter-Auflösung vor dem Echtversand zu prüfen.
Platzhalter in der Mailvorlage
Mailvorlagen können Platzhalter enthalten. ZEP ersetzt sie beim Versand automatisch durch die Daten des Angebots, des Kunden und der Person, die das Angebot verschickt. Ein Platzhalter steht zwischen zwei Prozentzeichen. Diese Platzhalter stehen zur Verfügung:
Platzhalter | Inhalt |
%I_VORNAME% | Vorname |
%I_NACHNAME% | Nachname |
%I_NAME% | Vollständiger Name |
%I_TITEL% | Titel |
%I_USERID% | Benutzername |
%I_TEL% | Telefonnummer |
%I_FAX% | Faxnummer |
%I_HANDY% | Mobilnummer |
%I_EMAIL% | E-Mail-Adresse |
%I_SIGNATUR% | Zusammengesetzte Signatur, siehe unten |
%HEUTE% | Heutiges Datum |
%ZEP_URL% | Link auf das Angebot in ZEP |
%NUMMER% | Angebotsnummer |
%VERSION% | Versionsnummer |
%TITEL% | Titel des Angebots |
%GUELTIG_BIS% | Gültig-bis-Datum |
%ANREDE% | Anrede des Empfängers |
%KUNDE% | Kunde |
%KUNDENANSPRECHPARTNER% | Name des Kunden-Ansprechpartners |
%KUNDENANSPRECHPARTNER_FELD% | Einzelangaben des Kunden-Ansprechpartners, FELD steht für ANREDE, TITEL, BERUFSBEZEICHNUNG, VORNAME, NACHNAME, TEL, FAX, HANDY oder EMAIL |
%PROJEKT% | Projekt |
%PROJEKT_LINK% | Projekt als Link |
%BETRAG_NETTO% | Betrag (netto) |
%MWST% | MwSt. |
%BEMERKUNG_INTERN% | Interne Bemerkung, in den Mailvorlagen zum Bearbeiterwechsel |
Ein Platzhalter ohne Inhalt wird beim Versand ersatzlos entfernt. Steht beim Absender also keine Faxnummer, verschwindet %I_FAX% aus der Mail.
%I_SIGNATUR% ist ein Sonderfall. Der Platzhalter setzt keine irgendwo hinterlegte Signatur ein, sondern stellt sie automatisch aus den Daten der versendenden Person zusammen: vollständiger Name, Firmenname, Telefonnummer, Faxnummer und E-Mail-Adresse. Leere Felder entfallen. Die Zusammensetzung selbst lässt sich nicht ändern. Wer die Signatur frei gestalten möchte, kombiniert stattdessen die einzelnen Platzhalter aus der Tabelle.
Soll eine ganze Zeile nur dann erscheinen, wenn das Feld gefüllt ist, umschließen Sie sie mit %{ und }%. So bleiben keine leeren Zeilen oder Beschriftungen ohne Wert zurück.
Beispiel: %{Mobil: %I_HANDY%}% gibt die Zeile nur aus, wenn beim Absender eine Mobilnummer hinterlegt ist. Andernfalls entfällt sie vollständig, samt der Beschriftung Mobil:.
Textbausteine wirken auf dem Angebotsdokument, nicht auf der E-Mail. Im Versanddialog lässt sich kein Textbaustein mehr auswählen. Wiederkehrende Inhalte für die E-Mail gehören deshalb direkt in die Mailvorlage.
Workflow-Status und Übergänge
Während der Erstellung durchläuft das Angebot mehrere Status. Welche Person welchen Übergang auslösen darf, ist in den Workflow-Berechtigungen festgelegt.
Status-Übersicht (alle 13 Status):
Neu → In Bearbeitung: Positionen werden ausgearbeitet.
Fertig: Angebot ist inhaltlich komplett.
In Prüfung → Geprüft: bei aktiver Prüfungspflicht durchläuft das Angebot ein Vier-Augen-Prinzip.
Dokument erstellt: das PDF wird aus der Briefpapier-Vorlage erzeugt.
