Sobald in einem Projekt oder Vorgang Plan-Stunden hinterlegt sind, ist die Wirkung auf die Zeiterfassung der Mitarbeitenden direkt spürbar. Wie stark, hängt von den getroffenen Einstellungen ab. Dieser Artikel beschreibt aus operativer Sicht, was Mitarbeitende und Projektleiter beim Buchen erleben und welche Einstellung welchen Effekt erzeugt.
Inline-Anzeige beim Buchen
Die Inline-Anzeige von Plan- und Ist-Stunden ist eine reine Anzeige-Funktion. Sie ändert das Buchungsverhalten nicht, schafft aber Transparenz über den aktuellen Plan-Stand.
Voraussetzung in den Grundeinstellungen
Für die Inline-Anzeige muss in den Grundeinstellungen die Checkbox Plan und Ist Stunden im Abschnitt Im i-Punkt der Vorgangsliste bei der Zeiterfassung anzeigen aktiv sein.
Anzeige beim Buchen
Beim Erfassen einer Projektzeit im Bereich Projektzeiten öffnen Mitarbeitende den i-Punkt neben der Vorgangsauswahl. Die Vorgangsliste zeigt je Vorgang die Plan-Stunden, die bisher erfassten Ist-Stunden und die Differenz (Plan - Ist) als verbleibendes Budget, dazu eine Zeile für das Gesamtprojekt. So sehen Mitarbeitende den Plan-Stand schon vor dem Speichern und können ihre Buchung im Kontext des Gesamtbudgets einordnen.
Beispiel: Eine Person möchte am Vormittag noch zwei Stunden auf einen Vorgang buchen. Im i-Punkt der Vorgangsliste sieht sie, dass von 40 Plan-Stunden bereits 36 verbraucht sind und nur noch 4 übrig sind. Die Person bucht die zwei Stunden, behält aber im Blick, dass der Vorgang bald geschlossen werden muss.
Warnung bei knappem Budget
Wer auf Eskalations-Mails reagieren möchte, statt Buchungen technisch zu blockieren, nutzt die Plan-Warnung mit prozentualen Schwellwerten. Die Buchung läuft normal durch, die Projektleiter bekommen aber automatisch eine Mail, sobald ein eingestellter Schwellwert erreicht ist.
Die genaue Konfiguration der Schwellwerte und das Verhalten der Mehrstufigkeit beschreibt der Artikel Planstunden hinterlegen im Abschnitt Eskalations-Mail beim Erreichen von Schwellwerten.
Tipp: Wenn Sie Mitarbeitende nicht durch eine harte Sperre ausbremsen wollen, aber dennoch eine Frühwarnung brauchen, kombinieren Sie die Plan-Warnung mit aktivierter Inline-Anzeige: Mitarbeitende sehen den Stand beim Buchen, Projektleiter werden parallel per Mail informiert.
Überbuchungs-Schutz
Soll die Plan-Stunden-Grenze hart durchgesetzt werden, wählen Sie im Projekt oder Vorgang im Feld Überbuchung verhindern eine der Sperr-Optionen (nur fakturierbare bzw. fakturierbare und nicht fakturierbare Zeiten, jeweils mit oder ohne Reisezeiten). ZEP lehnt Zeitbuchungen, die die Plan-Stunden überschreiten würden, beim Speichern ab. Mitarbeitende erhalten die Meldung Diese Zeit kann nicht gebucht werden, da dadurch die Plan Stunden des Projekts/Vorgangs überschritten würden.
Möglichkeiten der betroffenen Mitarbeitenden
Mitarbeitende haben in diesem Fall drei Möglichkeiten:
die Buchung auf das verbleibende Plan-Budget reduzieren
die Buchung auf ein anderes Projekt oder einen anderen Vorgang umlegen
sich mit der Projektleitung abstimmen, damit die Plan-Stunden erhöht oder der Schutz aufgehoben wird. Je nach Einstellung hat ZEP die Projektleiter bereits per E-Mail informiert.
Plan-Stunden und den Überbuchungs-Schutz eines Projekts ändert, wessen Rolle unter Administration > Meine Firma > Rollen & Rechte im Bereich Projekte das Recht Projektorganisation mit Bearbeiten hat.
Tages-Limit kombinieren
Über Überbuchungsstopp pro Tag setzen Sie zusätzlich eine tägliche Obergrenze für alle Buchungen auf dem Projekt an einem Tag, unabhängig davon, wer bucht. Voraussetzung ist, dass im Feld Überbuchung verhindern eine Sperr-Option gewählt ist. Damit lässt sich verhindern, dass auf dem Projekt an einem Tag mehr als die eingestellte Stundenzahl gebucht wird.
Beispiel: Das Tages-Limit eines Projekts ist auf 8 Stunden gesetzt. Heute wurden auf dem Projekt bereits 6 Stunden gebucht, von wem auch immer. Eine weitere Buchung über 3 Stunden lehnt ZEP als Ganzes mit der Meldung „Diese Zeit kann nicht gebucht werden, da dadurch der eingestellte Überbuchungsstopp des Projekts/Vorgangs überschritten würde.“ ab. Buchen lassen sich an diesem Tag noch höchstens 2 Stunden.
Eskalations-Mail an Projektleiter
Die Eskalations-Mail enthält den Projektnamen, die zum Zeitpunkt der Auslösung aktuellen Plan- und Ist-Stunden sowie den ausgelösten Schwellwert. So können Projektleiter ohne Klick in ZEP einschätzen, wie kritisch die Situation ist, und gezielt reagieren — zum Beispiel den Plan nach Abstimmung mit dem Kunden erhöhen, weitere Buchungen pausieren oder einen Folgeauftrag anstoßen.