Sobald in einem Projekt oder Vorgang Plan-Stunden hinterlegt sind, ist die Wirkung auf die Zeiterfassung der Mitarbeitenden direkt spürbar. Wie stark, hängt von den getroffenen Einstellungen ab. Dieser Artikel beschreibt aus operativer Sicht, was Mitarbeitende und Projektleitende beim Buchen erleben und welche Einstellung welchen Effekt erzeugt.
Inline-Anzeige beim Buchen
Die Inline-Anzeige von Plan- und Ist-Stunden ist eine reine Anzeige-Funktion. Sie ändert das Buchungsverhalten nicht, schafft aber Transparenz über den aktuellen Plan-Stand.
Voraussetzung in den Grundeinstellungen
Für die Inline-Anzeige muss in den Grundeinstellungen die Checkbox Plan und Ist Stunden im Abschnitt Im i-Punkt der Vorgänge anzeigen aktiv sein.
Anzeige beim Buchen
Beim Erfassen einer Projektzeit unter Projektzeiten > Erfassen blendet ZEP die hinterlegten Plan-Stunden, die Summe der bisher erfassten Ist-Stunden sowie die Differenz als verbleibendes Budget direkt am ausgewählten Projekt bzw. Vorgang ein. So sehen Mitarbeitende den Plan-Stand schon vor dem Speichern und können ihre Buchung im Kontext des Gesamtbudgets einordnen.
Beispiel: Eine Person möchte am Vormittag noch zwei Stunden auf einen Vorgang buchen. ZEP zeigt direkt im Erfassungsdialog, dass von 40 Plan-Stunden bereits 36 verbraucht sind und nur noch 4 übrig sind. Die Person bucht die zwei Stunden, behält aber im Blick, dass der Vorgang bald geschlossen werden muss.
Warnung bei knappem Budget
Wer auf Eskalations-Mails reagieren möchte, statt Buchungen technisch zu blockieren, nutzt die Plan-Warnung mit prozentualen Schwellwerten. Die Buchung läuft normal durch, die Projektleitenden bekommen aber automatisch eine Mail, sobald ein eingestellter Schwellwert erreicht ist.
Die genaue Konfiguration der Schwellwerte und das Verhalten der Mehrstufigkeit beschreibt der Artikel Planstunden hinterlegen im Abschnitt Eskalations-Mail beim Erreichen von Schwellwerten.
Tipp: Wenn Sie Mitarbeitende nicht durch eine harte Sperre ausbremsen wollen, aber dennoch eine Frühwarnung brauchen, kombinieren Sie die Plan-Warnung mit aktivierter Inline-Anzeige: Mitarbeitende sehen den Stand beim Buchen, Projektleitende werden parallel per Mail informiert.
Überbuchungs-Schutz
Soll die Plan-Stunden-Grenze hart durchgesetzt werden, aktivieren Sie im Projekt oder Vorgang die Checkbox Überbuchen verhindern. ZEP lehnt Zeitbuchungen, die die Plan-Stunden überschreiten würden, beim Speichern ab. Mitarbeitende erhalten die Meldung Diese Zeit kann nicht gebucht werden, da dadurch die Plan Stunden des Projekts/Vorgangs überschritten würden.
Möglichkeiten der betroffenen Mitarbeitenden
Mitarbeitende haben in diesem Fall drei Möglichkeiten:
die Buchung auf das verbleibende Plan-Budget reduzieren
die Buchung auf ein anderes Projekt oder einen anderen Vorgang umlegen
die Projektleitung kontaktieren, damit das Plan-Stunden-Feld erhöht oder der Schutz aufgehoben wird
Plan-Stunden erhöhen oder den Schutz deaktivieren können nur Projektleitende, Controller und Administratoren.
Tages-Limit kombinieren
Über Überbuchungsstopp pro Tag setzen Sie zusätzlich eine tägliche Obergrenze, die unabhängig vom Gesamtplan greift. Damit lässt sich verhindern, dass Mitarbeitende nach einer längeren Pause an einem Tag den gesamten Restbestand des Plan-Budgets verbuchen.
Beispiel: Ein Projekt hat noch 30 Restplan-Stunden, das Tages-Limit ist auf 8 Stunden gesetzt. Eine Person hat noch nicht in dem Projekt gebucht und möchte einen 10-Stunden-Tag eintragen. ZEP akzeptiert nur die ersten 8 Stunden; für die übrigen 2 Stunden muss eine andere Lösung gewählt werden, zum Beispiel die Verteilung auf den Folgetag.
Eskalations-Mail an Projektleitende
Die Eskalations-Mail enthält den Projektnamen, die zum Zeitpunkt der Auslösung aktuellen Plan- und Ist-Stunden sowie den ausgelösten Schwellwert. So können Projektleitende ohne Klick in ZEP einschätzen, wie kritisch die Situation ist, und gezielt reagieren — zum Beispiel den Plan nach Abstimmung mit dem Kunden erhöhen, weitere Buchungen pausieren oder einen Folgeauftrag anstoßen.