Die Stammdaten des Moduls Umsätze & Kosten finden Sie unter Administration > Preise & Belege. Sie bilden die Grundlage für alle Abrechnungen und Auswertungen im Modul.
Basispreistabellen
Definieren Sie eine Basispreistabelle für Ihr Unternehmen.
Die Basispreistabelle gilt für alle Projekte, für die weder eine eigene Projekt-Preistabelle noch eine Kunden-Preistabelle hinterlegt ist. Sie dient außerdem als Kopiervorlage für Kundenpreislisten.
Sie geben an, ab welchem Datum die Preistabelle gültig ist. Legen Sie für jede Preisanänderung eine neue Basispreistabelle mit neuem Gültigkeitsbeginn an.
Jede Preistabelle besteht aus vier Teilen:
Tagessätze je Preisgruppe: Für Projekte mit der Abrechnungsart „im Aufwand nach Tagessatz“ werden die Preise je nach Preisgruppe der Projekt-Mitarbeiter-Zuordnung verrechnet.
Basis-Stundensätze je Preisgruppe: Für alle Tätigkeiten ohne spezifischen Stundensatz gelten diese Basispreise.
Spezielle Stundensätze je Tätigkeit und Preisgruppe: Tätigkeitsabhängige Sonderstundensätze, z. B. für bestimmte Leistungsarten.
Preisfaktoren: Zeitabhängige Multiplikatoren, z. B. für Nacht- oder Wochenendarbeit. Preisfaktoren werden in der jeweiligen Preistabelle über Preisfaktoren hinzufügen eingetragen.
Hinweis: Sie können für Preisgruppen in einer Preistabelle explizit „keine Einträge vorhanden“ eintragen, indem Sie das Häkchen in der jeweiligen Checkbox entfernen. Dies führt in Auswertungen (z. B. Projektumsatz) zu einer Fehlermeldung, dass der Preis nicht definiert ist – dies ist in diesem Fall jedoch so gewollt.
Preisgruppen
Mit Preisgruppen werden Mitarbeitende eines Projekts in unterschiedlich vergütete Abrechnungskategorien eingeteilt. Mindestens eine Preisgruppe ist zwingend erforderlich.
Bei der Mitarbeiterverwaltung wird jedem Mitarbeitenden eine Standard-Preisgruppe zugewiesen. Diese wird bei der Projektzuordnung voreingestellt, kann aber individuell geändert werden.
Preisgruppen können in mehreren Sprachen hinterlegt werden (Deutsch, Englisch, Französisch). Je nach eingestellter Sprache des Mitarbeiters oder Projekts wird die entsprechende Bezeichnung angezeigt.
Preisgruppen inaktivieren
Preisgruppen können nicht gelöscht werden, da dadurch historische Auswertungen beeinflusst würden. Um nicht mehr benötigte Preisgruppen aus der Anzeige zu entfernen, setzen Sie diese auf inaktiv: Rufen Sie die Preisgruppe zum Ändern auf und setzen Sie ein Häkchen bei inaktiv.
In bestehenden Preistabellen wird die inaktive Preisgruppe mit dem Vermerk „inaktiv“ angezeigt, solange noch Werte hinterlegt sind. Sobald alle Werte auf „0“ gesetzt sind, wird sie ausgeblendet.
Tagessatzanteile
Tagessatzanteile legen fest, für welche Stundenanzahl welcher Anteil des Tagessatzes berechnet wird. Sie sind Grundlage für alle Projekte mit der Abrechnungsart „im Aufwand nach Tagessatz“.
Die in der Administration festgelegte Definition gilt für alle Projekte, die keine eigene Definition hinterlegt haben.
Bei den von Std- und bis Std-Feldern können Sie bis zu 4 Nachkommastellen eingeben (bei 15-Minutenraster genügen 2). Tagessatzanteile können mit bis zu 8 Nachkommastellen angegeben werden.
