Mit der kostenfreien Option "Anwesenheit" können die Mitarbeiter auch Anwesenheitszeit erfassen, d.h. 'Kommen' und 'Gehen' ('stempeln') per ZEP App. Diese Anwesenheit kann in einer Auswertung den erfassten Projektzeiten (= Arbeitszeiten) gegenüber gestellt werden.

Dass in ZEP Anwesenheiten erfasst werden sollen, geben Sie unter Administration > Mitarbeiter > Einstellungen an.

Unter Administration > Mitarbeiter > Einstellungen geben Sie folgendes an:

Anwesenheit

Wer soll die Anwesenheitszeiten der anderen Mitarbeiter sehen dürfen:

​Ein Mitarbeiter benötigt mindestens die Berechtigungsstufe 'User mit Zusatzrechten' um in Mein ZEP > Auswertungen die aktuellen Anwesenheiten aller Mitarbeiter zu sehen

Wenn Sie möchten, dass alle Mitarbeiter unter Auswertungen > Mitarbeiter > aktuelle Anwesenheiten auch die Anwesenheiten aller anderen Mitarbeiter sehen können, markieren Sie die Checkbox nicht. Wenn erst Mitarbeiter ab Berechtigungsstufe "User mit Zusatzrechten" die Anwesenheiten sehen soll, aktivieren Sie die Checkbox.

​Mitarbeiter darf in Mein ZEP > Auswertungen die aktuellen Anwesenheiten nur in eigener Abteilung (und abwärts in Unterabteilungen) sehen

Aktivieren Sie die Checkbox, wenn nur die aktuellen Anwesenheiten der anderen Mitarbeiter der eigenen und der untergeordneten Abteilungen zu sehen sein sollen.

Stellen Sie "Für Mitarbeiter mit der Einstellung "Berücksichtigung von Anwesenheitszeiten" optional folgendes ein:

Tragen Sie einen Empfänger ein, der die Info-Mail bekommen soll, wenn beim Ein-/Ausstempeln ein Fehler aufgetreten ist.

Unter Administration > System > Geräteverwaltung können Sie Geräte für die Erfassung der Anwesenheit der Mitarbeiter anlegen und verwalten.

​Geräteverwaltung:
Hier sehen Sie die Liste der bestehenden Geräte (mit der ZEP App als mobiler Stempeluhr) mit der jeweils zugeordneten (Mitarbeiter-) Kategorie und dem aktuellen Status. Sie können jedes Gerät mit dem Stift-Symbol bearbeiten oder auch löschen. Wenn Sie ein neues Gerät mit der ZEP App anlegen möchten, klicken Sie auf den Button Neue ZEP Clock App hinzufügen.
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Geben Sie dem Gerät einen Namen und ggf. ein Administrator PIN-Code. Sie können bereits hier die Mitarbeiter bzw. die Mitarbeiter-Kategorie(n) angeben, die über dieses Gerät Zeiten erfassen sollen. Ebenso können Sie den "Erfassungszeitraum" (also der Zeitraum, in dem das Ein- und Ausstempeln möglich ist) einschränken. Geben Sie an, was auf dem Gerät angezeigt werden soll (s.u.). Nach dem Speichern können alle Eingaben weiterhin bearbeitet werden. Jetzt müssen Sie das Gerät mit ZEP verbinden.
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Wenn Sie das Modul Anwesenheit verwenden, können Sie weitere mitarbeiterbezogene Einstellungen machen. Folgende Möglichkeiten werden ergänzt:

Stellen Sie je Mitarbeiter ein, ob für diesen die Anwesenheitszeiten berücksichtigt werden sollen.

Wenn Sie diese Option aktivieren, muss der Mitarbeiter per ZEP App oder über das ZEP-Terminal seine Kommt- und Geht-Zeiten erfassen.

Sie können auch einstellen, ob sich ein Mitarbeiter direkt in ZEP an- und abmelden kann: aktivieren Sie dafür die Checkbox Anwesenheit in der Web-Oberfläche starten/beenden. Diese Aktion kann auch als Massenoperation (Mitarbeiter > Aktion wählen > Berücksichtigung von Anwesenheitszeiten ändern) für mehrere Mitarbeiter ausgeführt werden.

Nachdem sich der Mitarbeiter in ZEP angemeldet hat, kann er in seinem Profil (rechts oben) die Anwesenheitszeit starten (Kommen). Genauso kann die Anwesenheit beendet werden: mit der Maus auf das Profil zeigen/fahren und dann Anwesenheitszeit beenden (Gehen) klicken.

