Unter Administration > Export für Buchhaltung > Rechnungen übergeben Sie aus dem Modul Rechnungsstellung erzeugte Rechnungen an Ihre Buchhaltung. Dieser Menüpunkt ist nur sichtbar, wenn das Modul Rechnungsstellung aktiv ist.
Filter setzen
Der Export-Workflow beginnt mit der Filtermaske. ZEP berücksichtigt alle Rechnungen, die zu den Filterkriterien passen.
Abteilung
Mit aktivem Modul Standorte und Abteilungen erscheint zusätzlich die Abteilungs-Auswahl. Sie steuern damit zwei Aspekte:
Abteilung des Kunden oder des Projekts: Über eine Radioauswahl bestimmen Sie, ob die Rechnungen nach Abteilung des Kunden oder nach Abteilung des Projekts gefiltert werden. Bei einer Filterung über die Projekt-Abteilung sind nur Rechnungen enthalten, die auf Briefpapier dieser Abteilung erstellt wurden – in der Regel die Abteilung des Projekts der ersten Rechnungsposition.
Inklusive Unterabteilungen: Eine Checkbox steuert, ob auch die Rechnungen der Unterabteilungen der selektierten Abteilung berücksichtigt werden.
Voreingestellt ist die Abteilung des angemeldeten Benutzers. Abteilungsleiter sehen nur ihre eigene Abteilung und deren Unterabteilungen. Administratoren können alle Abteilungen wählen und über die Mitarbeiter-Einstellungen auch die Voreinstellung auf beliebig setzen.
Zeitraum
Im Block Zeitraum geben Sie das Von- und Bis-Datum an. ZEP bietet Quicklinks (z. B. Letzter Monat, Letztes Quartal) für gängige Auswertungszeiträume. Der Zeitraum bezieht sich standardmäßig auf das Rechnungsdatum.
Rechnungs- oder Leistungsdatum
Ist in den Grundeinstellungen Rechnungsexport mit Leistungsdatum aktiviert, wählen Sie hier zusätzlich, ob der Zeitraumfilter auf das Rechnungsdatum oder das Leistungsdatum der Rechnungen wirkt.
Bereits exportierte Rechnungen einschließen
Mit der Checkbox inklusive bereits exportierter Rechnungen beziehen Sie auch Rechnungen ein, die in einem früheren Lauf bereits exportiert wurden. Standardmäßig ist die Checkbox inaktiv und ZEP zeigt nur die noch nicht exportierten Rechnungen.
Testmodus
Mit der Checkbox Testmodus simulieren Sie den Export und erhalten die Datei, ohne dass ZEP die Rechnungen als exportiert markiert. Der Testmodus ist insbesondere bei der ersten Einrichtung sinnvoll, um die Konfiguration zu prüfen.
Upload zu DATEV
Bei aktivem DATEV-Format mit konfigurierter DATEV-Online-Verbindung erscheint zusätzlich die Checkbox Upload zu DATEV. Ist sie aktiv, lädt ZEP den Buchungsstapel direkt in die DATEV-Cloud hoch, statt eine Datei zum Download zu erzeugen. Ein Statushinweis zeigt, ob die DATEV-Verbindung verbunden oder getrennt ist.
Export ausführen
Nach Setzen der Filter lösen Sie den Export über die Aktionsleiste aus. Je nach Konfiguration erhalten Sie eines der folgenden Ergebnisse:
Reine CSV-Datei: Der Buchungsstapel im gewählten Format als Download. Der Dateiname folgt dem Schema ZEP_exportFakturaJJJJ-MM-TT-JJJJ-MM-TT.csv, wobei JJJJ-MM-TT Von- und Bis-Datum des Exportzeitraums darstellen.
ZIP-Archiv mit Rechnungsdateien: Bei aktivierter ZIP-Option (Grundeinstellungen) enthält das Archiv zusätzlich die PDF-Rechnungen.
DATEV-EXTF-Paket: Bei DATEV mit aktivierter Datev XML-Schnittstelle mit Belegen eine vollständige Sendung gemäß DATEV-Spezifikation.
DATEV-Cloud-Upload: Bei aktivem Upload zu DATEV wird die Sendung direkt in DATEV Unternehmen online hochgeladen, ZEP zeigt das Ergebnis als Infomeldung an.
Außerhalb des Testmodus markiert ZEP exportierte Rechnungen automatisch als exportiert. Sie tauchen damit standardmäßig nicht mehr in der Filteransicht auf.
Vorsicht: Achten Sie darauf, dass Sie nicht versehentlich die gleiche Datei oder eine Datei mit überschneidendem Zeitraum mehrfach in Ihre Buchhaltung importieren. Doppelte Buchungen müssen Sie nachträglich manuell entfernen.
