Erfahren Sie, wo Sie Tickets finden, wie Sie Listen filtern und Projektzeiten direkt auf Tickets buchen.
Meine Tickets
Unter Tickets > Meine Tickets sehen Sie alle Tickets, deren Bearbeiter Sie sind oder die noch keinen Bearbeiter haben. Die Übersicht ist der schnellste Einstieg in den eigenen Arbeitsvorrat:
Spalten und Sortierung lassen sich pro Nutzer konfigurieren – die Einstellungen werden gespeichert. Über die Aktion Excel-Export exportieren Sie die gefilterte Liste mit allen sichtbaren Spalten (siehe Artikel zu Daten exportieren).
Über die Filterleiste schränken Sie die Liste nach Status, Priorität, Projekt, Kunde, Datum und weiteren Feldern ein.
Mit einem Klick auf die Ticketnummer öffnen Sie die Detailansicht mit den Reitern Daten, Projekte, Teilaufgaben, Projektzeiten und ggf. Arbeitspakete.
Über Kontrollkästchen blenden Sie zusätzliche Tabellen ein:
„als Bearbeiter" zeigt die Tickets und Teilaufgaben, denen Sie als Bearbeiter zugeordnet sind.
„neue ohne Bearbeiter" listet Tickets und Teilaufgaben ohne Bearbeiter aus Projekten, für die Sie als Projektmitarbeiter zuständig sind.
„als Ersteller" zeigt zusätzlich alle Tickets und Teilaufgaben, die Sie selbst erstellt haben.
Sie können mehrere Kontrollkästchen gleichzeitig aktivieren. Die zugehörigen Tabellen werden dann untereinander angezeigt.
Alle Tickets
Unter Tickets > Alle Tickets finden Sie die unternehmensweite Ticket-Übersicht. Welche Tickets Sie sehen, richtet sich nach Ihrer Rolle und den Projektzuordnungen:
Administratoren: sehen alle Tickets im Unternehmen.
Projektleiter mit Budgetverantwortung: sehen alle Tickets ihrer Projekte.
Mitarbeitende: sehen Tickets der Projekte, denen sie zugeordnet sind, sowie ihnen zugewiesene Tickets aus anderen Projekten.
In dieser Liste stehen zusätzlich Massenoperationen zur Verfügung – etwa das gleichzeitige Zuweisen mehrerer Tickets an einen Bearbeiter oder das Verschieben in ein anderes Projekt.
Tickets im Projektkontext
In jedem Projekt führt der Reiter Allgemein > Tickets zu allen Tickets des Projekts. Die Listenansicht zeigt eine klassische Tabelle mit Filter- und Spaltenoptionen, identisch zur Tabelle unter Tickets > Alle Tickets, jedoch eingeschränkt auf das jeweilige Projekt.
Massenoperationen
In der Ticket-Übersicht Tickets > Alle Tickets stehen über das Symbol mit drei Punkten Massenaktionen für die markierten Tickets zur Verfügung. Damit lassen sich Änderungen ohne Einzelbearbeitung anwenden.
Primäre Projektzuordnung ändern – verschiebt die ausgewählten Tickets in ein anderes Hauptprojekt.
Sekundäre Zuordnung hinzufügen – verknüpft die Tickets zusätzlich mit einem weiteren Projekt.
Kategorien hinzufügen oder entfernen – sammelt Tickets unter einer gemeinsamen Klassifikation.
Laufzeit ändern – setzt Start, Termin oder Eingangsdatum für mehrere Tickets gleichzeitig.
Status, Priorität, Bearbeiter, Ersteller oder Kundenansprechpartner ändern – weist mehrere Tickets gleichzeitig zu oder setzt einen Massen-Statuswechsel um.
Hinweis: Wenn die ausgewählten Tickets bereits Projektzeiten haben, fragt ZEP nach dem Umgang mit den bestehenden Buchungen. Drei Optionen: Abbrechen (keine Änderung), Zeiten mit-umbuchen (Projektzeiten wandern ins neue Projekt) oder alte Zuordnung als Sekundär-Zuordnung halten (Projektzeiten bleiben im alten Projekt, das Ticket ist beiden zugeordnet).
Tickets suchen und filtern
Für die schnelle Suche bietet ZEP zwei Wege:
Quicklinks: Schnellzugriff direkt aus der Filterleiste – etwa „nur meine offenen Tickets" oder „in den letzten 7 Tagen geändert".