Hinweis: Tagessatzanteile müssen lückenlos von 0 bis 24,00 Stunden angelegt sein. Fehlende Bereiche führen dazu, dass ZEP für Zeiten in diesem Bereich keinen Tagessatz berechnet.
Projekt-Tagessatzanteile
Projektspezifische Tagessatzanteile überschreiben die allgemeine Stammdaten-Definition vollständig für das betreffende Projekt.
Wenn ein Projekt von der allgemeinen Definition abweichen soll, können Sie projektspezifische Tagessatzanteile hinterlegen. Alle Tagessatzanteile müssen dann lückenlos definiert werden.
Um wieder die allgemeine Definition anzuwenden, löschen Sie alle projektspezifischen Tagessatzanteile.
Zahlungsarten
Zahlungsarten werden bei der Belegerfassung angegeben. Standard sind „privat“ (Mitarbeiter hat selbst gezahlt, Erstattung folgt) und „Firma“ (Firma hat gezahlt). Sie können weitere Zahlungsarten definieren, z. B. für verschiedene Firmenkreditkarten.
Zahlungsarten können in mehreren Sprachen hinterlegt werden (Deutsch, Englisch, Französisch, Spanisch).
Erstattung von Belegen: Gibt ein Mitarbeiter die Erstattungs-Zahlungsart an, erscheint der Betrag in seiner Kostenabrechnung. Über Erstattung ändern können Sie festlegen, welche Zahlungsart eine Erstattung in der Kostenabrechnung auslöst.
Steuersätze
Steuersätze stehen bei der Belegerfassung zur Auswahl. Hinterlegen Sie hier die Sätze, die für Ihre Belege relevant sind.
Bei der Belegerfassung gibt der Mitarbeiter den Betrag und den Steuersatz an. Veraltete Steuersätze können Sie auf inaktiv setzen – sie stehen dann nicht mehr zur Auswahl, bleiben aber für bestehende Belege sichtbar.
Wechselkurse
Hier erfassen Sie Währungen und Wechselkurse. Eine Währung wird als Basiswährung festgelegt; alle anderen Kurse beziehen sich auf diese.
In Auswertungen werden Geldbeträge auf zwei Nachkommastellen gerundet (Ausnahme: CHF wird auf 5 Rappen gerundet, wenn diese Option unter Administration > Projektzeiten & Belege aktiviert ist).
Wechselkurse können manuell gepflegt oder über den ZEP-Scheduler unter Administration > System > Tasks (Aktualisierung von Wechselkursen) automatisch aktualisiert werden. Die Kurse werden von Fixer.io bezogen. Achten Sie auf den korrekten Währungscode.
Zu jedem Wechselkurs kann in der Spalte gültig bis eine Gültigkeitsdauer angegeben werden. Der Umrechnungskurs richtet sich nach dem Datum des jeweiligen Vorgangs:
Belege: Leistungsdatum
Zeiten, km-Geld, VMA, Anreisepauschalen: Datum der Projektzeit
Rechnungsanhang und Projektumsatz: Am Ende dieser Auswertungen erscheint eine Tabelle aller verwendeten Wechselkurse.
Rechnungen (Offene Posten, Umsatzprognose): Rechnungsdatum
Planbeträge (Projektstand, Gesamtstatus): Startdatum des Projekts
Vorsicht: Bei Änderung der Basiswährung werden Beträge nicht automatisch umgerechnet. Alle Wechselkurse sowie Pauschalbeträge bei Fahrzeugarten und Arbeitsorten müssen manuell angepasst werden.
Basiswährung
Die Basiswährung erfüllt folgende Funktionen in ZEP:
Projektübergreifende und abteilungsübergreifende Auswertungen werden in der Basiswährung erstellt.
Preise in den Basispreistabellen werden in der Basiswährung angegeben.
Interne Stundensätze der Mitarbeitenden werden – ohne Abteilungsmodul – in der Basiswährung angegeben.
