Ein Arbeitspaket weist einem Mitarbeitenden einen Plan-Aufwand in einem festen Zeitraum zu — bezogen auf ein Plan-Objekt aus der Projekt-Hierarchie (Kunde, Projekt, Vorgang, Ticket oder Teilaufgabe). Anders als ein Ticket oder eine Teilaufgabe ist das Arbeitspaket selbst kein Buchungs-Objekt: Projektzeiten werden weiterhin auf das darunterliegende Plan-Objekt erfasst, das Arbeitspaket summiert die so entstandenen Ist-Stunden automatisch im Zeitraum.
Dadurch wird das Arbeitspaket gleichzeitig zur Steuerungs-Einheit (Restaufwand, Auslastung, Status) und zur Schnellauswahl bei der Projektzeit-Erfassung — eine Art persönliche Favoriten-Liste der aktuell relevanten Themen.
Hinweis: Auf Arbeitspakete auf Kunden- oder Projekt-Ebene können keine Zeiten gebucht werden. Sie dienen ausschließlich der längerfristigen Planung — die Ist-Stunden ergeben sich automatisch aus allen Buchungen auf die darunterliegenden Projekte (Kunden-AP) bzw. Vorgänge (Projekt-AP). Restaufwand und „Fertig"-Status sind für diese Sonderformen nicht verfügbar.
Ein Arbeitspaket bündelt geplante Stunden, einen Zeitraum, einen verantwortlichen Mitarbeitenden und einen Inhalt (Projekt, Vorgang, Ticket, Teilaufgabe oder Kunde). Während der Bearbeitung pflegt ZEP automatisch die gebuchten Ist-Stunden und den verbleibenden Restaufwand nach und berechnet daraus den Status. Über Arbeitspakete steuern Projektleitende den Fortschritt einzelner Aufgaben, während Mitarbeitende durch das regelmäßige Pflegen des Restaufwands ihre eigene Auslastung transparent halten.
Arbeitspakete anlegen
Ein neues Arbeitspaket erfassen Sie immer im Kontext eines übergeordneten Objekts. Je nachdem, wem das Paket inhaltlich zugeordnet ist, wählen Sie einen der folgenden Aufruf-Pfade — die anschließende Erfassungs-Form ist in allen Sichten identisch.
Aus Projektsicht
Öffnen Sie Projekte > [Projekt] > Ressourcenplanung > Arbeitspakete und klicken Sie auf Neues Arbeitspaket anlegen. ZEP ordnet das Paket automatisch dem Projekt zu; den verantwortlichen Mitarbeitenden wählen Sie im Anlegen-Dialog aus der Liste der Projektmitarbeitenden.
Aus Vorgang, Ticket oder Teilaufgabe
Liegt das Arbeitspaket auf einer feineren Ebene als dem gesamten Projekt, öffnen Sie den jeweiligen Vorgang, das Ticket oder die Teilaufgabe und wechseln dort in den Reiter Arbeitspakete. Der Anlage-Workflow ist analog; das Paket wird auf das gewählte Objekt referenziert.
Hinweis: Arbeitspakete auf Ticket- oder Teilaufgaben-Ebene setzen das Modul Ticketsystem voraus. Ohne dieses Modul stehen nur Projekt-, Kunden- und Vorgangs-Arbeitspakete zur Verfügung.
Aus Kundensicht
Über Kunden > [Kunde] > Arbeitspakete sehen Sie alle Arbeitspakete, die einem Kunden über alle Projekte hinweg zugeordnet sind. Hier können auch projektübergreifende Pakete (zum Beispiel allgemeine Account-Pflege) angelegt werden, ohne an ein konkretes Projekt gebunden zu sein.
Felder im Anlegen-Dialog
Im Anlegen-Dialog erfassen Sie folgende Felder in dieser Reihenfolge:
Titel (Pflicht, maximal 64 Zeichen) — der Name, unter dem das Paket in Listen und Auswertungen erscheint.
Mitarbeitender — die verantwortliche Person, die das Paket bearbeitet.
