Mit dem Modul Personalmanagement hinterlegen Sie in der Mitarbeiterakte, was Mitarbeitende verdienen: die Grundvergütung als Festgehalt oder Stundenlohn und zusätzliche variable Vergütungen wie Weihnachtsgeld, Sachbezüge oder Sonderzahlungen. ZEP baut daraus eine Monatsübersicht pro Jahr. In welchen Produktlinien das Modul enthalten ist, beschreibt der Artikel Funktionsumfang – Personalmanagement.
Sie finden die Vergütungen unter Mitarbeiter > [Person] > Mitarbeiterakte > Vergütungen. Auf der Seite Mitarbeiterakte zeigt zusätzlich die Karte Vergütung die aktuell gültige Grundvergütung; über das Symbol der Karte gelangen Sie direkt zu den Vergütungen.
Aufbau der Seite
Die Seite gliedert sich in vier Bereiche, von oben nach unten:
Kacheln: die aktuell gültige Grundvergütung sowie je Vergütungsart und Zahlungsfrequenz die Summe der wiederkehrenden variablen Vergütungen, die heute gelten. Einmalige Zahlungen erscheinen nicht in den Kacheln.
Grundvergütung: Tabelle mit den Spalten Startdatum, Vergütungsmodell, Zahlungsfrequenz, Bemerkung und Betrag, neueste Einträge zuerst.
Variable Vergütungen: Tabelle mit den Spalten Zeitraum, Vergütungsart, Intervall, Bemerkung und Betrag.
Vergütungsübersicht pro Monat: aufklappbare Monatstabelle eines Jahres (siehe unten).
Beträge zeigt ZEP in der Währung des Mitarbeitenden an: bei freien Mitarbeitenden mit Gutschrift in deren Gutschriftswährung, sonst in der Währung der Abteilung oder in der Basiswährung des Systems. Weitere Spalten wie Erstellungsdatum und Änderungsdatum blenden Sie über die Tabellenkonfiguration ein.
Grundvergütung
Die Grundvergütung ist das Basisgehalt. Sie gilt ab ihrem Startdatum und bis zum Tag vor der nächsten Grundvergütung. Eine Gehaltserhöhung legen Sie deshalb als neuen Eintrag mit eigenem Gültig ab an, den bisherigen Eintrag ändern Sie nicht. So bildet die Tabelle den Verlauf vollständig ab.
Grundvergütung hinzufügen
Über Vergütungen hinzufügen > Grundvergütung hinzufügen öffnen Sie den Dialog mit diesen Feldern:
Feld | Beschreibung |
Vergütungsmodell | „Festgehalt“ oder „Stundenlohn“. Pflichtfeld, vorbelegt mit „Festgehalt“. |
Gültig ab | Startdatum der Vergütung. Pflichtfeld. Jedes Startdatum ist pro Person nur einmal möglich und muss im Beschäftigungszeitraum liegen. |
Betrag | Pflichtfeld, größer als 0, höchstens zwei Nachkommastellen. |
Zahlungsfrequenz | Nur beim Festgehalt: „Jahresgehalt“ (Vorbelegung) oder „Monatsgehalt“. |
Bemerkung | Optional, bis zu 255 Zeichen. |
Liegt das Datum in der Vergangenheit und löst es eine bereits hinterlegte Grundvergütung ab, weist ZEP Sie im Dialog darauf hin.
Grundvergütung bearbeiten
Ein Klick auf das Startdatum öffnet den Eintrag. Das Vergütungsmodell ist beim Bearbeiten fest; alle anderen Felder können Sie ändern. Soll das Modell wechseln, etwa vom Stundenlohn zum Festgehalt, legen Sie eine neue Grundvergütung mit dem Datum des Wechsels an.
Variable Vergütungen
Variable Vergütungen sind Zahlungen zusätzlich zur Grundvergütung. Jede gehört zu einer Vergütungsart, die Administratoren in den Grundeinstellungen pflegen. Eine variable Vergütung ist entweder wiederkehrend oder einmalig.
Variable Vergütung hinzufügen
Über Vergütungen hinzufügen > Variable Vergütung hinzufügen öffnen Sie den Dialog mit diesen Feldern:
Feld | Beschreibung |
Vergütungsart | Auswahl aus den aktiven Vergütungsarten. Pflichtfeld. |
Intervall | „Wiederkehrend“ oder „Einmalig“. |
Zahlungsfrequenz | Nur bei wiederkehrenden Vergütungen: „Monatlich“, „Quartalsweise“, „Halbjährlich“ oder „Jährlich“. |
Auszahlung ab / Auszahlung am | Erste Auszahlung bzw. Tag der einmaligen Zahlung. Pflichtfeld, vorbelegt mit dem Ersten des Folgemonats. |
Auszahlung bis | Nur bei wiederkehrenden Vergütungen, optional. Ohne Datum läuft die Vergütung unbefristet. Beim Einschalten schlägt ZEP den nächsten Zahlungstermin vor. |
Betrag | Pflichtfeld, größer als 0, höchstens zwei Nachkommastellen. |
Bemerkung | Optional, bis zu 255 Zeichen. |
Hat die Vergütungsart Voreinstellungen, übernimmt ZEP Intervall, Zahlungsfrequenz und Betrag in den Dialog. Alle Daten müssen im Beschäftigungszeitraum liegen. Ergibt der gewählte Zeitraum bei einer wiederkehrenden Vergütung nur eine einzige Auszahlung, weist ZEP darauf hin.
Mit der Checkbox Weitere Vergütung hinzufügen öffnet sich nach dem Speichern sofort ein neuer Dialog, in dem die zuletzt gewählte Vergütungsart vorbelegt ist.