Kunden, Projekte und Abteilungen verwenden die Basiswährung, sofern keine andere Währung angegeben ist.
Pauschalen für Orte (VMA) und Fahrzeuge (km-Geld) werden standardmäßig in der Basiswährung angegeben.
Die Basiswährung kann über Basiswährung ändern geändert werden.
Belegarten
Belegarten kategorisieren erfasste Belege (z. B. Hotel, Bahn, Taxi, Verpflegung). Einige typische Belegarten sind in ZEP bereits vorinstalliert.
Bei der Belegerfassung kann jeder Beleg einer Belegart zugewiesen werden. Belegarten können in mehreren Sprachen hinterlegt werden. Die Kurzform der Belegart kann jederzeit umbenannt werden.
Vorbelegung nach Belegart: Für jede Belegart können Standardwerte hinterlegt werden, die bei der Erfassung neuer Belege vorausgefüllt werden:
Zahlungsart
Steuer
Betrag und zu fakturierender Betrag
Währung
Leistungsdatum kann abweichen (wenn aktiviert, wird ein zweites Datum-Feld eingeblendet)
Wenn keine Vorbelegung definiert ist, werden die Werte des zuletzt gebuchten Belegs übernommen.
Abweichendes Leistungsdatum
Wenn für eine Belegart die Vorbelegung Leistungsdatum kann abweichen aktiviert ist, erscheint bei der Belegerfassung eine zusätzliche Checkbox. Setzt der Mitarbeitende dort ein Häkchen, kann er ein zweites, vom Buchungsdatum abweichendes Datum eingeben. Dieses Leistungsdatum bestimmt, wann der Beleg an das Projekt weiterberechnet wird. Für die internen Kosten des Projekts wird wie üblich das Buchungsdatum herangezogen.
Hinweis: Bei Zahlungsart privat wird der Beleg ebenfalls zum Buchungsdatum – nicht zum Leistungsdatum – auf der Kostenabrechnung des Mitarbeiters aufgeführt.
Mailvorlagen
ZEP bietet an verschiedenen Stellen die Möglichkeit, E-Mails zu versenden. Unter Mailvorlagen passen Sie den standardisierten Text für die Beleg-Mailvorlage an. Über Platzhalter können spezifische Informationen zu Beleg und Mitarbeiter in die E-Mail eingebunden werden.
Alle Mailvorlagen können per Testversand an die eigene E-Mail-Adresse gesendet werden – jeweils in der gewünschten Sprache (Deutsch, Englisch, Französisch). Optional können Dateien angehängt werden (max. 5 × 20 MB, gesamt max. 50 MB).
Die Mailvorlage Beleg-Details wird versendet, wenn in einer Beleg-Tabelle (z. B. Auswertungen > Mitarbeiter > Belegauswertung) auf einen E-Mail-Link hinter einem Mitarbeiternamen geklickt wird.
Kunden- und projektspezifische Preisangaben
Zusätzlich zu den administrativen Stammdaten können bei Kunden und Projekten eigene Preisangaben hinterlegt werden.
Kundenspezifische Angaben
Unter Abrechnungseinstellungen beim Kunden können kundenspezifische Preistabellen und Preisgruppen hinterlegt werden. Diese vererben sich auf alle Projekte des Kunden, sofern das Projekt keine eigenen Angaben hat.
Projektspezifische Angaben
Im Projekt können unter Abrechnungseinstellungen weitere Einstellungen vorgenommen werden:
Format
Preistabellen
Projektpreisgruppen
Belegeinstellungen
Hierarchie der Preisangaben:
1. Grundlage sind die in der Administration hinterlegten Preistabellen und Preisgruppen.
2. Kundenspezifische Angaben überschreiben die Administration für alle Projekte des Kunden.
3. Projektspezifische Angaben haben die höchste Priorität und überschreiben sowohl Administration als auch Kunde.