Planungszeitraum (von – bis) — Start- und Enddatum. Über die Quick-Links wählen Sie typische Zeiträume (Monat, aktuell, Zukunft) mit einem Klick.
Planstunden — die geplante Bearbeitungszeit, eingebbar in Stunden oder alternativ als Dauer in Tagen.
Bemerkung (Textarea, maximal 255 Zeichen) — freier Beschreibungstext zum Paket.
Legen Sie das Arbeitspaket aus einem Vorgang, Ticket oder einer Teilaufgabe heraus an, übernimmt ZEP den Planungszeitraum und die Plan-Stunden aus dem Plan-Objekt als Vorbelegung — sofern dort hinterlegt und für dieses Objekt noch kein anderes Arbeitspaket existiert. Sie können beide Werte vor dem Speichern überschreiben.
Auf dasselbe Plan-Objekt lassen sich auch mehrere Arbeitspakete anlegen — zum Beispiel, um die Bearbeitung in Phasen zu unterteilen oder mehrere Mitarbeitende parallel einzuplanen. Die Vorbelegung aus dem Plan-Objekt greift dabei jeweils nur beim ersten Paket; weitere Pakete starten mit leerem Zeitraum und leerer Plan-Stunden-Angabe.
Während der Bearbeitung kommen automatisch berechnete Felder hinzu:
Ist-Stunden — Summe aller Projektzeit-Buchungen, die auf das verknüpfte Objekt (Projekt, Vorgang, Ticket, Teilaufgabe) entfallen.
Restaufwand — vom Mitarbeitenden gepflegte Schätzung der verbleibenden Arbeitszeit. Wird über einen eigenen Dialog gesetzt (siehe Abschnitt Restaufwand pflegen).
Arbeitsfaktor — Quotient aus Restaufwand und verfügbarer Zeit bis zum Enddatum. Grundlage für die Statusberechnung.
Status und Farben
Den Status eines Arbeitspakets berechnet ZEP automatisch aus Plan-, Ist- und Restaufwand sowie aus dem verbleibenden Zeitraum. Die Farben sind die Grundlage der Ampel-Logik in Listen und Auswertungen.
['Status', 'Farbe', 'Bedeutung'] | ||
Fertig | grau | Restaufwand wurde explizit auf 0 gesetzt. |
Unkritisch | grün | Arbeit läuft, Restaufwand passt in die verbleibende Zeit. Auch wenn Plan-Stunden und Ist-Stunden bereits gleich sind, das Paket aber noch nicht aktiv auf Fertig gesetzt wurde, bleibt der Status Unkritisch — erst der Klick auf Fertig setzt den Restaufwand auf 0 und schaltet den Status auf Fertig. |
Nichts zu tun | grau | Arbeitsfaktor pro Tag = 0 (Paket aktuell ohne Auslastung, aber nicht fertig). |
Überlastet | gelb | Mitarbeitender hat parallele Pakete mit Arbeitsfaktor > 1 pro Tag. |
Restaufwand > Planstunden | gelb | Restaufwand plus Ist-Stunden überschreiten die ursprünglich geplante Menge. |
Überbucht | rot | Ist-Stunden liegen bereits über den Planstunden. |
Abgelaufen | rot | Endedatum erreicht, Restaufwand noch > 0. |
Restaufwand pflegen
Der Restaufwand ist das entscheidende Steuerungselement: Sobald er gepflegt wird, passt ZEP Arbeitsfaktor und Status automatisch an. Sinkt der Restaufwand, sinkt der Arbeitsfaktor — bleibt er gleich oder steigt er, wechselt der Status auf Überbucht oder Restaufwand > Planstunden.
Warum Restaufwand statt Fortschritt in Prozent? Ein Mitarbeitender kann meist deutlich besser einschätzen, wie viele Stunden er noch braucht, als einen abstrakten Fortschrittsgrad zu beziffern. ZEP nutzt diese Schätzung direkt zur Berechnung von Arbeitsfaktor, Auslastung und Status — sobald der Restaufwand auf 0 sinkt, erzeugt das Paket keine Auslastung mehr.
