Damit die Buchhaltung Personenkonten anlegen kann, übergibt ZEP auf Wunsch alle Kunden als Debitoren und alle Mitarbeitenden als Kreditoren in einer Stammdatensendung. Beide Exporte funktionieren unabhängig vom Buchungsexport und sind ausschließlich für Administratoren sichtbar.
Debitoren exportieren
Unter Export für Buchhaltung > Debitoren exportieren Sie die in ZEP angelegten Kunden als Debitoren-Stammdatensatz. ZEP liefert pro Kunde folgende Felder:
Debitorennummer: Je nach Grundeinstellung entweder die ZEP-Kundennummer (KNr) oder das eigene Feld Debitorennummer am Kunden.
Name und Anschrift: Firmenname, Anrede, Straße, PLZ, Ort, Land, Adresszusatz.
Rechnungsadresse: Bei Bedarf abweichende Anschrift für die Rechnungsstellung.
Steuerdaten: USt-ID-Nummer (sofern hinterlegt), Steuerland sowie die Fälligkeit in Tagen.
Kontaktdaten: Standard-E-Mail-Adresse, Telefon, Telefax, Website, Ansprechpartner.
Bankverbindung: IBAN und BIC, sofern am Kunden gepflegt.
Über die Filter lassen sich die exportierten Kunden eingrenzen – etwa nach Abteilung, Kundenkategorie oder Kundenbranche.
Die Ausgabedatei hat das gleiche Format wie der Buchungsexport (DATEV, Lexware oder Allgemein). Bei DATEV-Format mit EXTF-Header und aktivem DATEV-Online-Upload landet die Sendung direkt in der DATEV-Cloud.
Kreditoren exportieren
Unter Export für Buchhaltung > Kreditoren exportieren Sie die in ZEP angelegten Mitarbeitenden als Kreditoren-Stammdatensatz. ZEP liefert pro Mitarbeitendem folgende Felder:
Kreditorennummer: Je nach Grundeinstellung entweder die ZEP-Personalnummer (Pers-Nr) oder das eigene Feld Kreditorennummer am Mitarbeitenden.
Persönliche Daten: Anrede, Vorname, Nachname, Anschrift.
Kontaktdaten: E-Mail-Adresse, Telefon, Telefax.
Bankverbindung: IBAN und BIC, sofern am Mitarbeitenden gepflegt – Voraussetzung für die Erstattung aus dem Kostenexport.
Über die Filter lassen sich Mitarbeitende nach Abteilung und optional nach Beschäftigungszeitraum eingrenzen.
Mit aktivierter Funktion Freie Mitarbeiter & Gutschriften werden Freelancer separat behandelt und mit den eigenen Steuer- und Kontodaten exportiert.
Hinweis: Ist in den Grundeinstellungen Kreditorennummer als eigenes Feld erzwingen aktiv, prüft ZEP vor dem Export, ob alle Mitarbeitenden eine Kreditorennummer haben. Fehlt sie bei einzelnen, bricht der Export ab und nennt die betroffenen Mitarbeitenden – tragen Sie die Nummern dann an den jeweiligen Mitarbeitenden nach.
Aufbau der Exportdatei
Im Gegensatz zum Buchungsexport enthält der Debitoren-/Kreditorenexport keine Buchungssätze, sondern Stammdatensätze. ZEP erzeugt eine separate Datei (bei DATEV-EXTF einen eigenen Stammdaten-Buchungsstapel), die die Buchhaltung in das Personenkonten-Modul importiert. Damit pflegen Sie Kunden und Mitarbeitende nur in ZEP und übergeben Änderungen periodisch an die Buchhaltung.
Welche Felder die Datei pro Datensatz enthält, hängt vom gewählten Exportformat ab: DATEV liefert den umfangreichsten Stammdatensatz inklusive Bankdaten und Rechnungsadresse, Lexware einen kompakteren Satz fokussiert auf die für den Buchhalter-Import nötigen Felder, Allgemein einen breiten CSV-Datensatz für den manuellen Import.
Der Debitoren- und Kreditorenexport ist immer ein vollständiger Export aller berechtigten Datensätze. ZEP pflegt dabei keinen „bereits exportiert“-Status – bei Stammdaten-Änderungen exportieren Sie den vollständigen Stammdatensatz neu und Ihre Buchhaltung übernimmt die geänderten Datensätze.