Als Mail angeboten oder Als Brief angeboten: das Angebot wurde an den Kunden geschickt.
Beauftragt: der Kunde hat das Angebot angenommen.
Bestätigt: die Auftragsbestätigung wurde dokumentiert.
In Projekt überführt: aus dem Angebot wurde ein Projekt angelegt. Bei aktivem Modul Projektplanung werden die Plan-Tage in Plan-Stunden des Projekts umgerechnet.
Abgerechnet: Ist das Angebot fakturiert, setzen Sie es über die Aktion abrechnen auf diesen Status.
Abgelehnt: der Kunde hat das Angebot abgelehnt. Es kann später reaktiviert werden.
Welche Rolle welchen Status-Übergang auslösen darf, wird in den Workflow-Berechtigungen pro Status zentral konfiguriert (siehe Artikel Stammdaten – Angebotserstellung).
Hinweis: Mit der Aktion nacharbeiten springt das Angebot zurück in den Status In Bearbeitung und ist wieder vollständig editierbar, etwa bei nachträglichen Änderungswünschen. Aus den Status Beauftragt, In Projekt überführt, Abgerechnet und Abgelehnt dürfen das nur Administratoren.
Meine Angebote als persönliche Pipeline
Unter Angebote > Meine Angebote sehen Sie die Angebote, bei denen Sie für den nächsten Schritt zuständig sind (siehe unten). Über Filter eingrenzen Sie die Sicht. Mehrere gesetzte Filter werden dabei und-verknüpft, angezeigt werden also nur Angebote, die alle Kriterien erfüllen:
Zeitraum des letzten Statuswechsels (Standard: letzte 3 Monate), Status
Kategorien, Schlagworte, Suchbegriff (über Nummer, Titel, Bemerkung, Schlagworte, Kunde und Projekt)
nur gültige, nur abgelaufene oder gültige und abgelaufene Angebote (Standardauswahl)
Angebote, deren Gültigkeitsdatum in der Vergangenheit liegt, werden in der Spalte Gültig bis rot markiert – ein schneller visueller Marker für Nachfass-Bedarf.
Über die Aktions-Symbole in der Liste können Sie ein Angebot direkt kopieren (als Ausgangspunkt für ein neues Angebot) oder als Vorlage speichern (für wiederkehrende Konstellationen – siehe Artikel Angebotsvorlagen).
Sichtbarkeitslogik in Meine Angebote
Die Liste „Meine Angebote" ist keine reine Mein-Verantwortungs-Sicht, sondern eine priorisierte Gruppenzuordnung: Pro Angebot wird genau eine Gruppe ermittelt, die für die ausstehende Aktion zuständig ist – nur Mitglieder dieser Gruppe sehen das Angebot in der Liste.
ZEP geht dabei in folgender Reihenfolge vor und stoppt beim ersten Treffer:
Priorität | Gruppe | Bedingung |
1 | Bearbeiter | Angebot hat einen Bearbeiter, der das Aktions-Recht hat |
2 | Verantwortlicher | Angebot hat einen Verantwortlichen mit Aktions-Recht |
3 | Zusätzlich zugeordnete Mitarbeitende | Angebot hat namentlich berechtigte Mitarbeitende |
4 | Projektleiter mit Budgetverantwortung | Angebot hat ein Projekt mit PL, der berechtigt ist |
5 | Kundenverantwortlicher | Angebot hat einen Kunden mit KV, der berechtigt ist |
6 | Abteilungsleitende | Angebot ist einer Abteilung mit AL zugeordnet |
7 | Projektcontroller | Person hat die Rolle und Aktion ist berechtigt |
8 | Controller | Person hat die Rolle und Aktion ist berechtigt |
9 | Administratoren | Person hat die Rolle (Administratoren sind immer berechtigt) |
Folge: Selbst wenn drei Rollen am Angebot berechtigt sind, sehen es nur die Mitglieder der höchsten passenden Gruppe. So bleibt die persönliche Pipeline-Sicht überschaubar und doppelte Bearbeitung wird vermieden.