Optional können Sie einen 4-stelligen PIN-Code für die ZEP App angeben.

Um einem Gerät zugewiesen zu werden, muss der Mitarbeiter einer Kategorie zugeordnet werden. Gehen Sie wie folgt vor:

ZEP zeichnet die aktuelle Uhrzeit für "Kommt/Geht" auf; in der Auswertung unter Mitarbeiter > [Mitarbeitername] > Anwesenheit > Kommt/Geht können Sie optional einstellen, ob die Kommt/Geht-Zeiten auf Ihr eingestelltes Minutenraster Administration > Projektzeit & Belege > Einstellungen gerundet angezeigt werden soll.

Ein Mitarbeiter, der aktuell anwesend ist, wird mit einem grünen Punkt und der Uhrzeit, seit der er anwesend ist, gekennzeichnet. Ein Mitarbeiter der aktuell abwesend ist, wird mit einem grauen Punkt und der Uhrzeit, bis zu der er anwesend war, angezeigt.

Diese Auswertung kann ein Mitarbeiter (Meine Auswertungen > Kommt/Geht) für sich selbst aufrufen oder ein Administrator für einen (Mitarbeiter > [Mitarbeitername] > Anwesenheit > Kommt/Geht) oder über mehrere Mitarbeiter (Auswertungen > Mitarbeiter > Kommt/Geht).

Stellen Sie einen Zeitraum für die Auswertung ein. Optional können Sie angeben, ob alle Kommt/Geht pro Tag einzeln angezeigt werden sollen. Wenn Sie die Option gewählt haben, werden zusätzlich auch die Geräte angezeigt, auf denen die Kommt/Geht Ereignisse gebucht worden sind.

Optional können Sie Kommt/Geht auf Ihr eingestelltes Zeitraster runden aktivieren, d.h. die "Kommt/Geht"-Zeiten werden entsprechend Ihrem eingestelltes Minutenraster (unter Administration) gerundet angezeigt.

Die Tabelle listet entsprechend im Bereich Anwesenheit alle Uhrzeiten zu Kommt und Geht Ereignissen pro Tag auf und berechnet die Anwesenheit.

Zudem wird im Bereich Projektzeit bzw. Arbeitszeit zusätzlich Beginn, Ende und Begin bis Ende, Pause und Projektzeit (bzw. Arbeitszeit) angezeigt.

Liegt eine Abweichung (Anwesenheitszeit zu Arbeitszeit/Projektzeit) vor, wird diese ebenfalls angezeigt.

Im Bereich Pausenregelung wird der Abzug (lt. geltender Pausenregelung) und entsprechend der Arbeitszeit-Abzug dargestellt.

Administratoren haben die Option alle Kommt / Geht pro Tag anzeigen und bearbeiten

Es werden zusätzlich in dem Bereich Anwesenheit die Spalten Gerät, Administrator und Bemerkung für Kommt und für Geht angezeigt. Mit Klick auf + können Sie ein neues Kommt oder Geht Ereignis hinzufügen. Mit dem Ändern-Symbol können Sie eine bestehende Kommt bzw. Geht-Zeit ändern.

Klicken Sie auf das Zahnrad-Symbol: unter Konfiguration Tabellenspalten können Sie die gewünschten Tabellenspalten für die Anzeige in HTML (im Browser) und für den Export als Excel oder CSV auswählen. Legen Sie die Reihenfolge individuell fest, indem Sie mit dem Mauszeiger auf das Symbol klicken und mit gedrückter Maustaste an die gewünschte Stelle schieben.

Außerdem können Sie die Tabelle im gewählten Format exportieren (entsprechend Ihren Einstellungen unter Konfiguration > Tabellenspalten > CSV).

Sie können diese Auswertung auch Im Hintergrund ausführen. Wählen Sie statt "Vorschau" ein anderes Format aus, können Sie den Button Im Hintergrund ausführen anklicken. ZEP fragt Sie, ob die Sie Ausführung sofort, täglich, wöchentlich oder monatlich ausführen möchten.

Optional können Sie Die Ergebnisdatei als ZIP-Archiv komprimieren und ggf. mit einem Kennwort verschlüsseln und/oder die Ergebnisdatei zusätzlich an Ihre eigene (in ZEP hinterlegte) E-Mail-Adresse senden lassen.

Mit Klick auf OK wird diese Auswertung als Task mit den eingestellten Parametern eingeplant und zum definierten Termin ausgeführt. Sie erhalten das Ergebnis dann einfach im gewünschten Format als E-Mail zugesandt.

