Eine Einplanung legt fest, wie viel Zeit ein Mitarbeitender in einem Zeitraum für ein Projekt vorgesehen ist. Sie erfassen sie über den Button Einplanung hinzufügen oder indem Sie den Balken direkt auf der Zeitachse aufziehen. Dieser Artikel beschreibt die Felder des Formulars, die Prüfmeldungen und das Bearbeiten direkt im Board. Den Aufbau der Ansicht selbst erklärt Planungsansichten – Ressourcenplanung.

Das Formular führt Sie von oben nach unten: zuerst der Zeitraum, dann die beteiligten Personen und Projekte, zuletzt der Wert. Je nachdem, aus welcher Ansicht Sie das Formular öffnen, ist die Person oder das Projekt bereits gesetzt.

In Zeitraum von und Zeitraum bis legen Sie die Dauer fest. Beide Felder korrigieren sich gegenseitig, damit das Ende nie vor dem Anfang liegt. Das Feld Arbeitstage berechnet ZEP daraus selbst und zeigt es gesperrt an. Es berücksichtigt Wochenenden, Feiertage und die Regelarbeitszeit der Person, sodass Sie sofort sehen, auf wie viele Tage sich Ihr Wert tatsächlich verteilt.

Aus der Mitarbeitersicht wählen Sie ein oder mehrere Projekte, aus der Projektsicht eine oder mehrere Personen. Zwei Schalter helfen bei der Auswahl: Nur Projekte mit offenen Planstunden anzeigen und Nur Mitarbeiter mit Kapazität anzeigen. Beim Bearbeiten einer bestehenden Einplanung trägt das Fenster den Titel Einplanung bearbeiten samt dem Namen der Einplanung. Mitarbeitender und Projekt stehen dort als reiner Text und lassen sich nicht ändern, weil eine Einplanung fest zu dieser Kombination gehört. In den Einzelansichten blendet ZEP beide Angaben aus, weil sie schon aus der Ansicht selbst hervorgehen.

Unter Wert in entscheiden Sie zwischen Prozent und Stunden. Prozent bezieht sich auf die tägliche Regelarbeitszeit der Person, Stunden sind ein fester Wert je Arbeitstag. Bei Prozent sind bis zu 200 Prozent möglich, bei Stunden gibt es keine feste Obergrenze. Wie das Wertfeld heißt, richtet sich nach Ihrer Auswahl, etwa Tägliche Stunden oder Tägliche Stunden pro Projekt. Daneben steht Gesamt im Zeitraum: Dieses Feld zeigt die Summe über den ganzen Zeitraum und lässt sich auch direkt ausfüllen, dann rechnet ZEP den Tageswert zurück. Liegt ein Wert über dem erlaubten Maximum, meldet ZEP das sofort und sperrt das Speichern.

Wählen Sie mehrere Mitarbeitende oder mehrere Projekte aus, gilt Ihr Wert standardmäßig für jede einzelne Kombination. Über eine Checkbox teilen Sie ihn stattdessen auf. Aus der Projektsicht heißt sie Auf Mitarbeiter aufteilen, aus der Mitarbeitersicht Auf Projekte aufteilen. Der eingetragene Wert ist dann die Summe und wird gleichmäßig verteilt. Unter dem Wertfeld rechnet ZEP live vor, was das konkret bedeutet. Beim Bearbeiten einer bestehenden Einplanung und bei nur einer Auswahl erscheint die Checkbox nicht.

Existiert im gewählten Zeitraum bereits eine Einplanung auf dasselbe Projekt, meldet ZEP das als Überschneidung und listet die betroffenen Personen mit ihren bestehenden Einplanungen auf. Sie müssen dann entscheiden, wie verfahren wird.

Solange Sie keine der beiden Möglichkeiten gewählt haben, bleibt das Speichern gesperrt. Würde das Aufaddieren das Maximum der gewählten Einheit überschreiten, weist ZEP darauf hin und schlägt vor, stattdessen zu ersetzen oder den Wert zu verringern.

Während Sie das Formular ausfüllen, prüft ZEP die Eingaben laufend im Hintergrund. Die Prüfung unterscheidet zwischen Fehlern, die das Speichern verhindern, und Warnungen, die lediglich auf eine Folge hinweisen.

Fehler sammelt ZEP in einem roten Kasten über dem Formular und blockiert das Speichern. Sie treten auf, wenn die Einplanung fachlich nicht möglich wäre. Davon zu unterscheiden ist die Meldung Kennzahlen konnten nicht aktualisiert werden: Sie erscheint in einem eigenen Fenster, nachdem gespeichert wurde. Die Einplanung ist in diesem Fall angelegt, lediglich die Kennzahlen der Seitenleiste sind veraltet, bis Sie die Ansicht neu laden.

Warnungen stehen in einem eigenen gelben Kasten und lassen sich übergehen. Sie weisen darauf hin, dass die Einplanung zwar möglich ist, aber eine Grenze überschreitet. Bei vielen Meldungen wird der Kasten scrollbar.

Bestehende Einplanungen ändern Sie direkt auf der Zeitachse, ohne das Formular zu öffnen. Sie verschieben einen Balken, ziehen ihn an den Rändern länger oder kürzer und passen über den Griff seine Höhe und damit seinen Wert an. Prozentwerte springen dabei in Zehnerschritten, Stundenwerte in Einerschritten.

Jede Änderung wird sofort gespeichert. Ändert jemand anderes dieselbe Einplanung gleichzeitig, erkennt ZEP das und lädt die Ansicht mit dem aktuellen Stand neu, statt die fremde Änderung zu überschreiben.

Wenn eine Person dem Projekt noch nicht zugeordnet ist, können Sie das direkt aus der Planung heraus nachholen, ohne die Ansicht zu verlassen. Der Button heißt je nach Sicht Weitere Mitarbeiter zuordnen oder Weitere Projekte zuordnen.

Im Dialog legen Sie fest, ob die Zuordnung über die gesamte Projektlaufzeit gilt oder über einen eigenen Zeitraum. Der erste eigene Zeitraum ist mit heute bis in einen Monat vorbelegt. Bis zu drei Zeiträume sind möglich, einen weiteren fügen Sie über Weiteren Zeitraum hinzufügen an, sobald alle bestehenden ein Enddatum haben. Sind Preise hinterlegt, wählen Sie zusätzlich die Preisgruppe. Ohne Auswahl greift die Standard-Preisgruppe der Person. Im Feld Einplanung geben Sie optional einen Prozentwert an.