Restaufwand-Dialog öffnen
Öffnen Sie das Arbeitspaket über die Liste in der Mitarbeiter-, Projekt- oder Kunden-Detailseite. Neben dem schreibgeschützten Feld Restaufwand erscheint ein Stift-Symbol — ein Klick darauf öffnet den separaten Restaufwand-Dialog. Tragen Sie dort die geschätzte verbleibende Bearbeitungszeit ein, in Stunden oder Tagen. Mit OK übernehmen Sie die Eingabe, ZEP berechnet Arbeitsfaktor und Status neu.
„Fertig"-Button bei Abschluss
Ist die Arbeit am Paket abgeschlossen, klicken Sie im Restaufwand-Dialog auf den Button Fertig. ZEP setzt den Restaufwand auf 0 und das Paket auf den Status Fertig — es erzeugt damit keine Auslastung mehr und erscheint standardmäßig nicht mehr in der Filter-Ansicht.
Plan-Aufwand anpassen
Sobald ein Restaufwand gepflegt ist, wird im Hauptformular neben dem Plan-Feld der Link Plan-Aufwand anpassen aktiv. Ein Klick übernimmt den aktuellen Ist-Wert plus den geschätzten Restaufwand als neuen Plan-Wert. So bringen Sie den Plan in Einklang mit der tatsächlichen Schätzung — sinnvoll, wenn sich während der Bearbeitung herausstellt, dass der ursprüngliche Plan zu knapp oder zu großzügig war.
Änderungshistorie einsehen
Über das Verlaufs-Symbol neben dem Restaufwand-Feld öffnet sich ein Popup mit der vollständigen Änderungshistorie. Pro Schätzung sehen Sie:
Datum der Schätzung
Plan-Std und Ist-Std zum Zeitpunkt der Schätzung
Restaufwand-Std als eingetragener Wert
Mitarbeitender, der die Schätzung eingegeben hat
Die Tabelle ist absteigend nach Datum sortiert — die neueste Schätzung steht oben. So lässt sich nachvollziehen, wie sich die Aufwands-Einschätzung über die Zeit verändert hat und ob Korrekturen frühzeitig erfolgten.
Klick-Aktionen auf einem Arbeitspaket
Ein Klick auf ein Arbeitspaket in der Liste oder auf einen Arbeitspaket-Balken in der Gantt-Darstellung öffnet ein Kontextmenü. Welche Aktionen darin angeboten werden, hängt vom AP-Typ und Ihren Rechten ab:
Arbeitspaket bearbeiten — öffnet das Anlegen-Formular mit den aktuellen Werten zur Änderung. Sichtbar für alle, die das Arbeitspaket ändern dürfen.
Arbeitspaket kopieren — legt eine identische Kopie an (sinnvoll für wiederkehrende Pakete oder als Vorlage). Sichtbar, sofern Sie ein neues Paket auf dem jeweiligen Plan-Objekt anlegen dürfen.
Arbeitspaket löschen — entfernt das Paket nach Sicherheitsabfrage. Nur für Berechtigte.
Restaufwand eintragen / Arbeitspaket auf Fertig setzen — analog zum Restaufwand-Dialog (Bearbeiten via Stift-Symbol, „Fertig"-Button). Nicht verfügbar bei Kunden- oder Projekt-Arbeitspaketen.
Zum Plan-Objekt wechseln — Sprung zum zugehörigen Kunden, Projekt, Vorgang, Ticket oder zur Teilaufgabe.
Projektzeit erfassen — nur für eigene buchbare Arbeitspakete sichtbar; öffnet das Buchungsformular mit Vorbelegung (Projekt, Vorgang/Ticket/Teilaufgabe, Bemerkung).
Per Hover über ein Arbeitspaket (in der Liste oder auf einem Gantt-Balken) zeigt ZEP einen Flyover-Tooltip mit den wichtigsten Daten auf einen Blick: Plan-Objekt (Kunde, Projekt, Vorgang, ggf. Ticket/Teilaufgabe), Zeitraum, Ist-Stunden, Plan-Stunden, Restaufwand, Stand und gegebenenfalls die Bemerkung.
