Komplexere Tickets lassen sich in Teilaufgaben aufteilen. Jede Teilaufgabe hat einen eigenen Bearbeiter, eigene Laufzeit und eigene Status. Tickets und Teilaufgaben sind eng verzahnt: gebuchte Zeiten und Status-Wechsel der Teilaufgaben wirken sich auf das übergeordnete Ticket aus.
Teilaufgaben anlegen
In der Ticket-Detailansicht öffnen Sie den Reiter Teilaufgaben und legen über die Schaltfläche Neue Teilaufgabe eine Teilaufgabe an. ZEP übernimmt automatisch Projekt, Vorgang und Kundenreferenz aus dem übergeordneten Ticket.
Hinweis: Beim Kopieren eines Tickets über die Aktion Ticket kopieren können Sie über eine Checkbox entscheiden, ob bestehende Teilaufgaben mit kopiert werden – inklusive ihrer Laufzeit-Konfiguration.
Felder einer Teilaufgabe
Das Formular einer Teilaufgabe ähnelt dem eines Tickets, gilt aber jeweils nur für diese eine Teilaufgabe:
Nummer und Betreff: Nummer wird automatisch fortlaufend vergeben, Betreff ist Pflicht.
Status: Anfangsstatus neu, weitere Übergänge analog zum Ticket-Workflow.
Ersteller und Bearbeiter: Eigene Zuweisung pro Teilaufgabe – häufig ist der Bearbeiter ein anderer als beim Ticket.
Startdatum und Termin: Eigene Laufzeit. Über die Option wie Ticket übernehmen Sie Laufzeit und Termin direkt aus dem übergeordneten Ticket.
Planstunden: Geschätzter Aufwand der Teilaufgabe. Bei aktivierter Option Überbuchung verhindern blockiert ZEP Zeitbuchungen, sobald die Planstunden erreicht sind.
Kategorien und Schlagworte: Eigene Klassifikation – unabhängig von der des Tickets.
Bemerkungen: WYSIWYG-Editor mit Mention-Unterstützung. Bei Erwähnungen erhält der adressierte Mitarbeitende eine Benachrichtigung.
Dateianhänge: Teilaufgaben-spezifische Dateien, getrennt vom Ticket.
Kunden-Referenz und Kunden-Ansprechpartner: Optional können Sie eine Kunden-Referenz (z. B. eine Auftragsnummer) hinterlegen und einen Ansprechpartner auswählen. Zur Auswahl stehen alle Ansprechpartner des Kunden zum im Ticket hinterlegten Projekt. Eingangsdatum: Voreingestellt ist der aktuelle Zeitpunkt, bei nachträglicher Erfassung der Teilaufgabe können Sie das Eingangsdatum manuell korrigieren.
Status der Teilaufgaben
Teilaufgaben durchlaufen denselben Status-Workflow wie Tickets (neu, in Bearbeitung, fertig, abgelehnt, abgenommen). Die Status-Übergänge werden ebenfalls über den Workflow-Dialog gesetzt, in dem Folgestatus, Bearbeiter und eine optionale Bemerkung gemeinsam erfasst werden.
Hinweis: Solange noch nicht alle Teilaufgaben in einem Endstatus sind, kann das übergeordnete Ticket nicht final abgeschlossen werden. So ist sichergestellt, dass keine offenen Teilaufgaben übersehen werden.
Zusätzlich zu den manuellen Statuswechseln gelten folgende automatische Regeln, die in ZEP fest eingebaut sind:
Wechselt eine Teilaufgabe auf in Bearbeitung, geht das übergeordnete Ticket automatisch ebenfalls auf in Bearbeitung, sofern es noch im Status neu war.
Erreichen alle Teilaufgaben den Status fertig oder abgenommen, fragt ZEP beim nächsten Speichern, ob das Ticket ebenfalls auf fertig gesetzt werden soll.
Wechselt eine Teilaufgabe auf abgelehnt und alle anderen Teilaufgaben sind ebenfalls in einem Endstatus, geht das Ticket automatisch auf abgelehnt.
Wird ein Ticket im Status fertig manuell zurück auf in Bearbeitung gesetzt, gehen alle zugehörigen Teilaufgaben ebenfalls zurück auf in Bearbeitung.
Setzen Sie den Status eines Tickets mit noch offenen Teilaufgaben manuell auf „fertig" oder „abgenommen", ergänzt die automatischen Regeln um folgenden Fall:
Fragt ZEP in einem Dialog, ob die noch offenen Teilaufgaben automatisch denselben Status übernehmen sollen. Bestätigen Sie mit „Ja", übernehmen alle betroffenen Teilaufgaben den neuen Status.
Laufzeit und Termin
Teilaufgaben können eigene Laufzeiten haben oder die Laufzeit des Tickets übernehmen.
Übernimmt die Teilaufgabe die Laufzeit wie Ticket, gelten Eingangsdatum, Startdatum und Termin des Tickets. Änderungen am Ticket wirken sich direkt auf die Teilaufgabe aus.
Bei eigener Laufzeit kann die Teilaufgabe einen früheren oder späteren Termin haben als das Ticket – nützlich für Zwischenschritte mit eigenem Deadline.
Buchung von Projektzeiten auf Teilaufgaben
Wie Tickets können auch Teilaufgaben mit Projektzeiten bebucht werden. Im Reiter Projektzeiten einer Teilaufgabe sehen Sie alle dort erfassten Buchungen. Die Summe der gebuchten Zeiten fließt automatisch in die Auswertung des übergeordneten Tickets ein.
Sobald eine Teilaufgabe in einem Endstatus ist, sind keine weiteren Buchungen auf diese Teilaufgabe mehr möglich.
Neben den gebuchten Projektzeiten zeigt ZEP auf der Teilaufgabe selbst zusätzlich zusammengefasste Stunden-Werte an:
Ist einer Teilaufgabe nur ein Projekt zugeordnet, sind die primären und die gesamten Werte identisch. Erst wenn mehrere Projekte an derselben Teilaufgabe hängen, weichen die beiden Angaben voneinander ab.
„Ist Stunden (primär)" – nur die Stunden, die auf dem primären Projekt der Teilaufgabe gebucht wurden
„Ist Stunden (gesamt)" – Summe über alle der Teilaufgabe zugeordneten Projekte
„Fakt. Ist Std (primär)" – fakturierbarer Anteil davon, nur für das primäre Projekt
„Fakt. Ist Std (gesamt)" – fakturierbarer Anteil über alle zugeordneten Projekte zusammen