Nicht exportierte Rechnungen
Unterhalb der Filtermaske blendet ZEP eine Karte Nicht exportierte Rechnungen ein. Sie listet alle Rechnungen auf, die zeitraumunabhängig noch nicht exportiert sind – inklusive Rechnungsnummer, Datum und (falls hinterlegt) Leistungsdatum. So sehen Sie auf einen Blick, ob ältere Rechnungen vergessen wurden.
Erster Export nach Modul-Einführung
Wenn Sie das Modul Export für Buchhaltung in einem bestehenden ZEP neu aktivieren, müssen Sie folgendes beachten:
Bereits geplante und freigegebene Rechnungspositionen werden zunächst als unvollständig markiert – sichtbar am roten Bleistift in der Übersicht. Grund ist das fehlende Erlöskonto, das durch das Modul zum Pflichtfeld wird.
Sobald Sie bei den Kunden die korrekte Länderkennung pflegen und die benötigten Erlöskonten in den Stammdaten angelegt haben, rufen Sie die roten Rechnungspositionen auf, prüfen das (in der Regel automatisch vorbelegte) Erlöskonto und speichern erneut. Erst danach lassen sich die Positionen abrechnen.
Rechnungen, die bereits vor der Modul-Einführung abgerechnet wurden, bleiben unverändert. Sie enthalten keine Erlöskonten-Zuordnung und sind nicht exportierbar.
Rechnungen exportieren ist nur für Zeiträume möglich, in denen ausschließlich Rechnungen mit Erlöskonten-Zuordnung abgerechnet wurden. Die Stammdaten-Vorbereitung beschreibt der Artikel Stammdaten – Export für Buchhaltung ausführlich.
Wiederholter Export und nachträgliche Änderungen
ZEP hindert nicht am erneuten Export bereits übergebener Rechnungen. Mit der Checkbox inklusive bereits exportierter Rechnungen ziehen Sie diese aktiv in den Export. Wenn ein Zeitraum bereits exportiert wurde und Sie danach neue Rechnungen erstellt oder bestehende geändert haben, enthält ein erneuter Export bei inaktiver Checkbox nur die neuen, noch nicht exportierten Rechnungen.
Der Zustand einer Rechnung wird bei der Rechnungsstellung eingefroren und ändert sich danach nicht mehr. Das gilt auch für den späteren Export:
Die Erlöskonto-Nummern, die zum Zeitpunkt der Abrechnung zugeordnet waren, gelten dauerhaft – auch dann, wenn Sie später Länderkennung, MwSt. des Kunden oder das Erlöskonto selbst ändern.
Eine in einer Rechnung verwendete Erlöskonto-Nummer bleibt auch dann erhalten, wenn Sie das Erlöskonto nachträglich in den Stammdaten löschen.
Hinweis: Ist in den Grundeinstellungen Exportierte Rechnungen können nicht mehr gelöscht oder geändert werden aktiv, sperrt ZEP exportierte Rechnungen zusätzlich gegen Löschung und nachträgliche Bearbeitung.
Auswertungs-Spalte „Export für Buchhaltung"
In den Auswertungen Projekte > Rechnungen, Kunden > Rechnungen und Abrechnung > Rechnungen erscheint mit aktivem Modul die zusätzliche Spalte Export für Buchhaltung. Pro Rechnung sehen Sie dort Datum und Uhrzeit des letzten Exports. So lässt sich nachvollziehen, welche Rechnungen bereits in der Buchhaltung gelandet sind und welche noch ausstehen.
Split-Buchungen bei Rechnungen
Verteilen sich die Positionen einer Rechnung auf unterschiedliche Erlöskonten, Kostenstellen oder Kostenträger, erzeugt ZEP für die Formate Lexware und Allgemein eine Split-Buchung. Eine Split-Buchung besteht aus mindestens zwei Zeilen:
Kopfzeile mit Belegdatum, Belegnummer, Buchungstext und Gesamt-Buchungsbetrag (brutto).
Detailzeilen je Konto-, Kostenstellen- oder Kostenträger-Kombination. In diesen Zeilen sind die Spalten 1–3 (Belegdatum, Belegnummer, Buchungstext) leer. Der Buchungsbetrag enthält jeweils die Summe der zusammengefassten Beträge.
Optionale Zeile für Rundungsdifferenzen, falls bei der Aufteilung Rundungsfehler entstehen. Diese werden auf das in den Grundeinstellungen hinterlegte Konto für Rundungsdifferenzen gebucht.
Enthält die Rechnung negative Beträge (etwa Gutschriften, Rabatte oder Privatanteile bei Belegen), werden diese als negative Werte in der Split-Buchung übertragen.
Hinweis: Für den DATEV-Export erzeugt ZEP keine Split-Buchungen. DATEV kann Split-Buchungen nicht importieren, daher liefert ZEP für jede Aufteilung eine eigenständige Einzelbuchung mit allen relevanten Feldern.