Erweiterte Filter: Kombination aus Status, Priorität, Kategorie, Schlagwort, Bearbeiter, Datumsspanne und Volltext-Suche in Betreff oder Bemerkungen.
Die globale Suche im Kopfbereich von ZEP berücksichtigt Tickets ebenfalls und blendet bei Übereinstimmung Ticketnummer und Betreff direkt in den Treffern ein.
Tipp: Auch das Suchfeld in der Kopfzeile findet Tickets nach Ticketnummer, externer Ticketnummer, Kundenreferenz und Betreff. Praktisch, wenn Sie die Übersichts-Seite gerade nicht offen haben.
Standardmäßig stehen dabei nur Mitarbeitende zur Auswahl, die dem jeweiligen Projekt zugeordnet sind. Ist in den Ticketsystem-Einstellungen die Option „Für die Tickets eines Projektes sind nur die Mitarbeiter des Projektes berechtigt" deaktiviert, stehen alle Mitarbeitenden zur Auswahl.
Bei der Auswahl eines Erstellers stehen alle für das Projekt buchungsberechtigten Mitarbeiter zur Verfügung, und die Liste wird auf die Tickets dieses Erstellers gefiltert.
Zusätzlich stehen projektbezogene Filter zur Verfügung:
„Projekt": grenzt die Liste auf ein einzelnes Projekt ein. Mitarbeitende sehen nur die Projekte, denen sie zugeordnet sind, und folglich auch nur die Tickets dazu. Administratoren, Controller und Projektcontroller haben dagegen alle Projekte zur Auswahl und sehen damit auch alle zugehörigen Tickets, selbst wenn sie selbst nicht darauf buchen dürfen.
„Projekttyp" (nur bei Leserecht für Kunden): Optionen „beliebig", „nur Kunden-Projekte" und „nur interne Projekte". Bei „nur Kunden-Projekte" lässt sich zusätzlich ein einzelner Kunde auswählen.
„Projektlaufzeit": schränkt die Projektauswahl auf einen Zeitraum ein. Angezeigt werden dann nur Projekte, die in diesem Zeitraum gültig sind, beginnen oder enden.
Projektzeiten auf Tickets buchen
Projektzeiten lassen sich auf drei Wegen einem Ticket oder einer Teilaufgabe zuordnen. Voraussetzung ist immer, dass das Ticket im Status in Bearbeitung ist und Sie Projektmitarbeitender des zugehörigen Projekts sind.
In der Projektzeiterfassung wählen Sie Projekt und Vorgang. Ist im Vorgang ein Ticket hinterlegt, erscheint ein zusätzliches Feld zur Ticket-Auswahl.
Im Ticket selbst zeigt der Reiter Projektzeiten alle bisher gebuchten Zeiten mit Datum, Dauer, Mitarbeiter und Tätigkeit. Hier können Sie auch direkt eine neue Buchung anlegen.
Sobald Tickets oder Teilaufgaben in einen Endstatus wechseln, sind keine weiteren Buchungen mehr möglich (siehe Artikel zu den Status-Übergängen).
Ticket-Detailansicht
Die Detailseite eines Tickets besteht aus mehreren Reitern:
Daten: Betreff, Beschreibung, alle Felder aus dem Erfassungs-Formular und die Bemerkungs-Historie.
Projekte: Übersicht der zugeordneten Projekte (Mehrfachzuordnung möglich).
Teilaufgaben: Liste aller Teilaufgaben des Tickets mit Status und Bearbeiter.
Projektzeiten: Alle gebuchten Zeiten zu diesem Ticket.
Arbeitspakete: bei aktivem Modul Ressourcenplanung die Arbeitspakete, die auf das Ticket geplant sind.
Ist dem Ticket nur eine einzelne Projekt-Vorgang-Kombination zugeordnet, können Sie Projekt und Vorgang direkt im Reiter „Daten" ändern, solange noch keine Projektzeiten auf das Ticket gebucht wurden. Sobald Projektzeiten erfasst sind, werden beide Felder schreibgeschützt. Um Projekt oder Vorgang trotzdem zu wechseln, ordnen Sie dem Ticket im Reiter „Projekte" eine weitere Projekt-Vorgang-Kombination zu und setzen diese als primäre Kombination.
Ist dem Ticket bereits mehr als eine Kombination zugeordnet, sind das primäre Projekt und der primäre Vorgang im Reiter „Daten" grundsätzlich nicht änderbar. Die primäre Kombination legen Sie in diesem Fall ausschließlich über den Reiter „Projekte" fest.