Die Ressourcenplanung stellt Einplanungen als Balken auf einer Zeitachse dar. Je nachdem, wo Sie einsteigen, sehen Sie eine einzelne Person, ein einzelnes Projekt oder mehrere davon nebeneinander. Dieser Artikel beschreibt den Aufbau der Ansicht und wie Sie sie auf Ihre Arbeitsweise einstellen. Wie Sie eine Einplanung anlegen, steht in Einplanung erfassen – Ressourcenplanung.

Es gibt fünf Wege in die Planung. Sie unterscheiden sich darin, was auf den Spuren der Zeitachse liegt: entweder Projekte oder Mitarbeitende.

Welche Filter eine Ansicht anbietet, richtet sich danach, was auf den Spuren liegt. In Ansichten mit Projektspuren filtern Sie nach Projekten, in Ansichten mit Mitarbeiterspuren nach Personen.

Jede Planungsansicht besteht aus drei Bereichen: der Seitenleiste mit den Kennzahlen, der Zeitachse mit den Planungsbalken und dem Auslastungsstreifen darunter.

Links stehen die Kennzahlen zum Kopf der Ansicht. Bei einer Person sind das die verfügbaren und die offenen Stunden samt ihrer Regelarbeitszeit, bei einem Projekt die Laufzeit sowie die Planstunden und die davon noch offenen Stunden. Sind für das Projekt keine Planstunden hinterlegt, zeigt ZEP stattdessen die bereits verplanten Stunden. Die Breite der Seitenleiste lässt sich anpassen.

Rechts liegt die Zeitachse. Jeder Balken steht für eine Einplanung eines Mitarbeitenden auf ein Projekt über einen Zeitraum. Die Balken zeigen ihren Wert direkt an und lassen sich verschieben, in der Länge ändern und in der Höhe anpassen. Nicht bebuchbare Bereiche wie Wochenenden, Feiertage, Abwesenheiten oder Tage außerhalb des Beschäftigungszeitraums sind gesondert gekennzeichnet. Sie liegen als Schicht über der Zeitachse, die Balken darunter bleiben verschiebbar. In den Projektansichten markiert ZEP zusätzlich die Tage, an denen eine Person über ihre verfügbaren Stunden hinaus eingeplant ist: Zusammenhängende Überlast-Tage erhalten ein rotes Band mit Warndreieck, und der Tooltip nennt den Grund mit Die verfügbaren Stunden sind überschritten. Gerechnet wird dabei pro Person über alle Projekte hinweg, die Überlast kann also aus einem Projekt stammen, das in dieser Ansicht gar nicht zu sehen ist.

Unter der Zeitachse liegt je Mitarbeitendem ein Streifen, der die tägliche Auslastung als Säule darstellt. Bis hundert Prozent bleibt die Säule grün. Zwischen hundert und hundertvierzig Prozent bekommt sie einen roten Rand, ab hundertvierzig Prozent ist sie vollständig rot. Die Höhe ist bei zehn Stunden gedeckelt, damit einzelne Ausreißer die Darstellung nicht unbrauchbar machen. Der Tooltip nennt die geplanten und die verfügbaren Stunden.

Über das Zahnrad in der Kopfzeile stellen Sie ein, wie fein die Zeitachse aufgelöst wird und welcher Zeitraum den Kennzahlen zugrunde liegt.

Unter Spaltenanzeige wählen Sie zwischen Tagesansicht und Wochenansicht. Unter Ansicht legen Sie fest, ob nur die Arbeitswoche oder die vollständige Woche inklusive Wochenende dargestellt wird. Beide Änderungen werden erst mit Anwenden übernommen, sodass Sie mehrere Einstellungen gemeinsam setzen können.

Dieser Zeitraum bestimmt, worauf sich die Kennzahlen in der Seitenleiste beziehen. Sie wählen zwischen der Projektlaufzeit, einem eigenen Zeitraum und einem festen Datum. Beim eigenen Zeitraum kombinieren Sie Aktuelle oder Nächste mit Woche, zwei Wochen, Monat, Quartal, Halbjahr oder Jahr. Die Projektlaufzeit steht nur zur Wahl, wenn das Projekt sowohl ein Start- als auch ein Enddatum hat. Ohne eigene Auswahl rechnet ZEP den aktuellen Monat.

Filter grenzen ein, welche Spuren überhaupt angezeigt werden. Favoriten sichern eine einmal eingestellte Kombination für den nächsten Aufruf.

Je nach Ansicht stehen Filter nach Mitarbeitenden, Projekten, Projektstatus und Projektart zur Verfügung, in den Mehrfachansichten zusätzlich nach Projektleitung. Mit dem Modul Standorte und Abteilungen kommt in den Mehrfachansichten der Abteilungsfilter hinzu. Zwei weitere Filter sind ausgeblendet, bis Sie sie brauchen: Mitarbeiterkategorie in der Mitarbeiteransicht und Projektkategorie in der Projektansicht. Sie holen sie über Filter hinzufügen in die Filterzeile und entfernen sie über Filter löschen wieder. Ein gesetzter Wert bleibt erhalten, solange der Filter sichtbar ist. Ergänzend blenden Schalter gezielt Spuren aus, etwa Mitarbeiter mit freier Kapazität, Mitarbeiter mit Einplanung oder Projekte mit offenen Planstunden.

Eine eingestellte Kombination aus Filtern und Ansicht speichern Sie als Favorit. Favoriten werden je Planungsseite getrennt geführt, sodass die Favoriten der Mitarbeiteransicht nicht in der Projektansicht auftauchen. In den Einzelansichten lässt sich ein Favorit zusätzlich an das jeweilige Projekt oder die jeweilige Person binden.

Abwesenheiten und Feiertage werden als eigene Zellen in der Zeitachse dargestellt, damit Sie beim Planen sofort sehen, an welchen Tagen jemand nicht zur Verfügung steht. An Tagen ohne Arbeitszeit ist keine Einplanung möglich. Welcher Fehlgrund im Detail angezeigt wird, hängt von Ihrer Rolle ab.