Sie können alle Ihre eingeplanten Task unter Profil > Einstellungen > Task einsehen und verwalten.

Unter Mitarbeiter > [Mitarbeitername] > Anwesenheit > Projektzeit generieren können Sie Projektzeiten aus Anwesenheiten generieren, d.h. wenn sich der Mitarbeiter über die ZEP App oder das Terminal an- und wieder abmeldet wird für die ermittelte Anwesenheitszeit eine Projektzeit generiert.

Hier können Sie angeben, für welches Projekt, Vorgang und Tätigkeit (inkl. Fakturierbarkeit) der Eintrag generiert werden soll:

Klicken Sie auf Neuer Eintrag und stellen Sie einen Zeitraum ein, für den diese Auswahl gelten soll (ggf. müssen Sie die Projektauswahlliste aktualisieren). Wählen Sie Projekt, Vorgang und Tätigkeit aus. Geben Sie an, ob der Eintrag fakturierbar oder nicht fakturierbar sein soll und speichern Sie.

Sie können für verschiedene Zeiträume unterschiedliche Einträge machen. Die Reisetätigkeit und den Arbeitsort können Sie nicht auswählen.

Bei Änderungen an den Projekten (Laufzeit, Buchbarkeit, ...) oder der Projektmitarbeiterzuordnung, müssen Sie darauf achten, ob die eingestellte Projektzeitgenerierung noch passt. Wenn eine Projektzeit-Generierung eingestellt ist, die Projektzeit aber nicht gespeichert werden kann, kommt eine Meldung auf dem Display der ZEP App.

Alle Änderungen an der "Projektzeit generieren Tabelle" werden in der Änderungshistorie zum Mitarbeiter gespeichert.

Wenn Sie bei einem Mitarbeiter eingestellt haben, dass Projektzeiten aus Anwesenheiten generiert werden, wird für jede Zeitspanne zwischen "kommt" und "geht" (d.h. für die ermittelte Anwesenheitszeit) automatisch eine Projektzeit generiert.

Bucht der Mitarbeiter allerdings während dieser Anwesenheitszeit selbst Projektzeiten auf verschiedene Projekte, wird in diesem Fall nur aus der letzten "bis-Projektzeit" bis zum "Gehen", eine automatische Projektzeit auf das eingestellte Projekt generiert.

Sollen auch die anderen "nicht auf Projekte gebuchte Anwesenheitszeiten" automatisch eine Projektzeit generieren, können Sie optional die Checkbox "beim Generieren der Projektzeiten alle Lücken füllen" aktivieren.

Innerhalb des kommt/geht-Zeitraums wird die gesamte Zeit aufgefüllt, also alle Lücken zwischen den bereits erfassten Projektzeiten. Ausnahme: feste Pausen (aus der Pausenregelung). D.h. wenn der Mitarbeiter bereits Projektzeiten erfasst hat und mit Absicht Pausen gelassen hat, werden diese gefüllt.

Innerhalb des kommt/geht-Zeitraums wird nur der Zeitraum nach der letzten bereits erfassten Projektzeit des geht-Datums gefüllt. (die letzte Projektzeit des Datums, also auch wenn diese erst nach dem "geht" ist)

​Beispiel 1:

Es wird automatisch eine Projektzeit generiert von 15:00 - 16:00 Uhr

Es werden automatisch Projektzeiten generiert von 9:00 - 10:00 Uhr, von 12:00 - 13:00 Uhr und von 15:00 - 16:00 Uhr

​Beispiel 2:

Es wird keine Projektzeit generiert, denn 18:30 ist die letzte bereits erfasste Projektzeit und danach war keine Anwesenheit mehr.

Es werden automatisch Projektzeiten generiert von 9:00 - 10:00 Uhr, von 12:00 - 13:00 Uhr und von 15:00 - 16:00 Uhr

(die Lücke zwischen 15:00 und 18:00 wird nicht komplett sondern nur bis zum "geht"-Zeitpunkt gefüllt)

Tätigkeiten, die sich überschneiden dürfen (z.B. "Rufbereitschaft") werden nicht speziell behandelt.

Unter Auswertungen > Meine Auswertungen > Aktuelle Anwesenheiten können (je nach Einstellungen und Rolle) Mitarbeiter sehen, wer aktuell anwesend ist.

Die gleiche Auswertung ist für Administratoren auch zu finden unter Auswertungen > Mitarbeiter > Aktuelle Anwesenheiten.

Dabei gilt:

grün = ist anwesend

grau = ist nicht anwesend

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