Filter und Sortierung in der Liste
Die Arbeitspaket-Liste in allen Sichten bietet einen Filter-Bereich am Seitenkopf:
Zeitraum mit Quick-Links — Default-Zeitraum ist der vorige Monat bis zwei Monate in die Zukunft, sodass laufende und unmittelbar bevorstehende Pakete sichtbar sind.
Stand des Arbeitspakets als Checkbox-Filter — Optionen Eskaliert, Unkritisch, Kritisch, Fertig. Standardmäßig sind die drei ersten aktiviert; abgeschlossene Pakete bleiben so ausgeblendet, bis Sie sie gezielt einschalten.
Sortierung nach Datum, Mitarbeitendem, Projekt, Vorgang oder weiteren Kriterien.
Verdichtete Darstellung — eine kompaktere Tabellenform für mehr Zeilen pro Bildschirm.
Auslastungs-Charts — blendet unter der Tabelle eine grafische Auslastungs-Visualisierung ein: einen grauen Bereich für die Verfügbarkeit des Mitarbeitenden pro Tag und braune Balken für die Auslastung durch Arbeitspakete. Per Hover über einen Balken oder den grauen Bereich erscheint der jeweilige Stunden- bzw. Prozentwert. Klingt das markierte Arbeitspaket aus der Liste an, hebt ZEP es als dunkelbraunen Abschnitt im Balken hervor.
Favoriten — speichert häufige Filter-Kombinationen für den Schnellzugriff.
Die gefilterte Tabelle lässt sich über das Export-Symbol oben rechts als Excel oder CSV exportieren — sinnvoll für Auswertungen außerhalb von ZEP oder als Stichtags-Snapshot.
Auslastung in der Einplanungs-Matrix
Sobald ein Mitarbeitender Arbeitspakete zugeordnet hat, summiert ZEP deren tägliche Arbeitsfaktoren und blendet das Ergebnis als zusätzliche Zeile Auslastung (Arbeitspakete) in der Einplanungs-Matrix ein — sowohl in der Mitarbeitersicht (Mitarbeiter > [Person] > Ressourcenplanung > Einplanung) als auch in der Projektsicht (Projekte > [Projekt] > Ressourcenplanung > Einplanung). Übersteigt die Arbeitspaket-Auslastung an einem Tag die Verfügbarkeit, erscheint dort ein zusätzliches rotes Ausrufezeichen als Warnung.
Damit lässt sich auf einen Blick erkennen, ob die geschätzten Restaufwände der Arbeitspakete in den verbleibenden Tagen realistisch unterzubringen sind oder ob eine Verschiebung der Pakete oder eine Umverteilung der Einplanung nötig wird. Eine ausführliche Beschreibung der Einplanungs-Matrix und ihrer Summen-Zeilen finden Sie im Artikel Einplanung erfassen und verwalten.
Empfohlene Vorgehensweise in der Praxis
Damit Arbeitspakete als Steuerungswerkzeug ihren Mehrwert entfalten, hat sich folgender Rhythmus bewährt:
Pakete früh anlegen. Sobald die Projektstruktur klar ist, schneiden Sie die Arbeit in handhabbare Pakete (typischerweise 4 bis 40 Stunden) und legen sie auf der passenden Ebene (Projekt, Vorgang oder Ticket) an.
Plan-Aufwand realistisch wählen. Lieber etwas großzügiger schätzen — eine spätere Korrektur über Plan-Aufwand anpassen ist dokumentiert und nachvollziehbar.
Restaufwand wöchentlich pflegen. Etablieren Sie eine feste Routine (zum Beispiel Freitag-Nachmittag oder Montag-Morgen). So bleiben Status-Ampeln aussagekräftig und Projektleitende erkennen Engpässe frühzeitig.
Abgeschlossene Pakete sofort auf Fertig setzen. Damit erzeugen sie keine Auslastung mehr und blockieren keine Anzeige.
Bei Plan/Ist-Abweichung den Plan korrigieren statt zu ignorieren. Die Funktion Plan-Aufwand anpassen dokumentiert die Korrektur über die Änderungshistorie und erhält die Aussagekraft der Auswertungen.