Variable Vergütung bearbeiten
Ein Klick auf den Zeitraum öffnet den Eintrag. Vergütungsart und Intervall sind fest, Zahlungsfrequenz, Daten, Betrag und Bemerkung können Sie ändern. Beginnt die Vergütung in der Vergangenheit, fragt ZEP vor dem Speichern nach, weil sie wahrscheinlich schon ausgezahlt wurde.
Vergütungen löschen
Grund- und variable Vergütungen löschen Sie über die Zeilenaktion Löschen oder im geöffneten Eintrag. ZEP fragt vor dem Löschen nach. Ist die Vergütung bereits aktiv, weist die Rückfrage darauf hin, dass die zugehörigen Einträge auch aus der Vergütungsübersicht verschwinden.
Von anderem Mitarbeiter übernehmen
Haben mehrere Mitarbeitende ähnliche Vergütungen, kopieren Sie die Einträge eines anderen Mitarbeitenden auf die geöffnete Person. Wählen Sie dazu Vergütungen hinzufügen > Von anderem Mitarbeiter übernehmen. Der Dialog hat zwei Schritte:
Auswahl: Wählen Sie, ob Sie „Grundvergütung“ oder „Variable Vergütungen“ kopieren, und anschließend den Mitarbeitenden, von dem Sie kopieren. Mit dem Bereich Standorte & Abteilungen wählen Sie zuvor dessen Abteilung. Die Checkbox Nur aktuell laufende Vergütung übernehmen ist vorbelegt.
Prüfen: ZEP listet die Einträge, die kopiert werden. Pro Zeile passen Sie Gültig ab und Betrag an oder entfernen die Zeile. Mit Speichern legt ZEP die Einträge an.
Modell, Zahlungsfrequenz, Intervall und Enddatum kommen aus dem Quelleintrag, Bemerkungen bleiben beim Quelleintrag. Zur Auswahl stehen Mitarbeitende, deren Vergütungen Sie sehen dürfen.
Hinweis: Gibt es bei der geöffneten Person bereits eine Grundvergütung mit demselben Startdatum, wird sie durch die kopierte ersetzt. ZEP nennt die betroffenen Daten vor dem Speichern.
Vergütungsübersicht pro Monat
Die Vergütungsübersicht zeigt für ein Jahr Monat für Monat, was an Grundvergütung und variablen Vergütungen anfällt. Über den Filter Jahr wechseln Sie das Jahr; vorbelegt ist das aktuelle Jahr. Die Tabelle hat die Spalten Monat, Grundvergütung, eine Spalte je Vergütungsart und Summe, darunter die Zeile Summe jährlich. Spalten lassen sich ein- und ausblenden, umsortieren und sortieren.
So berechnet ZEP die Werte:
Festgehalt monatlich: der Monatsbetrag, anteilig nach den Tagen, an denen die Person im Monat beschäftigt ist.
Festgehalt jährlich: ein Zwölftel des Jahresbetrags pro Monat, ebenfalls anteilig nach Beschäftigungstagen. Über zwölf volle Monate ergibt sich genau der Jahresbetrag.
Stundenlohn: Stundenlohn mal Sollstunden laut Arbeitszeitmodell. Ohne hinterlegte Regelarbeitszeit bleibt der Wert leer.
Variable Vergütungen: im Monat der Auszahlung, bei wiederkehrenden Vergütungen ab Auszahlung ab im Abstand der Zahlungsfrequenz bis Auszahlung bis.
Inaktive Vergütungsarten erscheinen als Spalte, wenn im gewählten Jahr Beträge dafür vorliegen. Monate ohne Betrag bleiben leer.
Vergütungen für mehrere Mitarbeitende
In der Mitarbeiterliste fügen Sie dieselbe Vergütung mehreren Mitarbeitenden in einem Schritt hinzu. Markieren Sie die gewünschten Zeilen und wählen Sie die Mehrfachaktion Vergütungen hinzufügen; wie Mehrfachaktionen allgemein funktionieren, beschreibt der Abschnitt Mehrfachaktionen der Mitarbeiterübersicht. Die Aktion steht auch in der Mitarbeiterliste einer Abteilung zur Verfügung.
Im Dialog wählen Sie unter Vergütungsart zwischen „Grundvergütung“ und „Variable Vergütung“. Die Felder entsprechen denen der Einzelerfassung, ohne Bemerkung; bei der variablen Vergütung heißt die Auswahl Variable Vergütungsart.
ZEP prüft für jede ausgewählte Person das Startdatum und den Beschäftigungszeitraum. Trifft eine Prüfung nicht zu, nennt die Fehlermeldung den betroffenen Mitarbeitenden, und ZEP speichert für keine der ausgewählten Personen. Korrigieren Sie die Auswahl oder die Daten und speichern Sie erneut.
Hinweis: Die Daten von Administratoren und Systemadmins bearbeiten nur Personen, die selbst eine dieser Rollen haben. Haben Sie eine andere Rolle und sind solche Personen ausgewählt, lehnt ZEP die Mehrfachaktion ab.
Berechtigungen
Wer Vergütungen sehen und pflegen darf, steuert in Rollen & Rechte die Zeile Mitarbeiter-Vergütung:
Anzeigen: Seite Vergütungen, Karte Vergütung in der Mitarbeiterakte und Vergütungsübersicht pro Monat.
Bearbeiten: Vergütungen hinzufügen, bearbeiten, löschen und von anderen Mitarbeitenden kopieren. Für die Mehrfachaktion ist das Recht für jede ausgewählte Person nötig.
Die Vergütungsarten selbst pflegen Administratoren in den Grundeinstellungen.