Beim Format DATEV stehen zusätzliche Optionen zur Verfügung, mit denen Sie die Sendungen DATEV-konform machen, die DATEV-Stammdaten Ihres Steuerberaters hinterlegen, die Repository-Struktur für DATEV-Belegtransfer festlegen und bei Bedarf den Upload direkt in die DATEV-Cloud aktivieren. Alle Optionen finden Sie im Tab Allgemein der Grundeinstellungen.

Mit der Checkbox Datev XML-Schnittstelle mit Belegen erzeugt ZEP Buchungsstapel im DATEV-EXTF-Format. Das EXTF-Paket ist eine erweiterte CSV-Sendung mit zusätzlichem Kopfsatz, die DATEV Unternehmen online sowie der DATEV-Rechnungswesen-Software direkt importieren können. Mit aktivem Datev XML-Schnittstelle mit Belegen werden zusätzliche Pflichtfelder eingeblendet, die für eine DATEV-konforme Sendung notwendig sind.

Sobald der Datev XML-Schnittstelle mit Belegen aktiv ist, erscheinen die DATEV-Stammdatenfelder Ihres Steuerberaters oder Ihrer Mandanten-Buchhaltung.

Tragen Sie unter Beraternummer die DATEV-Beraternummer Ihres Steuerberaters ein. Unter Mandant tragen Sie die zugeordnete Mandantennummer ein. Beide Werte erhalten Sie von Ihrem Steuerberater bzw. Ihrer Buchhaltung.

Unter SKR hinterlegen Sie den DATEV-Kontenrahmen (z. B. 03 für SKR 03 oder 04 für SKR 04). Voreinstellung ist 03. Die Wahl des Kontenrahmens entscheidet, welche Sachkontennummern in der Buchhaltung gültig sind.

Unter Beginn Wirtschaftsjahr wählen Sie den Monat, mit dem das Wirtschaftsjahr beginnt (Voreinstellung Januar). DATEV nutzt dieses Datum, um Buchungen dem richtigen Wirtschaftsjahr zuzuordnen.

Unter Sachkontennummer-Länge tragen Sie die Anzahl der Stellen ein, mit denen Ihre Sachkonten in DATEV geführt werden (Voreinstellung 4). ZEP gleicht die Länge der exportierten Konten an diesen Wert an.

Mit aktivem Datev XML-Schnittstelle mit Belegen definieren Sie unter Ablage-Struktur die Ordnerhierarchie, in der ZEP Rechnungs- und Belegdateien in der DATEV-Ablage organisiert. Jeweils drei Levels stehen pro Datentyp zur Verfügung:

Variablen wie %YYYY% (Jahr) und %MM% (Monat) werden zur Laufzeit durch das jeweilige Datum der Buchung ersetzt. So entstehen pro Monat und Jahr eigene Ordner in der DATEV-Ablage.

Mit der Checkbox DATEV Online verknüpfen Sie Ihren ZEP-Account mit Ihrem DATEV-Unternehmen-online-Account. Voraussetzung ist eine aktive DATEV-Online-Lizenz, die in ZEP Professional automatisch enthalten ist.

Unter Export für Buchhaltung > DATEV-Uploads sehen Sie eine Übersicht aller bisherigen Uploads zur DATEV-Cloud. Pro Upload zeigt ZEP Zeitstempel, Typ (Rechnungen / Kostenabrechnungen / Stammdaten), Anzahl der enthaltenen Buchungen sowie das Ergebnis (erfolgreich, fehlgeschlagen, Testmodus). So können Sie nachvollziehen, was an DATEV übertragen wurde.

Im Tab Allgemein der Grundeinstellungen stehen drei zusätzliche DATEV-Checkboxen zur Verfügung, sobald das Format DATEV gewählt ist:

Mit aktiver Checkbox Rechnungsexport mit Leistungsdatum exportiert ZEP zusätzlich zum Rechnungsdatum auch das Leistungsdatum, das für die Umsatzsteuer relevant ist. In der Filtermaske von Rechnungen exportieren erscheint dann die Auswahl Rechnungs- oder Leistungsdatum, mit der Sie bestimmen, welches Datum den Zeitraumfilter steuert.

Mit aktiver Checkbox DATEV-Export mit Festschreibung gehen die exportierten Buchungen direkt in die DATEV-Festschreibung (Voreinstellung aktiv). DATEV verhindert dann nachträgliche Änderungen an den Buchungen, was die GoBD-Konformität sichert. Schalten Sie die Festschreibung nur dann aus, wenn Ihre Buchhaltung Änderungen in DATEV ausdrücklich vornehmen können soll.

Mit aktiver Checkbox DATEV-Export mit Beleglink (nur ohne Datev XML-Schnittstelle mit Belegen) trägt ZEP in Feld 20 jeder Buchung die Belegnummer ein, damit DATEV die zugehörige Beleg-Datei verknüpfen kann. Voraussetzung ist, dass die Belegdateien separat über die DATEV-Online-Verbindung hochgeladen oder über die ZIP-Option mitgegeben werden.